A公司存貨管理內部控制存在的問題及原因

陳晗

隨著汽車零部件企業的飛速發展，企業存貨的控制管理涌現出了很多問題。眾所周知，存貨屬于制造型企業的重要組成部分，存貨的安全與完整直接關系到企業資金利用效果與資源配置的效率，從而影響企業的發展。因此，優化以及完善企業存貨的內部控制制度迫在眉睫。例如A汽車零部件公司，該公司的問題主要存在于存貨管理內部控制上。因此，幫助A汽車零部件公司加強內部控制，提升存貨管理水平，其研究結果也可供其他汽車零部件企業參考。

一、存貨管理內部控制的理論

1.存貨及存貨管理概念界定。存貨是企業流動資產重要的組成部分。存貨管理是企業為了提高經濟效益而對存貨進行管理，對其相關信息進行控制與分析。①存貨的定義。存貨，是指企業在日常生活中擁有的以銷售為目的的商品或產成品、生產或提供勞務過程中使用的材料、生產過程中的在產品等。②存貨管理的定義。存貨管理就是企業為提高經濟效益而對存貨進行管理，主要是存貨信息的管理以及后續的決策分析，最后企業實現對其進行有效控制。

2.存貨管理內部控制的內容及要求。①存貨管理內部控制的內容具體包括：a.采購環節內部控制;b.驗收環節內部控制;c.倉儲環節內部控制;d.領用環節內部控制;e.生產或加工環節內部控制;f.裝運出庫環節的內部控制。②存貨管理內部控制的要求：a.保證存貨取得合理;b.保護存貨的安全;c.確保存貨計價準確、合理。

3.存貨管理內部控制的理論基礎。①控制論。控制論認為信息的反饋存在于系統間的相互聯系以及信息的交流變換中，馬上要輸出的信息影響著信息的輸入以及二次輸出，因而具有調節和控制的功能。此外，控制全過程目標的實現需要充分利用信息交流變換中的信息反饋且使用信息系統對其進行全面處理。②假設理論。內部控制基本假設：在進行內部控制研究和內部控制活動時，人們面對從未出現的經濟事物，會以存在的理論知識為基礎，進一步提出對內部控制前提的理性認識。內部控制存在三點局限性：a.由多名（兩人以上）人員進行串通或管理層不受內部控制約束而被規避;b.控制成本會限制內部控制;c.由于人為判斷出現的錯誤或失誤而導致內部控制失效。③執行力理論。在這個界定任務、設定目標、實現目標的動態過程中評價其任務目標的達成程度就稱之為執行力。而內部控制執行力是企業實施內部控制制度的能力，是關系到企業員工，滲透進企業每項活動的系統化流程，是企業的競爭優勢。

二、A公司存貨管理內部控制存在的問題

1.出入庫環境控制不善造成賬實不符。車間人員拿領料單來領取材料，庫管員圖方便不會當面與其交點清楚（材料、規格、數量等），直接讓其領走，這種情況很容易造成實際領用數量與單據要求不符。據車間人員反映，三月初去倉庫領用5000個水箱芯體，拿回車間后發現實際上庫管員只給了4950個，由于數量較小車間人員并未及時找庫管員修改。而財務部根據倉庫的出庫單5000登記賬簿，月末發現倉庫實際擁有的水箱芯體比賬面上的數量多50。同時，在五月末的月末盤點時，財務人員發現原材料風箱組件的賬簿記錄與倉庫實際數有差異，經調查發現是因為一次生產車間人員帶單領料，庫管員稱倉庫無貨等過段時間來取，領料人并未把單據帶走，而下次領料時又開具了相同的領料單，由于兩次領料存在時間差，可能會導致重復開單據，出現庫管員多次記錄的問題，進而造成在盤查時賬實不能一一對應，車間人員領料步驟圖如下圖所示。

