信息時代背景下電子檔案管理探討

劉勇

摘 要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ髦幸驳玫搅藦V泛的使用，群眾生活和工作也因此受到了較大的影響，電子檔案作為信息時代下的產(chǎn)物，將其應(yīng)用到工作中能有效提升工作效率，提高檔案管理的安全性，為了能夠?qū)⑵鋬r(jià)值有效的發(fā)揮出來，本文對信息時代背景下的電子檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息時代;電子檔案;管理措施

電子檔案與普通紙質(zhì)檔案之間存在較大的差異，電子檔案是信息時代下的產(chǎn)物，所以是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案記錄，同時借助于計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備來進(jìn)行儲存的一項(xiàng)技術(shù)手段。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，電子檔案管理工作任務(wù)也在不斷加重，如何做好電子檔案管理工作更是成為了我國檔案管理中較為重要的任務(wù)，而為了能夠做好這一項(xiàng)工作，筆者也從電子檔案概念著手，對電子檔案管理工作實(shí)施的價(jià)值以及措施進(jìn)行了分析。

一、電子檔案相關(guān)概述

電子檔案主要是指在社會實(shí)踐活動中形成的具有一定存儲價(jià)值，同時還是借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能來展開的一項(xiàng)載體形式的記錄。電子檔案本就是借助于計(jì)算機(jī)編碼來對相關(guān)文件進(jìn)行編碼與轉(zhuǎn)化，所以電子檔案管理對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴性，對于檔案的存儲、形成以及讀取都可以交由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可是因?yàn)槭请娮訖n案所以較容易被人所修改，所以很有可能會促使使用者以及受用者都受到損失。其次，容易被復(fù)制也是電子檔案管理工作特點(diǎn)之一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔需要借助于一定的載體才能進(jìn)行復(fù)制，可是電子檔案就不同，其只需要構(gòu)建出一個簡單的文檔再進(jìn)行復(fù)制就能有效實(shí)現(xiàn)資源共享，這個時候也就無法保障其真實(shí)性。最后，電子檔案還很容易被刪除，畢竟其形成過程以及存儲方式都十分的特殊，容易被他人取得文件操作權(quán)限，從而引發(fā)問題。

二、信息時代背景下電子檔案管理的價(jià)值

信息時代背景下電子檔案管理工作可謂是十分的重要，而為了能夠更好地做好這一項(xiàng)工作，筆者也對其進(jìn)行了如下分析：

1.滿足時代發(fā)展需求。我國在步入21世紀(jì)之后，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)相較之前都有了明顯的提升和發(fā)展，在這種環(huán)境下群眾生活以及工作對于它們的依賴性也在不斷提升，信息化更是直接為我國社會發(fā)展提供了良好的思路。處在信息時代背景下，企業(yè)可以及時開展管理工作小組，這樣就能有效推動檔案管理工作效率，借助于信息技術(shù)來做好電子檔案管理，盡可能的提升檔案管理工作水平和效率，同時讓信息數(shù)據(jù)收集效率得以提升，這樣才能更好地滿足時代市場需求。

2.檔案管理的重要性。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展重要工作，其主要的任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息收集、記錄與分析，之后再將得到的結(jié)果應(yīng)用于企業(yè)決策以及管理之中，是現(xiàn)如今企業(yè)管理重要內(nèi)容之一。也正是因?yàn)槿绱耍鱾€領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用可謂是十分普遍，只需要將檔案管理工作有效結(jié)合，就能借助于信息技術(shù)來對檔案管理工作進(jìn)行改革，以此來有效提升檔案管理人員信息化程度。檔案管理本就是一項(xiàng)較為重要的工作，而電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)則能夠有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，從而有效降低了工作人員的壓力，另外還能將檔案信息有效的傳播和使用，進(jìn)一步避免檔案在使用過程中出現(xiàn)了遺失和損壞等問題。

