網絡教務環境中的高校學籍檔案管理研究

摘 要：學籍管理是高校教育運作環節中不可缺少的組成部分，是對高校學生的入學情況以及在校狀況與畢業狀況的記錄形式;對學校的招生工作、平常對學生的管理工作、學生獎罰工作以及留學升級、就業工作等均具有不可或缺的重大意義。因而伴隨著各種技能的不斷發展，高校學籍檔案管理在現代化網絡教務環境中的弊端也逐步顯現，特別是對這種中外協同辦學的新式辦學方案造成很大的困難。在此環境中，從中國高校學籍檔案管理的狀況與的問題著手，對中國高校管理學籍網絡化軟件的運用狀況與其高校檔案學籍管理的有效手段實行研究以及探析。

關鍵詞：網絡教務;高校;學籍檔案管理

檔案管理工作本身具備必然的復雜性以及繁瑣性，因此需要耗損大量財力、物力以及人力。除此之外，檔案管理工作對檔案管理機制以及管理檔案體系均具有極高的需求，反之又使管理檔案體系以及管理檔案工作產生了問題，帶來一系列麻煩，因而管理檔案的工作成效大幅度的降低。而管理檔案也是高校日常工作中極其重要的一部分，學生的檔案學籍管理是高校管理檔案工作的重中之重。學生檔案學籍管理不但與學生的入學、在校以及畢業全進程記錄完善準確緊密相關，還關系到學校是否能夠使用有關的信息展開更好的檔案管理工作。然而，現階段中國高校學生檔案學籍管理的現狀讓人堪憂，而且對高校檔案學籍的網絡化變革也變得十分迫切。

一、現階段高校檔案學籍管理的狀況

當下中國高校學生檔案學籍管理已然產生了重大的改變，其最顯著的特征體現在學生檔案學籍管理內容的變革以及檔案學籍管理形式的變革上。在傳統階段，學生檔案學籍管理內容基本上是學生的考試成績以及平常學習或生活中的獎罰情況這兩部分。因而由于網絡化以及信息化的到來而改變了這兩種性能的原始記錄以及運行狀態，我國學生檔案學籍管理內容也逐步豐富起來?？偟膩碇v，高校學生檔案學籍管理的內容基本上記錄了學生在學校全部重要的事情，不僅包括獎罰狀況、成績狀況等一些重要事情，而且已然達到了對學生從入學到畢業的全進程管理。在檔案學籍管理的形式上，我國高校檔案學籍管理也由單一紙質的管理檔案向紙質和網絡化相結合的管理形式轉變。這種管理形式不但能夠促使對學生檔案學籍的記錄、保存以及查詢工作成效的提高，還能在最大程度上促進高校學生檔案學籍管理上的進步和轉變，并從整體上給高校檔案學籍管理工作帶來切合實際的好處。從細節上來講，我國高校學生檔案學籍管理還存在很多問題，而這種問題不但將給我國高校檔案學籍管理網絡化的改變引來很大的妨礙，而且還會對高校未來的發展產生一定的危害。我國近期也就此推出了一些政策，而這些政策必將給檔案學籍管理工作提出新的需求，也為新階段檔案管理工作帶來新的機遇。

二、目前高校檔案學籍管理中所存留的問題

目前雖然我國高校普遍引進與運用了數字化以及信息化管理檔案的體系，但相比西方的高校而言，中國的高校檔案學籍管理的網絡化程度仍舊偏低。而且在中國一些高校中，檔案學籍的數字化管理只實現了把紙質信息檔案記錄在信息體系中的功能，而這種基本的性能并未能把檔案學籍網絡化管理體系的作用發揮到極致。致使高校檔案學籍管理網絡化管理程度偏低的因素表現在兩個方面。第一，大部分高校在使用數字化檔案學籍管理體系的進程中，不但使用了網絡化的管理體系，而且引用管理觀念，促使所引入的學籍檔案管理體系未能很好的在高校環境中運用。第二，高校在引入網絡化檔案學籍管理體系時容易忽略本身實際管理狀況，也就是說大多數高校的網絡化管理學籍體系并未與平常檔案學籍管理工作相結合。目前，中國高校網絡化檔案學籍管理體系具體表現在兩個方面，首先是和開發系統公司合作，引入已有的檔案學籍管理體系。其次是運用校內已有的資源對學籍檔案管理網絡化體系實行自主研發。對引入的檔案學籍管理體系來講，出于系統并非私人訂制，因此極有可能產生對有些管理工作在系統中所不能實現的具體問題，還會產生系統中要記錄的內容在學校學籍檔案管理工作中不存在的情況。除此之外，由于學校學籍管理信息的體系是先進的，因此，當管理體系需要更改亦或產生問題需要處理時，處理問題的時間由學校和網絡公司一起商量，導致若學校聯系不上公司，那么這些問題將沒法獲得處理。但是對學校自主研發的檔案學籍管理體系來講，有些學校在研發程序的進程中只關注引進有關軟件設置，而忽視對軟件管理的升級以及修護，容易導致檔案學籍管理體系在現實使用的進程中由于數據過大等因素出現系統崩潰。綜上所述，這些問題都是高校檔案學籍管理中網絡化進程偏低的主要原因。

