淺談中小企業(yè)如何使用財(cái)務(wù)軟件建立會(huì)計(jì)核算體系

摘要：主要從財(cái)務(wù)核算角度，對(duì)財(cái)務(wù)軟件幾大模塊的選擇、設(shè)置進(jìn)行介紹，以實(shí)現(xiàn)用財(cái)務(wù)軟件提升財(cái)務(wù)管理工作效率，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)軟件;選擇使用;高效;財(cái)務(wù)管理

一、背景概述

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和行業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)正在實(shí)行核算型向管理型轉(zhuǎn)型。在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著財(cái)務(wù)管理軟件的普及，為會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型奠定了基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，各企業(yè)因規(guī)模大小、負(fù)責(zé)人的重視程度、財(cái)務(wù)人員的經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)度等各方面原因，使得各企業(yè)的信息化水平良莠不齊。有的企業(yè)在信息化建設(shè)方面較為落后，對(duì)于中小企業(yè)這一現(xiàn)象更為明顯。一些企業(yè)雖然有財(cái)務(wù)軟件，但因?yàn)橘~務(wù)建立不科學(xué)，給后期的管理，核算造成了一些問題，有的引起賬務(wù)核算較混亂或核算不健全。給后一步的利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、管理造成了很大困難，也增大了財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)手工加工整理數(shù)據(jù)的工作量，雖然有的企業(yè)又補(bǔ)充了很多電子表格進(jìn)行賬外管控，但因電子表格不具有財(cái)務(wù)軟件的連續(xù)性和嚴(yán)密的勾稽關(guān)系，使財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作產(chǎn)生了事倍功半的效果。由此可見財(cái)務(wù)最基礎(chǔ)的工作賬務(wù)設(shè)計(jì)，賬務(wù)建立不容忽視，它直接影響后期的核算框架、核算水平、人力投人成本等諸多方面。財(cái)務(wù)管理的高效，從選擇一款適合企業(yè)的財(cái)務(wù)管理軟件，正確使用發(fā)揮軟件功能人手。隨著信息化、智能化的深化，適合不同規(guī)模、層次的公司軟件層出不窮，本文僅探討中小企業(yè)的軟件選擇、使用。在此淺談如何利用財(cái)務(wù)軟件建立一套適合企業(yè)的賬務(wù)體系。有了財(cái)務(wù)軟件的管理，會(huì)讓財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，提高準(zhǔn)確性，及時(shí)性;減少人為因素及隨意性，也能使內(nèi)部控制工作更加完善。

二、具體實(shí)施

下面將從財(cái)務(wù)軟件的幾大主要功能模塊淺談我們?cè)诮ㄙ~時(shí)如何選擇、設(shè)置、使用軟件各功能模塊建立會(huì)計(jì)核算體系。

（一）選擇軟件

根據(jù)公司規(guī)模大小，以及公司戰(zhàn)略規(guī)劃，軟件的功能與企業(yè)的需求、企業(yè)對(duì)軟件的預(yù)算等多方面結(jié)合選擇軟件投入。如果公司規(guī)模較小，屬于初創(chuàng)期，成長較為緩慢的公司，適合選擇投入金額較小的軟件。如果公司規(guī)模較大，成長迅速，則需要選擇可擴(kuò)展、可升級(jí)、容量較大的軟件。能達(dá)到幾年內(nèi)都能適應(yīng)公司持續(xù)穩(wěn)定，經(jīng)營發(fā)展核算管控的需要。如果公司屬于成熟期，原有軟件達(dá)不到公司管理的要求，應(yīng)該考慮升級(jí)、換代改造。以適應(yīng)公司發(fā)展管理需要。選擇軟件，一定要選擇適合企業(yè)的，不能盲目貪圖貴或貪圖便宜。

