淺議高校辦公室的精細(xì)化管理

禹燕民

摘要：本文闡述了高校辦公室精細(xì)化管理的相關(guān)內(nèi)容，精細(xì)化管理是一種理念，是一種需要內(nèi)化于心的意識(shí)。辦公室精細(xì)化管理可以降低管理成本，提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力及提高辦公室的工作效率。說(shuō)到底辦公室精細(xì)化管理實(shí)際上是對(duì)人的管理，關(guān)注員工的成長(zhǎng)，使其以飽滿的精神狀態(tài)投入工作，從而激發(fā)個(gè)人創(chuàng)造力的充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：高校辦公室;管理工作;精細(xì)化管理

高校是人才培養(yǎng)的主要場(chǎng)所，學(xué)院作為高校的二級(jí)機(jī)構(gòu)，直接面向教學(xué)與科研的第一線。辦公室起著承上啟下的關(guān)鍵作用，辦公室工作水平的高低將直接影響到高校管理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率與實(shí)效。高校辦公室的主要職責(zé)就是管理、服務(wù)和協(xié)調(diào)，既要協(xié)調(diào)黨委工作，又要協(xié)調(diào)行政工作;既要服務(wù)教師，又要服務(wù)學(xué)生，辦公室工作細(xì)而繁瑣，既要上傳下達(dá)，又要協(xié)調(diào)各方關(guān)系，在人員少、工作量多、工作質(zhì)量要求越來(lái)越高的情況下，為了提高辦公室整體工作效率，需要對(duì)辦公室工作實(shí)行精細(xì)化的管理。

一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達(dá)國(guó)家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，它是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。

辦公室精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要盡職盡責(zé)。工作要日清日結(jié)，每天都要對(duì)當(dāng)天的工作進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，及時(shí)處理。

在辦公室中充分運(yùn)用精細(xì)化管理，可以有效地節(jié)約資源，而且也有利于約束員工的工作行為，進(jìn)而提高辦公室的管理水平和工作效率。

二、高校辦公室精細(xì)化管理的必要性

精細(xì)化管理是一種管理理念，是為了使工作效率達(dá)到最佳，朝著既精又細(xì)的方向努力，可以理解為“精確”“細(xì)致”“細(xì)節(jié)”和“精益求精”，其實(shí)也就是行政管理人員對(duì)于工作的一種態(tài)度。

高校辦公室的事務(wù)繁雜，甚至還面臨各種突發(fā)事件的處理，在繁雜的事務(wù)中要保持工作的有條不紊和飽滿的工作熱情，精細(xì)化管理勢(shì)在必行。

（1）減少管理成本的需要。高校辦公室精細(xì)化管理可以避免人力、物力資源的浪費(fèi)。實(shí)際上目前高校行政管理中人力物力資源浪費(fèi)嚴(yán)重，存在一批素質(zhì)較低、工作不盡職盡責(zé)的工作人員，還有一部分人員的工作積極性不高，工作中存在慵懶、懈怠的現(xiàn)象。物力資源的浪費(fèi)主要表現(xiàn)在辦公經(jīng)費(fèi)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面。以筆者所在學(xué)院辦公經(jīng)費(fèi)管理為例，雖然有專人負(fù)責(zé)購(gòu)買，但沒(méi)人對(duì)其進(jìn)行管理，加上管理目標(biāo)、管理方式不明確，實(shí)際處于無(wú)人管理的狀態(tài)，無(wú)形之中造成辦公成本的增加。

（2）提升業(yè)務(wù)能力的需要。精細(xì)化的管理要求辦公室工作人員對(duì)于自己的本職工作做到細(xì)致、準(zhǔn)確、精益求精。辦公室工作人員不能只滿足于完成了手頭現(xiàn)有的工作，而要有前瞻性的思維，關(guān)注工作的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，通過(guò)梳理已經(jīng)完成的工作，總結(jié)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反省是否有需要改進(jìn)的地方，通過(guò)對(duì)細(xì)節(jié)的嚴(yán)格把控，實(shí)現(xiàn)管理工作由粗放向精細(xì)化轉(zhuǎn)變。為后續(xù)工作的開(kāi)展創(chuàng)造更加有利的條件。

（3）提高工作效率的需要。傳統(tǒng)的管理方法是通過(guò)制定規(guī)章制度來(lái)規(guī)范管理行為，使工作人員明確自己的崗位職責(zé)，應(yīng)該做什么不應(yīng)該做什么，精細(xì)化的管理則是傳統(tǒng)管理方式的延伸，員工要思考的是如何做才能達(dá)到最佳的效果，要求在工作制度之外，完善辦事程序，將原本繁瑣的事務(wù)變得程序化和條理化，從而提高辦事效率。

三、高校辦公室精細(xì)化管理的對(duì)策

（1）以人為本，關(guān)心員工的成長(zhǎng)。在實(shí)施高校辦公室精細(xì)化管理時(shí)，主要的管理對(duì)象是辦公人員，因此必須要了解他們的所思所想，時(shí)刻關(guān)注他們?cè)诠ぷ髦械膶?shí)際需求，盡力解決他們思想上的困惑，根據(jù)不同的工作崗位制定出相應(yīng)的管理目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)。全方位調(diào)動(dòng)員工的工作熱情和工作積極性，對(duì)于工作業(yè)績(jī)突出的員工及時(shí)給予精神上和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)員工的創(chuàng)造力。

（2）強(qiáng)化細(xì)節(jié)意識(shí)，提高辦事水平。在辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程中，灌輸細(xì)節(jié)意識(shí)，使其在員工的思想中扎根，從而不自覺(jué)地在工作中關(guān)注細(xì)節(jié)，注重細(xì)節(jié)，對(duì)工作不到位的地方才可以做出更好的更改和完善，避免工作中出現(xiàn)漏洞，提高辦事水平和工作效率。

（3）實(shí)施管理目標(biāo)的細(xì)化和量化。高校辦公室的工作說(shuō)到底是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，辦公室的精細(xì)化管理是為了更好地服務(wù)師生、服務(wù)科研和教學(xué)，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。因此每一個(gè)崗位的工作都需要提供細(xì)化和量化的標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)管理目標(biāo)的細(xì)化和量化，對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而了解管理工作中存在的漏洞，并在今后的工作中堵漏補(bǔ)缺。

（4）提升辦公室自動(dòng)化管理系統(tǒng)的使用效率。信息化時(shí)代，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，信息化建設(shè)的步伐有待進(jìn)一步加強(qiáng)。目前很多高校已經(jīng)都開(kāi)發(fā)了辦公自動(dòng)化平臺(tái)，部分實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙辦公，但還有很多辦公流程沒(méi)有納入此平臺(tái)，它的功能還有待進(jìn)一步提升和完善。

（5）提升素質(zhì)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力。建設(shè)一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，是辦公室精細(xì)化管理的強(qiáng)有力保障。辦公室工作人員要養(yǎng)成主動(dòng)學(xué)習(xí)的習(xí)慣，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，要求不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，接受新形式，沖破舊觀念的束縛，創(chuàng)新思維，與時(shí)俱進(jìn)。工作實(shí)踐中用新的方法、新的形式解決實(shí)際問(wèn)題，從而取得事半功倍的工作成效。

總之，高校辦公室精細(xì)化管理可以把工作人員從繁瑣的事務(wù)中解脫出來(lái)，可以化繁為簡(jiǎn)，遠(yuǎn)離加班和拖延，可以使工作人員有充足的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)、總結(jié)、反省和創(chuàng)新，從而以積極的心態(tài)投入工作，把工作變成一件快樂(lè)的事情。

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