三、高校學籍檔案管理的有效舉措

要想有效地做好高校檔案學籍管理工作，需從檔案管理的內部因素以及外部因素著手。而且只有當這兩方面均做出相對應的完善時，才有可能促使高校檔案學籍管理工作效率有效提高。

1.對檔案學籍管理的內部環境進行完善

相比檔案學籍管理工作的外部因素來講，內部因素主要指檔案學籍管理人員的管理水準以及檔案學籍的管理機制和管理內容。

在檔案學籍管理人員水準方面，為了能夠促使管理人員熟練地使用網絡化的檔案學籍管理手段對學生的學籍實行管理，促使管理人員更好地把網絡化的管理觀念應用于日常的管理工作中，學校應依據現實的管理狀況，組織人員培訓以及溝通的活動，促使目前檔案學籍管理團隊獲得最佳的管理觀念和操縱技能的培養，因而使其管理水準具有更高的提高空間。而且為了確保高校檔案學籍管理團隊的工作動力以及創新能力，學校適當地給予管理團隊一些高品質以及專業高的管理模式，因而促使整個管理團隊主動積極。

在檔案學籍管理機制和管理內容方面，學?？梢詮南旅鎺c著手：第一，有效調節學籍管理的概論以及思想。不管是對檔案學籍管理工作來講，還是對檔案學籍管理體系來講，學籍概論以及其思想均是各項管理工作最基本的根據。為此，學校應依據現實的辦學狀況，就當下這種學籍理念和學籍內容實行有效的調節，比如個人信息、畢業狀況等。第二，學校應采取一些相對應的舉措而減少檔案學籍各個部分內容相互間的多種管理或交叉管理。多種管理和交叉管理影響學校檔案學籍管理的成效以及其準確度。為此，學校應盡快健全檔案學籍管理機制，并且也需確立不同專業和不同類別學生學籍管理的歸屬地，從而明確不同部門檔案學籍管理的工作內容，從而有效減少多種管理以及交叉管理狀況的發生。

2.高校檔案學籍管理外部因素的完善

在學校完善學籍檔案管理外部條件的進程中，需對檔案學籍管理體系進行適當的調節以及改善。主要從下面幾點入手：第一，提升學籍檔案管理體系的網絡化制度。學籍檔案管理網絡化制度的低下是限制提高檔案學籍管理成效的主要因素之一。為此，高校應經過多方面的努力提升學籍檔案管理體系的網絡化水準。基于從外部引入學籍檔案管理體系的高校來講，高校里的有關人員應加強與開發軟件公司相互間的溝通，而且在溝通中把此系統在運用的進程中的弊端表述出來，因而促使軟件公司依據學校的現實狀況對檔案學籍信息管理的系統給予有效的保護和升級，并且做到及時對系統進行升級。對自主研發的檔案學籍管理體系的高校來講，有關人員應在平常的工作中加強對系統的檢測以及修護數量，而且依據有關成果對此系統實行合理的調節和發展，因而有效的促使管理系統適應性增強。

第二，改善紙質學籍向網絡化學籍的轉換過程。紙質學籍向網絡化學籍的轉換是目前學籍檔案管理工作中最重要的一項工作。為了有效的提升此管理工作的效率，在網絡化學籍的檔案管理體系中應加入對外部數據的引入形式。在現階段我國所運用的外部數據引入形式大部分都是人為導入，因而在現在技術的支持下，外部數據的引入形式能夠自動形成。同時，在引入網絡化技能的進程中還涉獵到對數字的檢驗。基于此，高?？梢砸刖W絡化簽字亦或技能檢驗等形式對其所引入的數據實行更加明確的學籍檔案管理形式，從而促使學籍檔案管理體系工作更加高效地進行。

四、結束語

網絡化高校檔案學籍管理形式在網絡化教務環境中的使用是高校平常管理工作中最重要的一步。雖然目前此管理形式和管理體系中仍然存在一些問題，但是這些因素不應成為高校放棄或暫緩運用網絡化管理學籍體系的理由，而應依據現實的工作狀況。目前，針對高校管理工作中對新政策的執行情況，通過加強對學籍體系開發公司的合作交流，對檔案學籍管理的形式不斷進行健全以及實現完整性，因而促使高校檔案學籍管理體系可以為高校的檔案學籍管理帶來更大的好處。

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作者簡介：梁西峰（1989-），男，漢族，陜西，寧夏大學，助理館員，研究方向：高校學籍檔案管理。