在調(diào)研、論證、選定軟件后，實(shí)施階段，主要有以下軟件與核算、管理相結(jié)合的實(shí)施工作。

（二）設(shè)置核算科目

軟件初始化，一級(jí)科目設(shè)置時(shí)，科目選擇首先要適合行業(yè)要求：建安行業(yè)，服務(wù)行業(yè)，工業(yè)企業(yè)、商貿(mào)行業(yè)等。不同的行業(yè)，管控環(huán)節(jié)和管控點(diǎn)不同，所建立的賬目不能千篇一律。有的企業(yè)因建立了不適合本企業(yè)的賬務(wù)，導(dǎo)致賬目不清晰，核算難度加大，工作事倍功半。核算的內(nèi)容不同，在建賬時(shí)所設(shè)置的科目也有千差萬別。這需要對(duì)所處行業(yè)的業(yè)務(wù)比較熟悉，找到適合本企業(yè)的核算科目。系統(tǒng)初始化中需要我們根據(jù)公司業(yè)務(wù)選擇一套適應(yīng)公司發(fā)展，管理需要的會(huì)計(jì)科目。

會(huì)計(jì)科目選定后，需要根據(jù)公司規(guī)模大小以及業(yè)務(wù)特色和戰(zhàn)略規(guī)劃等因素，總體權(quán)衡科目級(jí)次，是選擇多級(jí)次核算還是核算項(xiàng)目核算？這是建賬人員必須考慮的一個(gè)問題。科目多級(jí)次核算，與科目一同顯示比較直觀。缺點(diǎn)是，如果往來單位較多，會(huì)讓科目界面的顯示比較臃腫，導(dǎo)致效率變低。此時(shí)按項(xiàng)目核算管理，就顯示出優(yōu)勢(shì)。例如：施工企業(yè)應(yīng)收賬款科目需要按工程項(xiàng)目、按往來單位核算，就不能僅在應(yīng)收賬款科目下設(shè)置二級(jí)單位明細(xì)科目，這樣會(huì)導(dǎo)致同一個(gè)往來單位，在不同的工程項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)不能在賬套中清晰核算。要達(dá)到清晰核算，需要在建賬時(shí)就將科目和核算項(xiàng)目預(yù)先設(shè)置好。一般企業(yè)往來單位大于50個(gè)對(duì)應(yīng)該進(jìn)行核算項(xiàng)目管理，不要在科目中顯示。

（三）選擇使用進(jìn)銷存功能

進(jìn)銷存是很多企業(yè)經(jīng)營必不可少的環(huán)節(jié)。進(jìn)銷存軟件的選擇關(guān)系到存貨管理水平的高低以及成本、利潤的準(zhǔn)確性。建議存貨量大，品種繁多，產(chǎn)品進(jìn)出頻繁的企業(yè)，一定要結(jié)合企業(yè)情況仔細(xì)了解軟件實(shí)現(xiàn)的功能，做好選擇。存貨成本的核算方式，成本管理水平，對(duì)企業(yè)利潤的體現(xiàn)直接相關(guān)。也與企業(yè)人員設(shè)置，存貨管理成本直接相關(guān)。例如有的軟件能達(dá)到實(shí)時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本，實(shí)時(shí)看到進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，有的軟件需要當(dāng)天結(jié)賬后反映進(jìn)銷存數(shù)據(jù)及成本，不同的功能體現(xiàn)與企業(yè)的投入及需求有直接的關(guān)系。一旦選定上線后，要改變功能，相對(duì)成本較高。這提醒企業(yè)一定要做好調(diào)研、選擇。

（四）往來管理功能

對(duì)于商家眾多，往來、結(jié)算頻繁的企業(yè)，往來模塊的建立可以大大地節(jié)約核算、管理成本。這一個(gè)模塊對(duì)于中小型企業(yè)值得關(guān)注。有的公司因科目設(shè)置不合理，往來模塊核算不健全，導(dǎo)致往來賬款不清晰，會(huì)對(duì)經(jīng)營造成損失。有的公司因?yàn)橥鶃砟K不健全，設(shè)立了很多電子表格輔助核算，但又因人員更換頻繁，電子表格數(shù)據(jù)不完整或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，給往來賬款管理大打折扣。建議這種情況直接通過系統(tǒng)集成統(tǒng)一管理，系統(tǒng)的勾稽關(guān)系完整，至少能保證數(shù)據(jù)齊全，即使出現(xiàn)絞賬，也能通過對(duì)賬后，進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，不會(huì)導(dǎo)致少收或核對(duì)不清的情況。

