對事業(yè)單位檔案管理工作的思考

杜軍芳

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化和文化多元化發(fā)展，在信息化時代背景下，檔案信息管理對于大數(shù)據(jù)分析至關(guān)重要，發(fā)展策略的科學(xué)決策都離不開嚴(yán)密的科學(xué)的數(shù)據(jù)分析。本文旨在通過闡述如今事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的不足之處，并針對機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員技能、體系完善、服務(wù)理念等多個角度出發(fā)展開論述，提出有利于黃河事業(yè)單位檔案管理建設(shè)發(fā)展的意見。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化建設(shè) 策略

一、概述

隨著時代進(jìn)步和科技發(fā)展，信息化程度日益顯著。傳統(tǒng)的人工形式存檔管理模式已經(jīng)不適應(yīng)如今的市場形勢，各行各業(yè)開始借用互聯(lián)網(wǎng)時代優(yōu)勢開展大數(shù)據(jù)分析，不僅有利于進(jìn)行科學(xué)的分析和評價，還可以更加便利的進(jìn)行人員變動等登記成冊，更有助于進(jìn)行存檔保存，提高安全性。如今信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在當(dāng)今社會發(fā)展進(jìn)程承擔(dān)著舉足輕重的作用。鑒于我國信息化處于發(fā)展的初級階段，越來越多企業(yè)意識到檔案管理的重要性，開始信息時代存檔工作，但仍然有很多發(fā)展瓶頸。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題分析

開展檔案管理工作，是針對企業(yè)而言的，通過信息存檔和整理分類，保障檔案信息的完備性，獲取即時性，一套完備的企業(yè)檔案管理模式，可以將企業(yè)人員管理井井有條，為人事變動和招聘等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對于企業(yè)發(fā)展而言至關(guān)重要。如今事業(yè)單位開始逐漸實施全方位的檔案管理信息化建設(shè)工作，是針對我國如今高數(shù)量人口、高數(shù)量信息庫的一種全新的檔案管理模式。

2.1不重視檔案管理工作

由于事業(yè)單位內(nèi)部從業(yè)人員大多工作年限較長，學(xué)習(xí)能力和對于新鮮事物思想的接受能力受到限制，很多中高層管理者的思想觀念較為落后，對于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣。一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出;另一方面，人員認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了管理的作用。

2.2操作流程不規(guī)范

如今社會沒有形成制式的法律條文，對于檔案信息化管理的具體流程沒有進(jìn)行規(guī)范，出現(xiàn)各行各業(yè)信息化建設(shè)較為混亂，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較嘈雜，更不利于信息化建設(shè)工作正常落實。在事業(yè)單位也是如此，對于檔案信息沒有確切的分類和實時更新，導(dǎo)致很多信息查詢困難，信息失真。

2.3技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱

檔案信息化建設(shè)如今由于缺乏資金支持和政策支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護(hù)較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜不安全等情況;檔案信息化建設(shè)是一個長期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合各行各業(yè)的實際情況，在保障整體模式的前提下，進(jìn)行專項研究，但是如今市場中嚴(yán)重缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件研發(fā)能力。

2.4缺乏專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊

大多信息管理團(tuán)隊是事業(yè)單位中臨近退休人員，由于年齡和精力原因，大多認(rèn)為檔案管理是一個閑職，沒有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱。企業(yè)內(nèi)檔案管理人員整體素質(zhì)普遍偏低，不足以應(yīng)對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，不利于企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。

三、事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)完善措施

4.1管理者高度重視

首先要意識到當(dāng)今社會檔案管理信息化的必要性，學(xué)會借助大數(shù)據(jù)時代特色進(jìn)行檔案管理工作，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經(jīng)費和技術(shù)投入;以中高層管理者為代表，呼吁大家共同了檔案管理的實質(zhì)內(nèi)涵，將事務(wù)性工作與管理實踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。

4.2實行標(biāo)準(zhǔn)化管理

國家政府和企業(yè)出臺有關(guān)政策，鼓勵檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應(yīng)政策要求，一方面學(xué)習(xí)國外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展情況，制定針對性有特色的信息化存檔章程。

提高檔案管理和存儲的規(guī)范化，各個事業(yè)單位部門都應(yīng)該有自己檔案，通過對于檔案進(jìn)行重要層次分級設(shè)置，按照人物、會議、規(guī)范等依次進(jìn)行存檔，對于政策類型文件進(jìn)行實時更新。

4.3提高檔案管理信息化建設(shè)程度

一方面，加大資金投入力度，完善設(shè)備的武裝和武裝保障，國家和政府也提供一定的貸款政策支持，全力支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，提供財力支持;另一方面，提高信息技術(shù)技能提高，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息的安全性;綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高企業(yè)存儲機(jī)構(gòu)的信息保密度。提高信息分析能力，進(jìn)行合理篩選和評估，幫助企業(yè)中高層管理者進(jìn)行合理預(yù)測，為企業(yè)冗員和缺員現(xiàn)象做出合理性建議。

4.4加強(qiáng)人才梯隊建設(shè)強(qiáng)度

提高企業(yè)內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊建設(shè)程度，可以通過針對學(xué)歷、經(jīng)歷等指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高入職門檻，進(jìn)而檔案管理人員的綜合素質(zhì);進(jìn)行相互交流，組織開展培訓(xùn)等管理技能提升模式，提高在職人員的現(xiàn)有技能和素養(yǎng);設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，促進(jìn)團(tuán)隊內(nèi)人員進(jìn)行合理競爭，帶動全員的工作積極性;作為事業(yè)單位的每一位成員，應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，以為人們服務(wù)為宗旨，提高服務(wù)意識。

五、結(jié)束語

在當(dāng)今社會，信息化時代懂得借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，開展科學(xué)合理的建設(shè)檔案管理，對于單位的未來發(fā)展而言至關(guān)重要。這是企業(yè)能夠應(yīng)付復(fù)雜多變的市場環(huán)境，實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，本文通過從人才隊伍建設(shè)、政策支持、技術(shù)提升、服務(wù)理念等角度出發(fā)，整體提高事業(yè)單位檔案整體的信息化建設(shè)程度。

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