以信息化手段提升通訊企業(yè)合同管理水平

雷月

[摘 要]在通訊企業(yè)合同管理中，合同是連接通訊企業(yè)和和市場(chǎng)之間的橋梁。合同管理起源于起草、過渡至簽訂、管理、結(jié)算、執(zhí)行、變更、結(jié)款、分析等全方位的管理。其管理水平取決于雙方交易過程是否安全。對(duì)于現(xiàn)代通訊企業(yè)管理中，通訊企業(yè)做到信息化管理已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)，合同管理信息化要求通訊企業(yè)將原有的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊娲粼鹊募堎|(zhì)資料，將管理變得流程化，從而解決實(shí)際工作中、工作量過大的情況。并且還能夠?qū)κ袌?chǎng)中的信息進(jìn)行深層次的分析和計(jì)算。本文將對(duì)目前通訊企業(yè)的合同管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，闡述現(xiàn)代化信息管理在合同管理中的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)。

[關(guān)鍵詞]通訊企業(yè)；合同管理；信息化

中圖分類號(hào)：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）25-0086-01

0.引言

合同管理在通訊企業(yè)經(jīng)營管理中的地位較高，合同管理水平的高低決定通訊企業(yè)的內(nèi)部管理能力與外部往來的規(guī)范性息息相關(guān)。在目前通訊企業(yè)合同管理的層面上看，其還在傳統(tǒng)的合同管理上，如何提高通訊企業(yè)合同管理效能還有很長一段路要走。

1.合同的重要性

在通訊企業(yè)管理中，合同作為通訊企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)，通訊企業(yè)盈利的紐帶，具有十分重要的意義。合同管理是一項(xiàng)連接公司方方面面的綜合性能強(qiáng)的工作。有效把控合同管理決定公司經(jīng)營管理成敗，合同管理的重要性主要有：

1.1決定合同談判成果

合同在發(fā)揮其作用時(shí)，應(yīng)該要以客觀事實(shí)為主，不能主觀改變。合同具有其法律效應(yīng)，一旦談判成功，敲定之后就不能隨意變更，在未經(jīng)雙方允許的情況下是不得改變的。這是約束通訊企業(yè)的一項(xiàng)條例，也是保證通訊企業(yè)能安心執(zhí)行約定的保障。

1.2 明確合同雙方權(quán)利和義務(wù)

合同不僅僅明確規(guī)定了甲方乙方的利害關(guān)系，還規(guī)定了雙方在合同執(zhí)行中要承擔(dān)的義務(wù)，并享有的權(quán)利。在合同中指明了雙方在今后的工作中必須要恪守本分，各展其能，不能越權(quán)，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并且這個(gè)規(guī)定會(huì)一直貫穿在合同始末，直到合同結(jié)束。這樣既能保證雙方的利益，還能避免在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛和矛盾。

1.3 合同是維權(quán)依據(jù)

在雙方合同履行過程中，若是一方?jīng)]有按照合同規(guī)定來履行自己的權(quán)利和義務(wù)，或是在該合同中侵犯了對(duì)方的權(quán)利，合同便成了維權(quán)的重要依據(jù)。在法制社會(huì)，合同是成為辯護(hù)過程中最重要的證據(jù)。

2.通訊企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

2.1 審核過程效率低

通訊企業(yè)在制訂合同過程中，都是需要經(jīng)過相關(guān)部門以及合作方進(jìn)行審核批準(zhǔn)后才完成的，制訂起初，其需要對(duì)對(duì)方的資歷，技術(shù)，價(jià)格，質(zhì)量，服務(wù)等各個(gè)方面進(jìn)行比對(duì)篩選后才能敲定。與對(duì)方進(jìn)行合同訂立之后還要經(jīng)過多方進(jìn)行審核，如雙方的財(cái)務(wù)部門以及法務(wù)部分，在審核過程中，雙方各司其責(zé)。還有一些小公司還需要尋找委托代理人來進(jìn)行合同審核，在合同審核過程中，一步一步階段性進(jìn)行。在整個(gè)審核過程中，效率比較低下。

2.2 合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)

合同簽訂之日便是合同生效的時(shí)期，在合同履行過程中，一般由多個(gè)部門來進(jìn)行分段執(zhí)行。在較大的通訊企業(yè)中，由于通訊企業(yè)的層級(jí)較多，規(guī)模宏大，部門劃分較多，這樣每個(gè)經(jīng)辦人員無法切實(shí)了解到合同履行的完成的階段，往往需要到實(shí)際經(jīng)辦的部門才能了解到實(shí)況，如財(cái)務(wù)部門了解資金往來情況等，這樣工作效率低下，并且對(duì)整個(gè)合同管控的能力比較低下。

2.3 合同信息查詢分析不方便

紙質(zhì)合同不便之處在于無法達(dá)到實(shí)時(shí)共享，無法對(duì)現(xiàn)階段的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和了解。在通訊企業(yè)合同履行中，若是設(shè)計(jì)到財(cái)務(wù)付款或者是合同外部審核，就需要財(cái)務(wù)人員翻查舊賬，跟蹤財(cái)務(wù)付款進(jìn)行到何種地步。外審人員對(duì)合同進(jìn)行審核的過程中，需要根據(jù)合同編號(hào)進(jìn)行搜索查詢，并且效率十分低下。合同管理人員若要對(duì)合同進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)時(shí)，需要對(duì)通訊企業(yè)大量的合同進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)，需要根據(jù)相應(yīng)的合同編號(hào)進(jìn)行查詢分析，登表入冊(cè)。這個(gè)過程中需要對(duì)合同進(jìn)行重新的梳理，工作量非常大。

