淺談合同管理如何深度融入企業(yè)內(nèi)控管理

龔佳

摘要：合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)依法治企的重要手段，應(yīng)該深度融入企業(yè)內(nèi)控管理。但是，因為合同管理調(diào)整的范圍比內(nèi)控管理窄，衡量管理成效的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)不盡相同，兩者不完全融合。如果合同管理與內(nèi)控管理存在不相融合之處，企業(yè)將因合同管理的不規(guī)范而面臨法律風(fēng)險，甚至經(jīng)營風(fēng)險。因此，企業(yè)在進行內(nèi)控管理時，應(yīng)充分考慮將合同管理的要求和特點體現(xiàn)在內(nèi)控管理里，從而實現(xiàn)兩者的深度融合，其解決途徑，一是參照“法理”制定制度，二是用好“法眼”審定制度，三是借助“法力”完善制度。

關(guān)鍵詞：合同管理;內(nèi)控管理;合法;合規(guī);深度融合

簽訂合同是企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟往來的重要法律行為，企業(yè)在合同管理過程中往往采取制度約束的方式，以規(guī)范管理、防范法律風(fēng)險。合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理之間關(guān)系密切、不可分割。企業(yè)的合同管理目的是通過合同法律行為對外體現(xiàn)的，企業(yè)內(nèi)控管理制度是企業(yè)合同法律行為形成的依據(jù)，決定著合同法律行為的合規(guī)性。但是，合同管理的合法性特征決定了其不同于企業(yè)的內(nèi)控管理工作，它已超越了企業(yè)自身的界限，是受法律規(guī)范和調(diào)整的一種社會關(guān)系。不合法或不合規(guī)的管理制度必然導(dǎo)致企業(yè)行為的不規(guī)范，其結(jié)果往往使外化的合同行為存在一定的法律風(fēng)險，因此，將合同管理深度融入企業(yè)內(nèi)控管理，建立健全企業(yè)依法合規(guī)的經(jīng)營體系顯得尤為重要。

重慶市城市建設(shè)投資（集團）有限公司（以下簡稱“重慶城投集團”）作為重慶市屬重點國有企業(yè)，是集城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與運營維護、公租房建設(shè)、金融與投資于一體的大型建設(shè)投資集團。多年來，為規(guī)范企業(yè)管理、防范法律風(fēng)險，建立了一套比較系統(tǒng)完備的內(nèi)控制度，其中包括專門用來規(guī)范合同管理的《合同管理辦法》，但是合同管理與內(nèi)控管理還存在不夠融合的地方，導(dǎo)致企業(yè)合法性、合規(guī)性風(fēng)險依然存在。因此，識別合同管理與內(nèi)控管理不夠融合之處，規(guī)避相關(guān)風(fēng)險，實現(xiàn)合同管理與內(nèi)控管理的深度融合顯得很有必要。

一、合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理不夠融合

（一）將合同管理混同于企業(yè)內(nèi)控管理

在合同管理過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，重慶城投集團的許多單位、部門往往把合同管理混同于內(nèi)控管理，突出表現(xiàn)為將項目部視同為合同法律主體。隨著集團規(guī)模的日益壯大，集團外部項目部獨自開展的大型項目建設(shè)和投資越來越多，筆者在對外部項目的合同檢查過程中發(fā)現(xiàn)，外部項目存在以項目部的名義對外招投標(biāo)、簽訂合同的現(xiàn)象，存在諸如未按照集團招標(biāo)（采購）管理辦法規(guī)定的方式發(fā)包，合同決策程序未嚴(yán)格執(zhí)行集團“三重一大”決策制度規(guī)定，“分拆”合同規(guī)避集團審批的問題。以上行為把合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理混同，直接導(dǎo)致合同的簽約主體不一致、簽約主體不適格，存在較大法律風(fēng)險。

