淺議檔案管理信息化建設

曹美娟

【摘要】隨著現在網絡科技的迅猛發展，信息技術廣泛運用于檔案管理工作的各個環節，且優勢明顯。當前很多企事業單位已經基本實現了由紙質檔案到電子化檔案的轉變，檔案管理工作也相應地由傳統的檔案收集、整理轉變為對檔案的監控。信息化在給檔案管理工作帶來機遇的同時，同樣也帶來了挑戰。

【關鍵詞】信息化;檔案管理;信息化建設

檔案信息化不是簡單地用計算機替代傳統的手工作業，也不是將傳統的管理方式復制到信息化平臺上，其本質上是檔案工作和信息技術的結合，其成功與否也取決于這兩者的融合，這種融合從概念到實踐都是一場深刻的革命，賦予兩者嶄新的內涵。首先，以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統的檔案管理方式中，要想實現信息共享必須要全部依靠手工操作來實現，繁瑣的程序以及復雜的交接會使得相關單位對檔案的利用率大打折扣。長此以往，各種檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，這樣不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而伴隨著信息技術的發展，檔案信息化建設進程的加快，相關部門在進行檔案管理時能夠使文檔直接通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能夠不受時間空間的限制而自由地進行檔案調閱。因此，我們說，檔案信息化建設是提升檔案管理工作效率的必要保證。……