三、信息時代背景下電子檔案管理的措施

1.建設(shè)電子檔案系統(tǒng)。信息時代背景下電子檔案管理工作要想有序?qū)嵤枰訌?qiáng)對電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，這也是電子檔案管理工作實(shí)施的前提，而為了能夠?qū)㈦娮訖n案系統(tǒng)的價(jià)值有效的發(fā)揮出來，筆者也就其在建設(shè)過程中需要注意的問題進(jìn)行了如下分析：

（1）保障電子檔案信息的權(quán)威性。電子檔案所存儲的檔案內(nèi)容都十分的重要，有時候還會存在較多隱私性的數(shù)據(jù)信息，這個時候要想確保電子檔案管理質(zhì)量，一定要確保電子檔案信息的權(quán)威性，真正保障電子檔案存儲的準(zhǔn)確性以及有效性，將電子檔案信息庫科學(xué)的建立起來，這樣才能促進(jìn)之后的有效管理。

（2）系統(tǒng)建設(shè)需要具有保密性。在信息時代背景之下，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直都是較為重要的管理問題，畢竟網(wǎng)絡(luò)本身具有較強(qiáng)的開放性，所以要想做好電子檔案管理工作，還需要做好檔案保密工作，這樣才能最大程度提高檔案管理的真實(shí)性，有效提高檔案管理質(zhì)量和效率。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，有可能會有不法分子借助于不正當(dāng)?shù)氖侄蝸韺n案信息進(jìn)行更改或者是竊取，這個時候檔案管理很有可能會出現(xiàn)失真等情況，從而加大了檔案管理工作的安全隱患。所以在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的時候，一定要從保密性這一點(diǎn)出發(fā)來進(jìn)行建設(shè)，這樣才能為之后電子檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

2.構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制。信息時代背景下要想真正做好電子檔案管理工作，一定要先對管理機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建，結(jié)合實(shí)際情況來制定出統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能為之后管理工作的有序?qū)嵤┑於己没A(chǔ)。首先，可以積極實(shí)施檔案管理與文件管理的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，讓兩者保持同步發(fā)展;其次，在管理過程中還可以將文件管理前期指導(dǎo)和控制都納入到檔案部門工作職責(zé)之中，這樣就能保障檔案文件形成歸檔、搜索與使用等多項(xiàng)環(huán)節(jié)都能夠在檔案管理部門指導(dǎo)與監(jiān)督下有序的實(shí)施。再次，檔案管理過程中還需要制定出統(tǒng)一、科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合管理現(xiàn)狀以及國家所指定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行制度完善，以此來進(jìn)一步提升管理的效率和質(zhì)量，在這一過程中，管理部門可以構(gòu)建出完善的檔案管理規(guī)章制度，以此來對管理人員進(jìn)行約束，這樣就能讓電子檔案規(guī)范性得到進(jìn)一步的提升，還可以積極構(gòu)建出相應(yīng)的考核制度，借助于強(qiáng)有力的獎懲制度，來有效提升管理人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能，從而有效推進(jìn)電子檔案管理工作的實(shí)施;最后，檔案管理部門在接受電子檔案的時候，一定要對歸檔的電子檔案信息內(nèi)容真實(shí)性、原始性等多方面進(jìn)行鑒定，這樣才能真正有效提升電子檔案管理質(zhì)量。

3.加強(qiáng)電子檔案使用過程中的管理。在信息時代背景下電子檔案管理工作要想有序?qū)嵤谑褂秒娮訖n案的過程中也需要對其加強(qiáng)管理與控制。首先，在管理過程中可以結(jié)合各種人員設(shè)置利用級別來進(jìn)行權(quán)限認(rèn)定，基于此來進(jìn)行系統(tǒng)注冊登錄，這樣就能避免不相關(guān)人員使用電子檔案。其次，還可以按照電子檔案使用人員的需求來對其使用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，之后才能進(jìn)行拷貝與制作，在這一過程中一定要盡可能的避免信息的全部拷貝，這樣才能避免檔案信息出現(xiàn)丟失。最后，對于電子檔案信息內(nèi)容在管理過程中也可以結(jié)合其秘級層次來進(jìn)行管理，而系統(tǒng)則可以對他人檔案信息使用全過程進(jìn)行監(jiān)督與管理，從而有效提升電子檔案管理質(zhì)量和效率。

