中學檔案數字化建設路徑探究

趙梅

摘 要：數字化的管理與建設對于實現檔案資源的共享，使中學檔案原始資料得到充分的利用具有非常重要的作用。但由于當前中學檔案管理人員的觀念落后，信息技術水平不高、數字化建設投入經費不足等問題的存在，中學檔案數字化管理停滯不前。本文從建立數字化檔案工作體系、檔案信息數據庫和提高檔案管理人員信息技術水平三個方面出發，探究中學檔案數字化管理與建設的有效策略。

關鍵詞：信息化 中學檔案 數字化管理

中學檔案數字化管理與建設指的是以數字化的信息為基礎，依據計算機技術和校園網絡系統，通過掃描、存儲、數據庫上傳等途徑將各種紙質、聲像等傳統介質的檔案信息轉化為數字化的檔案信息，最終形成檔案信息數據庫。

一、當前中學檔案管理工作的普遍現狀

第一，重視程度不高。在當前的中學檔案管理工作中，沒有對檔案管理形成正確的認識，一般都是將檔案進行整理后就歸檔，然后保存管理就算完成了工作。沒有后續對檔案信息的有效利用。同時由于對檔案管理的重視程度不高，所以一般的中學檔案室多是處于學校的辦公角落，環境差，紙質檔案在這種環境下容易受損，影響了檔案的完整性。

第二，與時代發展脫節。中學檔案的管理工作方式仍沿用傳統的方法，當前管理工作與全新教育理念脫節，從而使中學教育教學與學校發展步履維艱。同時計算機設備等現代技術設備并不完善，缺乏相應的技術支持。

第三，檔案管理人員素質低。大多數檔案管理人員并不具備專業的檔案管理知識和管理技能，職業素養不能與中學檔案管理工作的需求相適應，使得檔案管理缺乏科學性、有效性。

二、信息化背景下中學檔案數字化管理的意義

第一，節約大量資源。傳統的中學檔案管理模式中，需要每次都配備專門的人員、設備和資金用于檔案的整理、存儲和打印中。實現中學檔案的數字化管理與建設后，檔案管理人員可以直接將檔案信息進行電子資料的上傳、拷貝、存儲，同時也可以不用再重復進行紙質檔案的保存與復印，能夠實現一次投入、重復利用，節省人力、物力和財力等資源。

第二，便于檔案資料存儲。傳統的檔案管理工作中，檔案信息資料大多是以紙質檔案等方式進行整理、歸檔和保管存儲，但是紙質檔案極容易丟失和受到外界因素的影響而損壞，給中學檔案資料的存儲保管工作帶來一定的困難。實現檔案的數字化管理與建設后，能夠直接通過計算機技術、掃描技術等直接將紙質檔案中的信息上傳到電腦或者網絡中，以數字化的方式進行存儲，既有利于檔案資料的存儲保管，節約存儲成本，還能夠實現永久保存。

第三，實現檔案數字資源共享。傳統檔案管理由于檔案存儲方式以及時間、空間的限制，實現學校與學校之間檔案資源的共享有一定的困難，檔案資源得不到有效且充分的利用。而數字化檔案管理能夠將上傳到計算機和網絡當中的檔案信息資料進行傳輸，實現有計劃、有效率且針對性的檔案數字資源的共享。其次，數字化檔案信息也支持計算機的快速檢索與篩選，能夠提高檔案信息的開發與利用率。

三、中學檔案數字化管理與建設的有效策略

（一）建立數字化的檔案工作體系

建立完善的數字化檔案工作體系是實現中學檔案數字化管理與建設的基礎。因此中學和檔案管理人員要在檔案工作的各個環節建立數字化的工作流程、制定數字化工作和管理制度。首先，在數字化工作流程方面，要確立完整科學的工作流程體系，即要先通過計算機網絡建立數字化文件和檔案的一體化管理歸檔與收集模式。檔案管理人員要將檔案信息的電子文件及時發給檔案室，完成檔案信息文件的歸檔。其次，在數字化工作的管理方面，要保證數字檔案的設備安全和數字化檔案信息的安全。要做好對數字化檔案設備的管理，規定使用的權限，避免被他人盜用。更要做好對數字化檔案信息的加密技術，在檔案系統中設立防火墻或者殺毒軟件，避免信息丟失、被非法更改或者盜用。

（二）建立數字化的檔案信息數據庫

向檔案信息的利用者直接提供其所需要的檔案信息是數字化檔案管理與建設的最終目的，因此建立數字化的檔案信息數據庫至關重要。首先，需要確立數字化檔案數據的來源，保證檔案數據的完整性。其次，要建立數字化檔案的基本目錄數據庫，根據中學檔案的分類情況，基于原始檔案建立基本目錄數據庫，使數字化檔案信息一目了然。再次，建立數字化檔案內容專題數據庫。根據中學檔案的主要內容和應用對象，將檔案信息分為幾個大的專題，包括學生學籍、科研成果、教師教學、學校發展歷史等，讓利用者可以根據功能進行快速查閱和篩選，提高利用效率。例如，在學校舉行大型例會時，檔案管理者可以將會議內容以視頻的形式記錄下來，再通過數字化設備將視頻格式進行輸出，保存至U盤中并做好相關記錄，完成檔案管理的工作內容。檔案管理者可依據不同的內容將檔案進行分類，方便日后的調查及使用，在學校舉辦大型運動會或是大型晚會時，檔案管理者可將其歸類到活動類，大型例會可歸類到會議類，通過不同分類的檔案，檔案管理者建立相關的檔案數據庫，保證檔案的完整性及保密性。

（三）提高檔案管理人員信息技術水平

當前的檔案管理人員受傳統管理理念和傳統檔案管理模式的長期影響，并不具備全面的信息技術知識，所以，面對檔案數字化的不斷建設和發展，必須要提高中學檔案管理人員的信息技術水平。一方面，中學要著重引進檔案管理的優秀人才，組建一支高素質的檔案管理人才隊伍。并通過聘請專家和計算機技術人員來對檔案管理人員進行專業知識和技能的培訓，提高檔案管理人員的信息技術水平;另一方面，檔案管理人員應該突破傳統管理觀念的束縛，轉變觀念，充分重視信息技術在檔案管理工作中的重要作用，并通過不斷學習來提升自身的信息技術水平和專業素養，推動檔案管理工作的數字化建設。如，定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員的專業技能;利用網絡學習平臺豐富檔案管理人員的專業知識。這樣，在中學檔案數字化管理中，通過提高檔案管理人員信息技術水平，保障了數字化信息檔案工作的高效性。

參考文獻

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