3.合同管理信息化

信息化發(fā)展是當(dāng)今社會(huì)一大趨勢(shì)，目前我國各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都逐步走進(jìn)了信息化管理時(shí)代。為了跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)現(xiàn)代化信息管理需求，增強(qiáng)通訊企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，很多通訊企業(yè)將合同管理逐步往信息化發(fā)展領(lǐng)域帶領(lǐng)。

3.1 合同信息化管理必要性

①業(yè)務(wù)發(fā)展的需求

隨著市場(chǎng)的發(fā)展，通訊企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，許多分支機(jī)構(gòu)也誕生了，倘若還像從前一樣，那么異地往來簽字、蓋章的人員不僅會(huì)產(chǎn)生許多不便，還會(huì)浪費(fèi)許多不必要的時(shí)間，從另一個(gè)角度也可以說減少了有效工作的時(shí)間，從而影響了業(yè)務(wù)量的增長。合同信息化有效減少了異地往來人員的時(shí)間。合同在信息平臺(tái)上傳遞、評(píng)審后，管理人員便騰出了大量時(shí)間，將精力投入到合同條款的研究、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等專業(yè)評(píng)審工作中，從而進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

②節(jié)能環(huán)保的趨勢(shì)

傳統(tǒng)的合同管理員需要花費(fèi)大量的時(shí)間在收集、制作、分類和整理合同上，如今隨著市場(chǎng)發(fā)展，業(yè)務(wù)量逐年增大，而合同的信息化管理有效節(jié)省了合同的管理成本，也減少了通訊企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來審批、簽字、蓋章的時(shí)間和精力，大大減少了人工成本、通勤成本的消耗，同時(shí)也減少了辦公設(shè)備的耗損和紙張的浪費(fèi)。

3.2 合同檔案信息化管理的重點(diǎn)

①合同管理制度

合同信息化管理雖便捷，但也必須制定與其配套的合同管理制度才能發(fā)揮其效能。制定合同管理包括合同信息的錄入、分類、項(xiàng)口評(píng)審、法務(wù)評(píng)審等環(huán)節(jié)，特別要注意不同類別的合同可設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)，但一定要使其設(shè)置有實(shí)質(zhì)意義，避免合同評(píng)審的形式化。

②合同管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

建立優(yōu)質(zhì)的合同管理團(tuán)隊(duì)是合同信息化管理實(shí)施的關(guān)鍵所在。首先，要加強(qiáng)合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在信息平

臺(tái)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅對(duì)管理制度要熟知，還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)的一般操作和合同信息化平臺(tái)的使用技能，以確保合同管理各個(gè)階段記錄、數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)。

③合同信息化技術(shù)保障

通過優(yōu)越的技術(shù)保障，才能建立穩(wěn)固、易操作的信息平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)其功能。技術(shù)人員需根據(jù)質(zhì)量管理口標(biāo)，合同管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確

定前置、后置事項(xiàng)，明確需輸入的信息和對(duì)應(yīng)的輸出信息。

3.3 合同信息化管理的優(yōu)勢(shì)

①保證信息統(tǒng)一

合同管理信息化能夠保證信息在一次錄入后，整個(gè)信息平臺(tái)都會(huì)在進(jìn)行無限次的循環(huán)利用，并且能夠保證信息的實(shí)時(shí)更新和快捷貢獻(xiàn)。保證了通訊企業(yè)各個(gè)部門之間的操作透明性，決策統(tǒng)一性，避免因?yàn)樾畔⒉唤y(tǒng)一導(dǎo)致不必要的損失。

②保證了合同評(píng)審的公平、公正、公開性

在合同信息化評(píng)審中，參與評(píng)審的各部門都可以根據(jù)自身部門的相關(guān)情況，對(duì)目前合同的相關(guān)條例進(jìn)行分析，對(duì)合同的利害關(guān)系了解更加的鮮明清楚，對(duì)合同提出的修改意見和建議更加有說服力，更加有理有據(jù)。在評(píng)審過程中，可以看到其他評(píng)審對(duì)合同的意見，保證了評(píng)審工作的公平性。

③無紙化的審批，提高了合同的審批效率

工作效率一直是合同管理審批過程中所追求的，由于現(xiàn)在紙質(zhì)合同的審批過程是一層一層通過紙質(zhì)簽字后來進(jìn)行傳遞，這樣耗時(shí)耗力，通過信息化審批，不僅僅能夠節(jié)省時(shí)間，并且還能夠減少成本，減少辦公設(shè)備的損壞，進(jìn)一步提高了合同管理人員的工作質(zhì)量和效率。

4.總結(jié)

合同信息化管理是時(shí)代的潮流和趨勢(shì)，是通訊企業(yè)高效管理的有力措施。通訊企業(yè)通過將合同管理信息化處理，能夠有力的節(jié)省通訊企業(yè)的時(shí)間成本和財(cái)務(wù)成本，還能提高通訊企業(yè)的辦事效率，給合作方留下高效做事的良好印象，提升通訊企業(yè)的整體服務(wù)水平，樹立一個(gè)積極向上的良好通訊企業(yè)形象。

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