基于國外高校采購活動內部控制研究的啟示

何磬 王永興 傅瑀何

摘要：政府采購活動內部控制研究隨著國家的要求不斷，高校政府采購內部控制管理的研究也在不斷深化，本文擬通過對國外高校政府采購活動中預算管理、供應商管理、信息發布等方面的研究，從中分析借鑒國際經驗，提升高校政府采購的國際化水平。

關鍵詞：采購活動;內部控制

隨著國家財政性資金對高校的投入不斷增加，高校政府采購逐步成為高校教育、科研以及社會服務持續發展的重要資源支撐。高校政府采購活動內部控制的理論研究還處于相對分散階段，通過對國外高校采購活動的風險管理與內部控制體系建設的相關經驗研究，為高校政府采購內部控制體系建設的構建和應用提出啟示。

一、國內高校政府采購活動內部控制現狀

隨著近年來教育部對高校采購活動的規范化、制度化和信息化進程的推進，高校對采購活動的組織實施也逐步受到重視，特別是近年來國家對高校教育的投入不斷加大，采購活動也越來越活躍。加強高校政府采購活動內控控制，一方面有國家法律法規的強制性要求，另一方面也有高校發展的內部剛性需求。

（一）采購需求主體分散

高校采購活動有別于企業、政府機關、事業單位等部門的集中采購，高校除行政辦公、后勤保障、基建工程（含修繕）、物業服務等專項采購工作由學校相關部門實施集中采購外，其他貨物、服務采購大都實施分散采購，基本上是由作為學校主要群體的教師或教學科研團隊獨立進行采購的。因此，高校的采購個體量大面廣，采購部門既要面對校內二級部門，更要滿足教師個體或者教師團隊的采購需要。

（二）采購預算編制和計劃執行不盡如人意

高校年度預算是根據采購計劃，科研經費情況以及上一年度預算收支所匯編的預算，各單位可使用的經費也相對比較固定。目前高校政府采購的預算管理體制中[1]，采購預算管理模式繁多，各高校采購的執行部門也比較分散，在預算與計劃管理、采購活動管理和資產管理等部門之間，制定的管理制度和業務流程不匹配，沒有形成統一，使得采購預算與計劃、論證與審批、采購流程、資金支付與項目驗收等環節之間的管理存在脫節，導致高校的預算管理不夠精準。同時，高校承擔有教學科研等任務，采購要求也相同，除了部分通用設備采購外，大部分是用于教學科研的高精尖設備和特殊材料，且采購的品目繁多，科研項目研究需要創新，導致采購預算隨著科研的進度發生相應的變化。

（三）采購信息公開的時效性及力度不夠

近年來，隨著采購信息化的推進，特別是國家不斷加強信息公開力度，各高校基本上都建立了校內采購信息管理系統，對于學校采購部門集中的采購信息，基本都給予了及時的公開和披露，與前幾年相比，不公開采購信息的現象大為降低，信息公開已經深入人心，使得公開成為一種慣例，不公開則成了例外。但有些采購信息公開的范圍和力度有限，也存在少數不公開行為，難免存在采購人、供應商串通等廉政問題。因此，與國家對采購信息公開應有的要求相比，高校采購信息公開的力度和內容還有很多提升和改進空間。

（四）采購方式比較單一

目前高校普遍采用的采購方式有公開招標、邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、單一來源采購、詢價以及國家法律規定的其他采購方式。雖然采購方式還是比較豐富，但在實踐應用中，各高校采購部門組織實施的采購項目大都是以公開招標為主，對于采購金額在政府采購限額以上的項目，由于需要報上級主管部門審批，流程相對漫長，因此，采用競爭性磋商、談判等非公開招標方式的比例還是比較低。

二、國外高校政府采購內部控制的特點

西方發達國家對內部控制的重視由來已久，以政府采購和高校政府采購為代表，其采購政策相對完善，大多依據國家頒布的政府采購政策及相關辦法，管理依據國家和學校方共同進行。

（一）嚴謹的預算管理

通過對美、英、德、荷蘭，以及澳大利亞等國家高校采購活動內部控制進行研究，發現其財務預算編制比較規范。這些國家高校采購活動預算編制都有確定的原則和法定的審批程序，如伊利諾伊大學[2]預算資金分為經常費用預算與建設設想費用預算，執行預算相當嚴格。預算執行控制嚴格，學校預算下達后各級部門必須堅決執行，不能超出預算支出，實行預算管理的強約束機制，經校務委員會審批確定，通過后的預算任何人無權調整變更。