（二）用企業(yè)內(nèi)控管理約束合同管理

重慶城投集團的管理制度不少存在用內(nèi)控管理制度約束合同管理的情況。例如：

1.集團內(nèi)控制度規(guī)定工程建設(shè)類合同價款和結(jié)算價款必須經(jīng)過內(nèi)部審計部門的審核，并將審核結(jié)果作為結(jié)算的依據(jù)。但是，由于內(nèi)部審計部門對結(jié)算價款的審核屬于企業(yè)內(nèi)部的管理行為，并不能直接約束合同相對方。因此，此項管理規(guī)定必須取得合同相對方的認(rèn)可后方能確定為合同的法律行為，可見，合同管理受到了企業(yè)內(nèi)控管理的約束。

2.集團要求在合同文本中加入“廉政協(xié)議”或“廉政條款”。雖然反腐倡廉的規(guī)定是集團作為國有企業(yè)，加強內(nèi)部員工管理、提高員工廉潔意識的有效手段和制度措施，而集團與合作單位之間所簽訂的合同是對雙方經(jīng)濟往來過程中權(quán)利義務(wù)的約束，合同的指向是標(biāo)的，合同簽約的雙方是企業(yè)而非個人。因此，“廉政協(xié)議”或“廉政條款”的約定明顯與合同主旨不相符，也并非合同管理的必要范疇。

（三）“一刀切”的企業(yè)內(nèi)控管理模式與“切一刀”的合同管理特點不夠融合

重慶城投集團往往對某一經(jīng)營行為采取統(tǒng)一的管理要求，以求達(dá)到規(guī)范管理，強化控制的目的。而合同管理的重點是合同簽訂的有效性、合同履行的及時性，因此，“一刀切”的企業(yè)內(nèi)控管理模式與“切一刀”的合同管理特點不能完全融合。例如：

1.集團的內(nèi)控制度要求開展業(yè)務(wù)應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，合同文本盡量做到統(tǒng)一規(guī)范。但是集團的業(yè)務(wù)范圍廣、業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，難以做到合同文本的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，只有對個別模式固定、類型單一的合同類別可以通過標(biāo)準(zhǔn)合同文本的形式來簡化工作流程，提高工作效率。

2.企業(yè)內(nèi)控管理要求業(yè)務(wù)的開展以計劃作為前提，合同管理也強調(diào)合同簽訂要有決策依據(jù)。但是，當(dāng)遇到工程緊、項目急時，企業(yè)內(nèi)控管理和合同管理的要求不見得能實現(xiàn)統(tǒng)一。如果完全執(zhí)行合同管理的要求，可能造成企業(yè)工程項目無法及時推進，生產(chǎn)經(jīng)營遭受一定的損失。同樣，如果片面按照企業(yè)內(nèi)控管理來，以業(yè)務(wù)為先，急工程所急，先施工再補簽甚至倒簽合同，那么事實行為已經(jīng)發(fā)生，卻沒有相關(guān)合同作為支撐，留下了補簽或者倒簽合同的法律風(fēng)險。

二、合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理不夠融合的法律風(fēng)險

企業(yè)的管理制度是規(guī)范和約束企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為的重要手段，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動應(yīng)以法律為底線，以規(guī)章為紅線，才代表企業(yè)的管理制度符合法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。同時，企業(yè)內(nèi)控管理行為的外化也才合法合規(guī)，合同管理才能與內(nèi)控管理充分融合。如果合同管理已經(jīng)明確企業(yè)應(yīng)當(dāng)如何簽訂和履行合同，而企業(yè)的內(nèi)控管理卻沒有按照規(guī)定或遵守約定，容易導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)不利的法律后果，加大法律風(fēng)險。具體對照第一部分所列舉的不相融合的地方，筆者認(rèn)為會存在以下法律風(fēng)險：

