探析信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑

高妮妮?

摘要：做好檔案管理工作，不僅能夠幫助管理人員把握檔案文件的綱要內容，而且還能減少管理人員檢索和查閱檔案的時間，提升檔案管理工作的效率。基于這一觀點，本文先是闡述了信息一體化對提升國有企業檔案管理效率的現實意義，然后對提升管理效率的途徑進行了分析與探討，希望能夠給檔案管理人員提供一些參考。

關鍵詞：檔案管理;信息一體化;國企

隨著我國市場經濟體制的不斷變革，國有企業內部的檔案管理工作已經發生了重大變化。首先，由于政府機構持續化的職能轉變，國企的檔案管理工作已經不再受到政府的干預。其次，許多大型國企不僅實現了集團化，而且已經和不同地區，不同國家的公司建立了合作關系，導致了檔案管理在其中所起到的行政作用被削弱。最后，由于信息技術的高速發展，檔案載體呈現出多元化的發展趨勢，給現代檔案管理工作帶來了挑戰[1]。因此，適應市場需求，改革與創新檔案管理模式，真正建立檔案管理體系，已經成為了檔案管理工作者的重要課題。

一、信息一體化對提升國有企業檔案管理效率的現實意義

（一）改善了檔案管理工作的效率

在企業內部，工作人員的執行效率始終是判斷企業競爭力的重要標準之一。經過調查研究，許多企業的檔案手工管理流程只能進行到第11步，而許多信息化系統，例如乾坤OA，可以直接將客戶數據送入系統中，然后由系統自動對檔案進行統一處理，處理完畢后再傳送給各個部門[2]。相比之下，信息化系統無論是在處理檔案的速度上，還是保證檔案的安全性方面，都要優于人工操作。但是信息化系統存在一個亟需解決的問題：由于系統的功能模塊較大，極容易給用戶的安裝使用帶來麻煩。

（二）實現了文檔的信息化處理

文檔的信息化處理，可以有效改善檔案管理工作的效率，并且節約運行成本。信息化系統可以將辦公系統中產生的有效數據進行及時、自動的整理，然后根據數據特性分類歸檔，整個過程幾乎不需要人工操作，節約了大量勞動力成本。在進行檔案查詢時，文檔的信息化處理不僅提高了查詢速度，而且由于電子數據不會被損壞，從而降低了檔案的管理成本。

（三）減少了企業的運營成本

在以前的檔案管理工作中，需要產生大量的紙質文件，而信息化檔案管理模式可以實現全面的無紙化辦公，這就降低了企業在開發其他項目時的成本損失。而且，信息化管理系統會將企業生產經營過程中有價值的管理信息和經驗進行總結，從而形成寶貴的內部信息資源，進一步提升企業的市場競爭力。與此同時，創建信息資源的同時其實也是在享受檔案的信息服務功能，從而實現檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下提升國有企業檔案管理效率的途徑

（一）加強檔案管理人員的培訓，加強業務能力

為了提高培訓本身的專業化程度，應該在企業內部建立一套完整的、科學的人才培訓方案。從具體操作的角度來看，國有企業首先要了解檔案管理工作的現狀以及管理人員的業務水平，然后有針對性的創建培訓方案，為了能讓大多數員工接受，目前應該以網絡教育為主，線下培訓為輔。從培訓內容的角度來看，企業應該先對管理人員的基礎知識進行鞏固，其中比較重要的有軟件操作能力和檔案管理實踐能力，其次，為了激發管理人員的學習熱情，企業內部還可以開展知識技能評比活動，給予優勝者恰當的物質獎勵，促使員工自發的開展學習工作，為檔案管理工作注入新的活力。

（二）優化檔案管理的服務方式，提高檔案利用率

如何提高檔案利用率為企業工作進行服務一直是橫亙在企業內部的大問題。為了優化這一問題，首先應該從態度入手，只有管理人員真正重視檔案管理工作，才能發揮出檔案的實際效果。其次，要加強對檔案的開發能力和利用能力，從根本上創新管理工作。從具體操作的層面來說，國有企業完全可以借鑒高校數字圖書館的管理模式。其次，還可以創建內部網絡，加強內部的信息檢索能力。最后，還可以給用戶創建在線服務功能，通過網絡的便捷交流方式實時解決用戶在查閱檔案時遇到的問題。

（三）完善檔案管理制度，加強管理能力

建立合格的、完善的制度始終是規范檔案管理人員的基本條件，國有企業只有將制度建立和系統開發結合在一起，才能真正實現檔案管理人員管理能力的飛躍。在檔案管理制度中，不僅要對檔案管理人員有所限制，還要對使用者以及領導層進行條件約束，只有這樣才能真正規范化檔案的使用流程，確保檔案的安全性、可靠性。

三、結語

綜上，為了完善國有企業的檔案管理工作，企業不僅要學會使用信息化的手段和技術，還要加強管理人員的培訓，進一步提升檔案資源的利用率。

參考文獻：

[1]高建華，眭文娟，楊光.信息一體化提升大型國企檔案管理效率[J].蘭臺世界，2016 （5）：40-42.

[2]李延哲.信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑探討[J].辦公室業務，2018 （8）：54-54.