（五）實(shí)時(shí)資金管理功能

對(duì)于資金量大的大中型企業(yè)，資金模塊是非常有必要設(shè)置的。例如：出納錄入原始數(shù)據(jù)，將單據(jù)傳遞到核算環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)審核單據(jù)生成記賬憑證，達(dá)到資金的及時(shí)反饋、監(jiān)控、管理。對(duì)于銀行賬戶多，涉及資金的業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁的公司，設(shè)立此模塊能達(dá)到資金數(shù)據(jù)的及時(shí)反映，達(dá)到合理利用資金，讓資金實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（六）選擇資產(chǎn)管理功能

為了保證公司資產(chǎn)的安全，超過10種資產(chǎn)的公司，建議建立資產(chǎn)模塊，有利于及時(shí)核算計(jì)提折舊，盤點(diǎn)，保證公司資產(chǎn)的安全完整。

（七）選擇工資核算功能

對(duì)于提成方案復(fù)雜的企業(yè)，將工資方案關(guān)聯(lián)其他相關(guān)模塊的數(shù)據(jù)，達(dá)到數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)生成工資數(shù)據(jù)，會(huì)達(dá)到準(zhǔn)確、及時(shí)、清晰、完整。

（八）選擇關(guān)聯(lián)生成報(bào)表功能

報(bào)表模塊是經(jīng)營分析、管理必不可少的一塊。在科目設(shè)置科學(xué)合理的前提下，能保證報(bào)表模塊的數(shù)據(jù)方便、高效。對(duì)于集團(tuán)公司，或核算復(fù)雜一些的公司，報(bào)表模塊的優(yōu)勢(shì)就較明顯，在合并報(bào)表，匯總報(bào)表方面則會(huì)顯示出及時(shí)性，準(zhǔn)確性的優(yōu)勢(shì)。

對(duì)于規(guī)模稍大的公司，一款好的財(cái)務(wù)軟件在管理中顯示的優(yōu)勢(shì)更加明顯。費(fèi)用報(bào)銷、報(bào)表生成這些工作的管理能更加高效、準(zhǔn)確、快捷，大大地節(jié)約基礎(chǔ)工作的管理、運(yùn)行成本。

三、結(jié)語

財(cái)務(wù)軟件上線后，后期的跟蹤管理也是必不可少的。隨著企業(yè)經(jīng)營的變化，對(duì)公司核算體系的要求也會(huì)有一些變化，這需要軟件及時(shí)更新、升級(jí)，調(diào)整、適應(yīng)新需求。對(duì)于已用軟件管理的企業(yè)，可以根據(jù)以上步驟，衡量、評(píng)估現(xiàn)有軟件是否達(dá)到核算管理的需要，是否需要改進(jìn)完善，讓我們的核算與管理提升一個(gè)臺(tái)階。

為了更好地做到業(yè)財(cái)融合，更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理，需要我們將一些流程和功能提前預(yù)埋到軟件實(shí)施中，從業(yè)務(wù)前端開始進(jìn)行分析管控。例如費(fèi)用單據(jù)、收付款單據(jù)、發(fā)票開具，這些工作可以利用軟件考慮前置管理。

真正要將財(cái)務(wù)軟件與財(cái)務(wù)體系進(jìn)行更好地融合，需要治理層和管理層的大力支持，硬件與軟件相匹配，才能讓財(cái)務(wù)系統(tǒng)高效地運(yùn)行，財(cái)務(wù)人員才能從基礎(chǔ)工作中抽身出來，帶著財(cái)務(wù)管理的意識(shí)，參與公司經(jīng)營活動(dòng)的前端，進(jìn)行更高層次的分析，管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的價(jià)值創(chuàng)造，將企業(yè)的各環(huán)節(jié)融入財(cái)務(wù)理念，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)

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作者簡介：

萬英，四川通普科技有限公司，四川成都。