淺議高校辦公室的精細化管理

禹燕民

摘要：本文闡述了高校辦公室精細化管理的相關內容，精細化管理是一種理念，是一種需要內化于心的意識。辦公室精細化管理可以降低管理成本，提升個人業務能力及提高辦公室的工作效率。說到底辦公室精細化管理實際上是對人的管理，關注員工的成長，使其以飽滿的精神狀態投入工作，從而激發個人創造力的充分發揮。

關鍵詞：高校辦公室;管理工作;精細化管理

高校是人才培養的主要場所，學院作為高校的二級機構，直接面向教學與科研的第一線。辦公室起著承上啟下的關鍵作用，辦公室工作水平的高低將直接影響到高校管理的運轉效率與實效。高校辦公室的主要職責就是管理、服務和協調，既要協調黨委工作，又要協調行政工作;既要服務教師，又要服務學生，辦公室工作細而繁瑣，既要上傳下達，又要協調各方關系，在人員少、工作量多、工作質量要求越來越高的情況下，為了提高辦公室整體工作效率，需要對辦公室工作實行精細化的管理。

一、精細化管理的內涵

精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發達國家（日本20世紀50年代）的一種企業管理理念，它是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。

辦公室精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要盡職盡責。工作要日清日結，每天都要對當天的工作進行總結，發現問題及時糾正，及時處理。

在辦公室中充分運用精細化管理，可以有效地節約資源，而且也有利于約束員工的工作行為，進而提高辦公室的管理水平和工作效率。

二、高校辦公室精細化管理的必要性

精細化管理是一種管理理念，是為了使工作效率達到最佳，朝著既精又細的方向努力，可以理解為“精確”“細致”“細節”和“精益求精”，其實也就是行政管理人員對于工作的一種態度。

高校辦公室的事務繁雜，甚至還面臨各種突發事件的處理，在繁雜的事務中要保持工作的有條不紊和飽滿的工作熱情，精細化管理勢在必行。

（1）減少管理成本的需要。高校辦公室精細化管理可以避免人力、物力資源的浪費。實際上目前高校行政管理中人力物力資源浪費嚴重，存在一批素質較低、工作不盡職盡責的工作人員，還有一部分人員的工作積極性不高，工作中存在慵懶、懈怠的現象。物力資源的浪費主要表現在辦公經費、基礎設施建設等方面。以筆者所在學院辦公經費管理為例，雖然有專人負責購買，但沒人對其進行管理，加上管理目標、管理方式不明確，實際處于無人管理的狀態，無形之中造成辦公成本的增加。

（2）提升業務能力的需要。精細化的管理要求辦公室工作人員對于自己的本職工作做到細致、準確、精益求精。辦公室工作人員不能只滿足于完成了手頭現有的工作，而要有前瞻性的思維，關注工作的內在聯系和規律，通過梳理已經完成的工作，總結工作中出現的問題，及時反省是否有需要改進的地方，通過對細節的嚴格把控，實現管理工作由粗放向精細化轉變。為后續工作的開展創造更加有利的條件。

（3）提高工作效率的需要。傳統的管理方法是通過制定規章制度來規范管理行為，使工作人員明確自己的崗位職責，應該做什么不應該做什么，精細化的管理則是傳統管理方式的延伸，員工要思考的是如何做才能達到最佳的效果，要求在工作制度之外，完善辦事程序，將原本繁瑣的事務變得程序化和條理化，從而提高辦事效率。

三、高校辦公室精細化管理的對策

（1）以人為本，關心員工的成長。在實施高校辦公室精細化管理時，主要的管理對象是辦公人員，因此必須要了解他們的所思所想，時刻關注他們在工作中的實際需求，盡力解決他們思想上的困惑，根據不同的工作崗位制定出相應的管理目標和考核標準。全方位調動員工的工作熱情和工作積極性，對于工作業績突出的員工及時給予精神上和物質上的獎勵，從而激發員工的創造力。

（2）強化細節意識，提高辦事水平。在辦公室精細化管理的過程中，灌輸細節意識，使其在員工的思想中扎根，從而不自覺地在工作中關注細節，注重細節，對工作不到位的地方才可以做出更好的更改和完善，避免工作中出現漏洞，提高辦事水平和工作效率。

（3）實施管理目標的細化和量化。高校辦公室的工作說到底是一項服務性的工作，辦公室的精細化管理是為了更好地服務師生、服務科研和教學，同時為領導決策提供準確的參考數據。因此每一個崗位的工作都需要提供細化和量化的標準。通過管理目標的細化和量化，對相應數據進行分析，從而了解管理工作中存在的漏洞，并在今后的工作中堵漏補缺。

（4）提升辦公室自動化管理系統的使用效率。信息化時代，傳統人工管理方式已經不適應時代發展的要求，信息化建設的步伐有待進一步加強。目前很多高校已經都開發了辦公自動化平臺，部分實現了無紙辦公，但還有很多辦公流程沒有納入此平臺，它的功能還有待進一步提升和完善。

（5）提升素質，增強創新能力。建設一支高素質的工作隊伍，是辦公室精細化管理的強有力保障。辦公室工作人員要養成主動學習的習慣，尤其是在知識經濟時代，要求不斷學習新知識，接受新形式，沖破舊觀念的束縛，創新思維，與時俱進。工作實踐中用新的方法、新的形式解決實際問題，從而取得事半功倍的工作成效。

總之，高校辦公室精細化管理可以把工作人員從繁瑣的事務中解脫出來，可以化繁為簡，遠離加班和拖延，可以使工作人員有充足的時間和精力學習、總結、反省和創新，從而以積極的心態投入工作，把工作變成一件快樂的事情。

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