（一）合同簽約主體不一致、簽約主體不適格的法律風(fēng)險

合同若簽約主體不一致、簽約主體不適格，一旦出現(xiàn)法律糾紛時，合同有可能被認(rèn)定為無效或被撤銷的風(fēng)險。我國《合同法》規(guī)定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。”同時還規(guī)定：“當(dāng)事人訂立合同，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。”可見，沒有得到總公司授權(quán)的分公司、單位的內(nèi)設(shè)部門或外部項目部均無法律上的簽約主體資格，因此，其參與的招投標(biāo)活動或簽訂的合同，如果未得到有資格主體的追認(rèn)，可能導(dǎo)致所簽訂的合同無效或被撤銷。

（二）將企業(yè)的單方結(jié)論作為合同結(jié)算依據(jù)的法律風(fēng)險

合同是雙方對權(quán)利義務(wù)共同協(xié)商的結(jié)果。企業(yè)內(nèi)部審計部門審定的結(jié)果是企業(yè)單方面認(rèn)定的行為，如果合同相對方不認(rèn)可，此項結(jié)論將不能作為合同結(jié)算的最終依據(jù)。因此，只有通過與合同相對方充分協(xié)商，雙方同意將一方企業(yè)的內(nèi)部制度固化到合同中，方能上升為雙方認(rèn)同的合同法律行為。

（三）將企業(yè)內(nèi)部管理要求強加于合同條款中的法律風(fēng)險

因企業(yè)內(nèi)控管理的要求而增加合同約定的內(nèi)容，會直接影響合同內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和有效性。因為合同管理的觸角不光是企業(yè)內(nèi)部，還觸及企業(yè)外部，與企業(yè)強基固本的內(nèi)控管理要求有一定的差異，比如在合同文本中加入“廉政協(xié)議”或“廉政條款”，將企業(yè)內(nèi)控管理的要求外化為合同條款，可能會增加合同相對方的負(fù)擔(dān)，給合同的履行帶來諸多不便，影響合同交易行為的順利完成。

（四）補簽合同、倒簽合同的法律風(fēng)險

合同補簽或倒簽，是一種特殊的合同成立形式，法律稱之為“履行接受”。重慶城投集團補簽、倒簽合同現(xiàn)象的存在，與承擔(dān)大量市政建設(shè)項目，時間緊、任務(wù)重有關(guān)，合同補簽、倒簽容易導(dǎo)致合同雙方法律責(zé)任無法及時確定。實際履行完的合同，因為沒有簽訂書面合同，雙方的權(quán)利義務(wù)不明確、容易產(chǎn)生法律糾紛，產(chǎn)生糾紛后由于證據(jù)不足，解決起來又比較困難，合同也失去了事前、事中控制的作用。我國《合同法》規(guī)定了建設(shè)工程類合同必須以書面合同作為雙方合同成立的依據(jù)，已經(jīng)履行的合同因沒有正式的書面合同，可能影響合同預(yù)期經(jīng)濟目的的實現(xiàn)。

三、如何實現(xiàn)合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理的深度融合

鑒于合同管理與內(nèi)控管理各有特點、各有側(cè)重，兩者存在一些不夠融合的地方，也產(chǎn)生了一定法律風(fēng)險，因此，只有將合同管理深度融入企業(yè)內(nèi)控管理，企業(yè)內(nèi)控管理才能更依法合規(guī)，也才能規(guī)避更多的法律風(fēng)險。筆者認(rèn)為，實現(xiàn)合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理的深度融合可從以下三個方面著手：

（一）參照“法理”制定企業(yè)內(nèi)控制度

法律法規(guī)是企業(yè)一切行為的底線，企業(yè)要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須依法合規(guī)經(jīng)營，因此，我們可以參照“法理”制定制度。一是把法律法規(guī)中的強制性規(guī)定、硬性要求固化到企業(yè)的內(nèi)控制度中;二是針對法律法規(guī)中雖無強制性規(guī)定，但如果采取不同的執(zhí)行方式可能承擔(dān)不同的法律責(zé)任、存在不同程度法律風(fēng)險的合同法律行為，在制定內(nèi)控制度時，可以結(jié)合企業(yè)自身的實際，分析風(fēng)險點，從規(guī)避風(fēng)險的角度予以明確規(guī)定。