對于一些數量較大的材料入庫，為了節約人力庫管員在驗收單據時僅核對了型號規格，而對于數量直接按照單據上的數據填寫入庫單，且經常導致期末盤點材料賬面數量與實際不符。在入庫流程方面，沒有嚴格履行規定，入庫后才找來質檢人員對貨物進行質檢并開出質檢單。

2.倉儲管理不當導致存貨損失。據倉庫管理人員交代，去年夏季突降大雨，造成500萬人民幣材料損失，而在事后清點中發現倉庫中的鋼材、銅材等金屬材料存在嚴重的誘蝕、老化現象，導致材料無法滿足生產使用需求。由于倉庫材料較多，庫位不夠用，堆放緊密，無法定期徹底進行物資盤點，以致于倉庫保管部門并未及時發現并采取措施，給公司造成了巨大損失。

3.存貨采購存在風險。A企業目前存在的一些供應商總體實力較低，導致生產出的商品不能達到高質量低成本的要求，因而在與其他企業競爭中處于劣勢。而對于能生產高質量產品的供應商，即使企業與其長期進行合作，在商議購貨價格等的談判上仍舊沒有主動權。這些情況無疑會增加企業零件制造成本，削弱企業的市場競爭力，A公司供應商情況如下表所示。

公司的采購流程需要多個部門配合完成，具體包括公司的采購部門、財務部、工程部等。目前，身為管理貨物運輸主體的工程部難免會弱化采購部門的作用，致使雙方處于信息不對稱的狀態，這會使得采購工作缺乏目的性，無法制定科學合理的采購計劃，會對倉儲管理效率造成負面影響。

三、A公司存貨管理內部控制存在問題的原因

1.管理層對風險的認識不足。企業沒有安排專業人員以及設立相關部門進行風險評估，由此可見，企業不夠重視存貨的風險評估且風險評估工作沒有落到實處;除此之外，企業中部分員工對存貨保管，流通等方面的管理不了解，相關員工不具備對物料和生產組織調度的能力，不能評估發生風險的可能性。

2.控制環境不適合內部運行。雖然A公司存在各類控制程序及制度，但大多數管理人員及員工不重視企業內部控制，對有關的風險沒有進行足夠了解。公司管理層只關心合同訂單完成程度，沒有重視存貨內部控制的實施。

與管理層人員交流得知，除了在上崗初期對員工的基礎培訓和車間員工必要的技術更新培訓外，該公司沒有在其他方面的培訓投入資金。由此可見，A公司并未將員工的技能及業務考核列為重點，導致管理人員不能很好地勝任本職工作，不會利用高效的方法及準確的信息來解決問題。

3.存貨管理內部監督力度不夠。從A公司對問題的反映情況可以看出，其對存貨內部控制的監督屬于事后監督，明顯缺少事中監督和事前監督制度，因而在面對風險時缺乏主動權。事實上，企業內部監督沒有對相關流程工作人員進行監督，就容易導致一些人員因利益而投機取巧，使企業權益受到嚴重損害，甚至造成企業生產效率的下滑。

A企業內部監督也存在局限性，其所依賴的內部審計部門對于內部控制的監督并不全面，其中缺乏對存貨內部控制制度完善程度和控制程序有效性的評價，嚴重影響了企業內部監督的質量。

4.存貨預算管理缺失。A公司缺少存貨的預算管理機制以及具有獨立性的內部審計部門，管理層不重視，控制環境差，這些都直接或間接導致內部控制風險產生。A公司的計劃部門不能準確提供存貨預算，導致很多重要工作受到影響，因而其始終不能走上正軌。該公司存貨預算數據的不準確主要來源于兩個方面：一方面，設計部門頻繁修改工藝方案，甚至有時以工藝方案為基礎作出的預算計劃會跟不上工藝的更新頻率;另一方面，在與主要客戶長期的交往過程中，現有單一的銷售模式使A公司形成了其一味對客戶妥協，高頻率地更改訂單也會影響公司的預算管理。

（作者單位：江西財經大學）