試析高校學生檔案管理工作的創新

吳嶸

摘要：自2008年9月起我國教育部明確將“學生類”檔案歸納在高校檔案工作之中。普遍意義上來講高校學生檔案是用來記錄學生在校期間的真實個人經歷，其中包括學習、生活、所得獎勵、所受處罰等。學生個人檔案也是學生就業的重要依據之一，所以高校學生檔案管理工作尤為重要，基于此，本文主要就現階段對高校學生檔案管理工作進行創新以期適應當前教育需要的模式進行分析。

關鍵詞：高校;學生檔案;檔案創新管理

高校學生檔案詳細記載了本校學生的個人信息，其內容真實有保障難以造假，是大學生參與就業最為原始的材料。將來，在大學生進入工作后學生檔案也會成為工作調度、定級轉正等重要依據，因而在當前的大學生檔案管理工作中也應當及時創新學生檔案管理工作，不僅要適應教育現狀還要保護學生的個人利益。

1.高校學生檔案管理工作的現狀

1.1學校檔案意識淡薄，對檔案管理重視度較弱

我國并沒有專門關于高校學生檔案管理的規定性文件，所以導致各大高校對學生檔案管理不夠重視，很多學校并不設置專門的學生檔案管理部門，而是將學生檔案工作下派到各個學院行政部門管理松散，很容易使學生檔案出現問題，尤其是檔案歸檔問題。而且一旦出現問題，相關負責人就責任由誰來負的問題也會推來推去，降低效率。此外，對學生檔案管理工作的不重視，又使學生檔案的真實性大大降低，導致學生檔案的有效價值得不到很好的發揮，影響學生的個人利益，進而引起學生與學校的矛盾。

1.2學生檔案管理模式老套，技術陳舊

大多數高校目前還停留在建校時期實行的紙質檔案模式，管理模式十分老套，沒有新意，技術陳舊，管理方式落后。隨著高校招生的不斷擴張，高校學生數量不斷增加，高校學生檔案漸漸呈現出更新速度快使用次數多，流動性大等特點，這種快節奏的社會需求落后的管理方式已經不能適應了。紙質檔案的弊端凸顯致使部分高校開始使用計算機輔助學生檔案管理，但是也僅限于查詢學生基本信息和簡單檢索查詢事務，并不能充分發揮計算機管理效能，距離形成無紙化電子學生檔案還有很長路要走。

1.3學生檔案材料不完整，信息量不足

高校學生檔案材料主要是由學生個人填寫基本信息，而招聘單位希望了解的個人素質及能力如身心健康、誠信、創新等材料很少，需要老師進行填寫評語時，老師為了省去麻煩可能對學生評語都是一樣的而且對學生身體素質發展狀況等客觀分析性評價材料也較少。除此之外，高校中各個學院的黨團組織、導員、班干部為學生檔案所提供的鑒定也僅僅是一句“同意”，“情況屬實”等非常簡單的評語，并沒有給予很多客觀的評價。更有甚者。出于學生畢業就業，高校就業率等多方面考慮，對于學生在校期間所受處分、檢查等材料在將畢業時進行“撤銷”使學生檔案的真實性降低導致學生檔案材料不完整，信息量不足。

2.學生檔案管理工作的創新

2.1提高高校檔案意識，設置檔案管理專業隊伍

首先，從國家方面來看，我國應當制定關于高校學生檔案管理的規定文件使檔案管理的標準統一，督促高校做好學生檔案管理工作及完善違反標準的后果。其次要從高校校領導層面上增強學校的檔案意識，從思想上更加注重學生檔案的管理工作^[1]。最好在高校內設置專門的學生檔案管理部門，成立專業的學生檔案管理工作隊伍，將目前還分散在各個學院或校內其他部門的檔案工作全部收回，并由新成立的專職人員管理部門進行管理，形成專業的學生檔案管理工作模式，可以極大解決歸檔不及時的問題，保證學生檔案完整。確立學生檔案管理工作的負責人，如果學生檔案出現問題，更加便于及時找到問題所在并解決，降低損害學生利益的可能性，也方便于問責。

2.2推進學生檔案信息化，數字化，網絡化管理模式

針對高校學生檔案管理模式老舊等問題應當結合當代科學技術的發展予以創新。應當充分利用電子計算機，加快高校學生檔案信息化、數字化、網絡化、建設，使高校學生檔案管理自動化進程加快。目前為止高校網上招生已經普及全國所有大學，很多高校也逐漸地形成了紙質檔案與電子檔案并存的學生檔案管理模式。高校應當盡快完善學生檔案管理及對檔案管理功能的開發。對大學生大學的學習和生活進行網上記錄，遵循學生檔案和學生檔案管理工作的原則，通過電子信息系統進行操作和更加科學的管理。建成網絡化的學生檔案管理體系，有次序地進行學生檔案分類歸檔，建成后，系統會自動生成學生檔案的內容。這樣，搜索學生檔案信息更加方便，不僅減輕了學生檔案管理人員的工作壓力，而且提高了學生檔案利用率^[2]。管理模式形成后，不僅能夠有效的通過信息系統進行查詢;同時也可以對紙質檔案進行跟蹤核實，從而形成全面且規范的檔案管理模式，以確保檔案內容的可信度與完整度。

2.3促進學生檔案更加更全面，更好的實現其價值

學生檔案的主要用途是為招聘單位提供選拔人才的依據，所以學生檔案的真實性必須是有根據、有保障的。高校學生檔案是大學生學習和生活經歷的一個重要部分，它應當是全面記錄學生成長歷程的^[3]。隨著社會的迅速發展，社會對人才的需求也產生很大變化，招聘單位對畢業生也需要更多的了解，學生的個人記錄如誠信、創新潛能、情商、心理等之前沒有出現在檔案中的材料已經成為當前用人單位所看重的部分。這些材料也應當被加入學生檔案中，能夠更加說明學生就業檔案材料的真實性，所以高校學生檔案管理工作要與社會的變化相適應，要不斷改進創新學生檔案管理工作，并且根據現實需求使歸檔范圍擴大，盡量使學生檔案能夠更全面、更真實。

總結：

綜上，隨著近年來大學生的數量不斷上升，對高校的學生檔案管理工作來說也加大了一定的難度，但從本質上來講這也是對學生檔案管理工作的創新度不夠所導致的，因而傳統的是檔案管理工作已經不在適應當下的教育現狀。結合新時期的發展以及信息技術手段的進步，在新的教育模式下，就需要搞笑的檔案管理人員進一步發揮創新精神，進而更好的服務于學校的教育改革與學生的管理需要，實現高校管理工作的實際價值。

參考文獻：

[1]? 王麗麗. 淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J]. 科學技術創新，2017（16）：293-293.

[2]? 秦方凌. 高校大學生檔案管理創新研究與服務大學生就業的探索[J]. 人力資源管理，2017（1）：230-230.

[3]? 劉曉艷. 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J]. 辦公室業務，2017（12）：158-158.

（作者單位：哈爾濱職業技術學院）