實踐中，許多企業(yè)已經(jīng)按照以上標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則制定了企業(yè)內(nèi)控制度。例如：鑒于對外擔(dān)保業(yè)務(wù)具有高風(fēng)險性和被動性，集團在進行對外擔(dān)保管理時采用了嚴(yán)格風(fēng)險控制的方法：一是嚴(yán)格執(zhí)行集團公司制定的對外擔(dān)保業(yè)務(wù)管理辦法，明確授權(quán)的范圍、審批的程序，以及有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)權(quán)限、違反規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任等;二是未經(jīng)集團公司批準(zhǔn)，子公司、項目部不準(zhǔn)對外提供任何形式的擔(dān)保;三是要求被擔(dān)保單位提供反擔(dān)保。通過以上手段，可以對潛在的風(fēng)險進行事前控制，防患于未然。

（二）用好“法眼”審查企業(yè)內(nèi)控制度

既然企業(yè)制定內(nèi)控制度必須建立在合法、合規(guī)的基礎(chǔ)上，對企業(yè)內(nèi)控制度進行合法性、合規(guī)性審查就勢在必行。用好“法眼”對內(nèi)控制度進行審查把關(guān)，也是合同管理的表現(xiàn)形式和實質(zhì)要求。

一是對企業(yè)內(nèi)控制度進行法律審查把關(guān)。從合法性、合規(guī)性的視角對各項規(guī)章制度進行審查，可以從源頭上防控制度的法律風(fēng)險，堵塞制度的法律漏洞。法務(wù)合規(guī)人員在制度審查過程中，可以著重分析制度建立的決策依據(jù)是否合法，制度的內(nèi)容規(guī)定是否合規(guī)，若與國家法律法規(guī)有相抵觸的地方，應(yīng)該出具法律意見進行提示。二是建立法律風(fēng)險預(yù)警體系。分析企業(yè)經(jīng)營的高風(fēng)險點、易發(fā)風(fēng)險點、不易控制風(fēng)險點等，并針對所有風(fēng)險點提出防范控制措施，從而有效防范法律風(fēng)險。

（三）借助“法力”完善企業(yè)內(nèi)控制度

我國法律法規(guī)的出臺往往要經(jīng)歷多輪意見的征詢，頒發(fā)后的法律法規(guī)還會針對實施過程中產(chǎn)生的新情況、新問題做出司法或行政解釋。這表明，既定的法律法規(guī)與現(xiàn)實社會會有不盡相符之處，只有針對新情況、新問題及時補充和完善，才能確保法律法規(guī)的權(quán)威有效。同理，企業(yè)內(nèi)控制度也應(yīng)及時跟進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際的變化和發(fā)展。每年應(yīng)當(dāng)定期進行梳理匯編，整理出還需補充制定的制度，對與實際情況有偏差的制度進行適應(yīng)性修訂，只有不斷結(jié)合實際補充完善，企業(yè)的內(nèi)控制度才能嚴(yán)謹(jǐn)完備，也才能實現(xiàn)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際服務(wù)的目的。

每一個企業(yè)都追求成為百年企業(yè)、基業(yè)長青。合同管理的規(guī)范化是影響企業(yè)經(jīng)營成效的一個重要因素，內(nèi)控管理的完備化是決定企業(yè)經(jīng)營成敗的關(guān)鍵所在。只有實現(xiàn)合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理的深度融合，融合兩者各自所長，補充各自所短。通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碛绊憙?nèi)控管理的方式方法，通過完備的內(nèi)控管理確保合同管理的規(guī)范有效，才能增強企業(yè)管理能力、提高企業(yè)經(jīng)濟效益，保障企業(yè)依法合規(guī)可持續(xù)發(fā)展。

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