4.提高電子檔案的真實(shí)性。信息時代背景下要想做好電子檔案管理工作，還需要提高電子檔案的真實(shí)性，這也是電子檔案管理過程中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。在信息時代背景之下，電子檔案管理內(nèi)容相比之前有了明顯的增加，管理人員在進(jìn)行檔案收集的時候一定要著重注意電子檔案的原始性以及真實(shí)性，積極借助于相關(guān)技術(shù)以及規(guī)范的管理手段來有效改善這一現(xiàn)象，最大程度提高電子檔案的真實(shí)性。首先，在對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集之前，管理人員可以借助于信息技術(shù)來對信息數(shù)據(jù)來源進(jìn)行擴(kuò)大，同時對信息進(jìn)行認(rèn)真的甄別，這樣就能讓信息真實(shí)性得以有效提升;除此之外，在進(jìn)行電子檔案管理的時候，相關(guān)人員還應(yīng)該要嚴(yán)格按照電子檔案管理操作流程以及規(guī)范來對檔案進(jìn)行細(xì)節(jié)化管理，比如，對檔案信息格式進(jìn)行規(guī)范等等，這樣也能進(jìn)一步提高檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從而有效提升電子檔案管理工作質(zhì)量。

5.構(gòu)建新時代檔案管理人才隊(duì)伍。在信息時代不斷發(fā)展的過程中，電子檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，檔案管理部門一定要加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷優(yōu)化其專業(yè)結(jié)構(gòu)，構(gòu)建出新時代檔案管理人才隊(duì)伍，才能有效提升電子檔案管理質(zhì)量。一方面，我們可以借助于多種渠道來積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)管理人員，聘請一些思想好、素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員來進(jìn)行電子檔案管理。另一方面，對于已有的電子檔案管理人員，也可以在發(fā)展過程中對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與教育，尤其是要加強(qiáng)對管理人員科技知識方面的電子技術(shù)培訓(xùn)，畢竟在現(xiàn)如今這個信息時代背景之下，電子檔案管理工作也開始得到了較為深入的發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理才是發(fā)展的重要趨勢，所以其自身不僅需要具備較為良好的知識水平，還需要不斷學(xué)習(xí)與豐富，這樣才能緊跟時代發(fā)展需求，促進(jìn)電子檔案管理效率和質(zhì)量得以提升。為此，檔案管理部門一定要積極構(gòu)建出一支具有高素質(zhì)、信息技術(shù)水平高且結(jié)構(gòu)合理的新型電子檔案管理人才隊(duì)伍，以此來有效發(fā)展我國電子檔案管理事業(yè)。

6.加強(qiáng)信息技術(shù)的使用。在信息時代背景之下要想做好電子檔案管理工作，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要加強(qiáng)對信息技術(shù)的使用，畢竟在信息時代下要想有效開展電子檔案管理工作，自然離不開信息技術(shù)的使用，比如，在電子檔案建設(shè)過程中需要收集大量的檔案信息資料，然后再對其進(jìn)行歸檔以及分類處理。為此，相關(guān)單位一定要加強(qiáng)對信息技術(shù)的研究，企業(yè)則一定要加強(qiáng)對信息技術(shù)的使用，積極借助于新型信息技術(shù)以及系統(tǒng)來進(jìn)行電子檔案管理，借助于先進(jìn)的信息技術(shù)來提升電子檔案管理效率和質(zhì)量，從而有效促進(jìn)電子檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息時代背景之下，電子檔案也得到了越來越多的應(yīng)用，這也促使群眾對電子檔案管理工作提出了更高的要求，不同于普通紙質(zhì)檔案，電子檔案管理工作十分的系統(tǒng)且復(fù)雜，需要結(jié)合實(shí)際來進(jìn)行針對性的完善與管理，這樣才能真正有效發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值，提高我國檔案管理水平與質(zhì)量。

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