事業單位人事檔案管理信息化建設初探

宋云矯

【摘要】人事檔案中包含著工作人員的工作年限、主要經歷、主要業績以及獎罰等信息，是事業單位的人力資源基礎，只有保證人事檔案長久、有效保存才能夠保證事業單位人才梯隊建設得當，為管理層進行人才的使用提供重要依據。隨著中國經濟的快速發展和社會的不斷進步，相關的機關事業單位的人員也有很大的變動，若想保證人事檔案的完整，就要求相關的機關事業單位做好檔案的信息化管理工作。但是，目前我國在檔案管理中還存在著很多問題，導致信息化管理沒有辦法順利地進行，所以，我們要找出其中所存在的問題，并且對此制定出相應的解決措施，以此來使檔案管理的信息化建設可以順利地進行。

【關鍵詞】新時期? 機關事業單位? 人事檔案管理? 信息化

一、加強事業單位人事檔案管理信息化建設的必要性

事業單位人事檔案管理工作是依照國家法律法規所履行的社會管理職能，它具有一定的社會價值。我國公民的檔案大多數都交由事業單位相關人事檔案管理部門進行保存和備案，以便在需要時可以更方便地找到檔案所在地。同時，事業單位對于人事檔案的管理也可以看作是對社會人力資源的整合。對于國家而言，人才戰略的實現是推動國家發展的關鍵所在，事業單位在進行檔案管理的過程也是對人力資源進行整合的過程，可以幫助和其他單位為今后的人力資源管理提供一定的便捷，這樣一來就會大大提升整合人力資源的效率，幫助事業單位高效發展。

二、人事檔案信息化管理中所存在的問題

（一）管理方式落后、認知不足

因為部分機關事業單位在檔案信息化建設方面的意識不強，因此導致其檔案管理工作過程中仍然是手工或者半手工的狀態，造成檔案管理工作的效率十分低。不僅僅是這樣，因為一些檔案的記錄和整理是非常細膩的，而對其進行手工操作就很容易發生錯誤，并且這些錯誤不容易被發現，即便是在日后被發現也很難對其進行修復，這樣一來就導致了錯誤的檔案信息被積壓，從而對正常的人事調動和安排產生影響。除此之外，利用手工修改雖然可以挽回由于工作的失誤而導致的損失，但是在進行修改的時候要花費大量的時間，這樣就會對檔案管理的日常安排產生影響。在進行檔案整理的過程中，手工整理還存在著一些問題，比如說會消耗大量的時間、工作量很大并且很繁瑣，還會使工作失誤的發生概率增加，然而一旦發生失誤就會給后續整理檔案的工作帶來麻煩，從而阻礙了機關事業單位的人員調動。

（二）信息化建設地區差異

人事檔案的信息化建設進度之所以不盡相同，是因為其工作單位不同，實質上就是省會城市或者經濟水平高的城市在信息化建設的程度上遠遠高于其他周邊地區，導致兩地之間沒有辦法進行有效的溝通，對人事檔案的流動和變遷產生阻礙，這幾種特點表現在硬件的設備上。在實際中，很多地區的人事檔案信息化管理都存在著很大的問題，其中包括硬件設備不齊全和設備落后等等，這樣一來就會對檔案信息化建設的推動產生嚴重的影響。在很多事業機關單位中，都存在著硬件差異的問題，這樣不僅對人事檔案的工作規劃帶來限制，還會對崗位的變動和人事變遷產生影響。

三、加強機關事業單位人事檔案信息化管理策略

（一）完善人事檔案信息化建設制度

人事檔案進行信息化建設與管理的制度與傳統人事檔案管理有較大不同，事業單位管理層要正視這一點，針對信息化檔案管理平臺的建設和運維建立相應的工作制度，對人事檔案的日常維護、關鍵事件添加管理、信息平臺運維、數據交流共享等人事檔案信息化管理方面進行統一要求，防止人事檔案在管理過程中因新運營方式出現問題、影響檔案管理效率。在人事檔案信息化管理過程中，要落實管理制度，對數據進行必要的保存和維護，防范不法分子入侵，降低資料泄露和丟失的可能性。

（二）提升信息化檔案管理系統水平

實現人事檔案管理信息化建設，自然少不了相配套的信息化管理系統的支持。完善的信息化管理系統可以幫助從業人員快速整理和調取相關人事檔案信息，并能在最短的時間內完成信息整合。首先，要完善系統的基礎性配置，全面完善相關系統的硬件和軟件，促進電子信息化，同時規范化操作模式，全面實現模式整合化，最大限度地提升從業人員的工作質量和效率。對于紙質的人事檔案而言，也要盡快將其轉成電子版妥善保存。借助系統最終實現錄入、儲存、調取、查閱一體化。另外，在大數據時代，要盡量減少紙質檔案，可以通過電子掃描儀將紙質檔案直接轉換成電子版，并放在信息管理庫中以便查閱。對于部分涉及個人隱私的信息應當加以權限設置，其他的內容可以在不損害他人利益的前提下公開查閱。

（三）促進檔案信息的資源共享

事業單位檔案管理信息化建設的最終目標是使人事檔案更好地服務于單位發展，因此，有效利用人事檔案至關重要。第一，事業單位應建立信息系統，實現各部門互相連接、共享信息服務，并根據實際情況進行數據共享。第二，建立一個全面的數據管理信息化服務網站，圍繞有效的綜合平臺，積極拓展人事檔案管理信息化網站建設，進一步提高人事檔案信息化建設的服務水平。管理人員可以引入存儲大量數據的云計算，使用集中存儲，克服設備和平臺限制，有效提高數據資源利用效率。無論是硬件支持還是軟件支持，都需要根據單位的實際情況進行相應管理。因此，在構建系統、開發和利用系統功能以及設置權限的過程中，工作人員必須遵循單位自身的實際情況，提高系統軟件操作之間的兼容性。

四、結語

目前，隨著我國事業單位改革進程的推進，事業單位人事檔案管理面臨著新的挑戰。人事信息快速增加，信息數據復雜程度前所未有，事業單位要想從容面對這些情況，必須進行人事檔案管理信息化建設。各事業單位都要認識到檔案信息化對于本單位的意義，注重提高管理人員的素質，完善人事檔案信息化管理制度，不斷完善硬件設施，促進檔案信息資源共享，做好人事檔案管理信息化的數據庫建設與安全防護，推進本單位工作快速跟上時代發展的步伐。

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