（二）選擇適用的采購方式

國外政府及高校的采購一般根據采購項目的技術難易度作為選擇采購方式的重要依據，而不是僅依靠采購預算。英國的采購方式主要有邀請招標、公開招標、談判。對于采購的貨物技術含量比較高的項目，會采用邀請招標，而對于以采購的貨物價格為主要因素的項目，則采取公開招標方式;對于比較復雜的采購項目，會采取有競爭性的協商談判方式[3]，甚至可以在投標后另行協商，以利于學校更好地使用資金，對買賣雙方都有好處。

（三）嚴格管理供應商

意大利對供應商管理非常嚴格，參加投標的供應商必須具備必要的條件，并在有關部門注冊[4];供應商注冊時應當按規定提供必要的材料，以證明企業的實力和能力，同時出具由銀行或保險公司提供的資信證明;在對供應商的管理過程中，要求企業及時反饋業績，告知已中標項目、金額及用戶評議;除了這些基本條件外，意大利對參加政府采購活動的供應商還提出了一些政策性要求，以及供應商參加投標時要提供由其法律顧問出具的是否符合政策性要求的證明材料[4]。

（四）專業化的采購隊伍

采購工作人員（包括評審專家）的水平是高效采購的重要保證。綜合各國情況看，采購人員要熟悉相關法律法規，具備較強的邏輯分析思維、善于協調溝通能力;還應該是會做前期市場調研分析，能夠編制招標文件、主持開標會議的管理人員。德國十分重視建立復合型的采購隊伍，建立了系統的培訓制度以及全國統一的專業考試，政府采購人員必須經過考試后才可持證上崗[5]。

三、國外高校采購活動內部控制對我們的啟示

（一）建立預算管理績效評價體系

建立完善的外部控制環境，從而明確內部控制責任。高校在預算執行的過程中，應該強調過程跟蹤與流程控制相結合，不僅要注重預算執行的結果，還應關注預算執行是否嚴格、是否按審核審批程序執行、是否進行有效的考核監督，同時通過設立專崗實現分級授權和不相容崗位分離，做到預算執行有分工、職責分明、程序規范、流程統一的內部控制運行機制。

建立有效的預算控制評價體系。績效評價的主要內容可包括預算目標的確定是否能夠實現、績效指標的設定是否真實客觀的衡量預算的執行情況、預算實施結果與目標的差異分析等[2]。通過對采購活動結束后的績效評價，重點評估資源投入總量與其預期成效，對于不達標的行為堅決予以追責。通過這種方式，從采購源頭上提高資源投入的有效性，引導教師真正把資源用在刀刃上。

（二）根據項目技術難易度選擇采購方式，提升采購效果

高校應根據采購活動的特征及數量等因素，對不同的采購項目運用不同的采購方式，可以采用公開招標、邀請招標、協議采購，詢比價采購，競爭性磋商等多種采購方式。對于技術難度不大的采購項目，可以采用公開招標的方式，讓任何對項目感興趣的供應商都參加投標競爭;對于技術難度較大的采購項目，可以采用競爭性磋商、談判等采購方式[6];對于價格相對比較穩定的成熟市場產品，還可以建立電商直采平臺，通過網絡詢價直接采購。同時，通過建立價格追蹤機制，及時掌握市場供求走勢，在采購活動中處于主動地位。

（三）分級分類管理供應商，提高管理效益

高校供應商種類、數量繁多，服務于科研、教學的能力參差不齊。“分門別類”管理可提高管理效益和采購質量[7]。而供應商的管理是整個采購過程中重要環節，因此，在供應商管理中，可以通過對供應商的評估和考核，以及采購目標以及特征，對供應商進行分類，大致可以分為戰略供應商、重要供應商、優質供應商和普通供應商等，同時對不同類別的供應商實行差異化分層管理[8]。戰略供應商應該說是信譽較好，是可供學校選擇的最優質供貨商，它提供的產品質量過硬，供貨渠道可靠，對戰略供應商管理的重點在于以提高雙贏質量，保持長久良好的合作關系。此外，還應該對供應商進行定期考核，通過對考核結果的評估，重新確定戰略供應商以及合理取消不合格供應商的投標資格，通過這種動態的管理，優勝劣汰確保供應商質量。

高校可以利用自身的優勢，運用大數據管理建立供應商的信用檔案，及時更新供應商庫信息、定期對相關信息進行分析和評估，對各類供應商進行歸類、歸檔，通過對供應商的嚴格管理，從而也確保了合格供應商合法參與競爭的權力。

四、結論

隨著高校“雙一流”的建設與發展，高校政府采購工作的規范化程度不斷提高，采購活動內部控制管理體系將進一步完善，通過對比研究，從管理體制上提出高校采購活動的效能，加強預算管理、靈活采購方式、完善供應商分級管理等方面進一步提升高校采購管理的水平。

參考文獻：

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