檔案管理信息化建設新路徑

劉瑩

摘 要：隨著現代科學技術在檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經成為檔案管理部門最為常見的工作工具和管理手段。特別是檔案管理信息化的建設以及發展越來越迅速。檔案管理無不例外也受到信息化發展的影響，既有機遇也有挑戰。隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復雜化等趨勢發展，傳統的檔案管理模式、工作方式已經不能夠適應信息化社會發展的要求。本文從檔案管理工作的重要性出發，分析了檔案管理信息化建設的有關路徑。

關鍵詞：檔案 管理 信息化 建設

目前，隨著新技術、新設備的不斷涌現，檔案管理工作也進入了一個新的時期，通過新技術的應用是檔案管理實現信息化、現代化與數字化，成為檔案管理工作發展的必然趨勢。檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區別于其它信息，從而在信息領域有其特殊的地位。所以，如何有效的提升檔案管理工作的管理質量，并且有效的解決所面臨的一切問題，最大程度的服務于社會，已經成為檔案信息化管理工作的核心問題之一。

一、檔案信息化建設是檔案管理發展的必然趨勢

（一）改善檔案管理工作。檔案信息是人們在社會實踐活動中的真實反映，為了給政府、企業、人們提供充足的文件與信息，我們必須要對這一類檔案信息進行全面的管理，有利于人們的決策。充分體現在檔案管理工作中利用現代計算機技術、信息技術、網絡技術等對檔案資源進行處理、管理、開發等，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，達到為社會發展提供服務的功能目的。據統計，檔案信息化建設的成功實施，檔案信息利用人員的查檔時間可以節省54%，檔案利用率將比傳統文檔和檔案管理的利用率提高20-40倍，文件重復存儲率降低79%。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化，可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失，極大的改善檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。

（二）提升檔案管理的思路及理念。傳統檔案管理的服務的模式主要是被動式，總是需要用戶自主的找上門來進行查詢，這些功能幾乎不能由讀者自行簡單方便的完成。用戶也往往對于所查檔案給不出完整的信息，只能從只言片語中推斷。信息化技術具有諸多的優勢，例如其信息處理、運算速度快，智能化程度高，信息傳輸與共享能力強等等，將其應用到檔案管理工作中來，可以取代大部分的人工工作，減輕工作人員的壓力，同時大幅度提高檔案管理的效率，使檔案管理更加的規范化。通過信息化的管理完成基本的檔案編目、歸檔、保存和利用等工作，且實現了信息傳遞的無紙流程化管理，對提升檔案管理的思路及理念的改變起很大的推動作用。

（三）更好地為經濟和社會發展服務。檔案信息化就是在加強檔案信息數字化管理的基礎上，逐步向網絡化發展。通過網絡最大限度地開發利用已開放檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務。只有在實行了信息化管理才能使本單位檔案管理工作順應時代發展潮流，信息化、網絡化技術的應用能夠有效的提高本單位檔案管理水平，對于社會經濟的發展起到不可忽視的促進作用。當今社會，任何的知識文化只有轉化成有實際效用的信息和產品，才具有價值和意義。因此如果檔案信息得不到利用和開發，如果檔案沒有轉化成有實際效用的信息和產品，那么檔案就推動了它存在的價值。所以，要適應這種變化，就必須及時、準確地掌握大量的檔案信息資源，以達到對市場形勢的預測，實現提高經濟效益的目的，促進經濟工作躍上新臺階。

二、檔案管理信息化建設新路徑

（一）必須重視檔案信息化建設工作。要加強對檔案工作的領導，要進一步認識到信息化建設對于加強檔案管理工作的重要性，積極參與到檔案管理信息化的工作中，加強對全員的宣傳教育，使每個職能崗位作業人員認識到檔案管理是所有人的份內事，而絕非只是檔案管理員的個人責任，建立科學、系統的管理體制，推動檔案工作信息化建設。以深化檔案信息資源開發利用為目標，以檔案信息化安全措施建設和人才隊伍為保障，扎實推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化進程。要從源頭抓起，把檔案信息建設滲透到辦公室自動化當中，落實到位，檔案信息化數字化建設才有發展的可能。

（二）建立統一專業的檔案管理系統。信息化人才是推動檔案信息化發展的動力，是檔案信息化建設最寶貴的資源。檔案管理系統是通過建立統一的標準以規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務平臺，主要實現檔案流水化采集功能。要建立文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案的一體化管理系統，通過與政務內網的鏈接，以及對各立檔部門形成的電子文件實行遠程監控，實時接收。要適應形勢發展，建立起基于網絡與信息技術的檔案管理平臺系統，實現資源內部共享。要借助網絡信息平臺，工作人員能及時有效地解決將工作中的各類問題，方便工作人員及時檢查和調整檔案信息。

（三）進一步夯實檔案信息化建設基礎。檔案信息化建設是推動檔案事業加快發展的火車頭。抓住它，可以帶動檔案基礎業務，帶動檔案管理的標準化、規范化和現代化，帶動檔案部門的人才培養和素質提高，有利于推動電子政務、電子商務和社會各方面的現代化管理。要通過制定相對完善的檔案信息化運行的措施和辦法，還能夠對檔案信息化的建設的重點和任務進行明確，還可以對高校檔案管理規范的建設進行管理、維護、運行，使得信息化建設有章可循、有規可守。要不斷提高檔案管理水平，為做好檔案管理工作，本著對工作負責的原則，把檔案工作作為一項基礎性工作來抓，提前部署，確保檔案數字化建設穩步推進。要強化工作人員的計算機操作技能、數字化技術應用能力，還應當強化對于政府方針政策、法律規定、運營程序等內容的研習，全面提升檔案管理人員的各項素質。

三、結束語

總之，檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。現階段，隨著網絡的普及與發展，信息技術涉及的領域越來越廣，這對檔案信息化建設進程來說具有一定的促進作用。因此，檔案管理部門要積極行動起來，開拓進取，扎實工作，大力推進高校檔案信息化建設。

參考文獻

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