淺析中小企業(yè)電子發(fā)票報銷風(fēng)險防范

管中柱

摘要：電子商務(wù)的發(fā)展推動了電子發(fā)票的普及，電子發(fā)票給人們帶來諸多好處的同時，可以重復(fù)打印的特性也使如何防范重復(fù)報銷成為企業(yè)財(cái)務(wù)人員面臨的難題。本文擬就電子發(fā)票對中小企業(yè)的影響、所帶來的風(fēng)險進(jìn)行分析，并尋求電子發(fā)票風(fēng)險的防范措施。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);電子發(fā)票;風(fēng)險;防范

一、電子發(fā)票對中小企業(yè)會計(jì)的影響

1.有效控制發(fā)票風(fēng)險

發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取用以記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的收付款憑證書面證明，是會計(jì)日常工作接觸最多的憑證，電子發(fā)票的應(yīng)用，使企業(yè)入賬的發(fā)票直接來源于稅務(wù)機(jī)關(guān)電子發(fā)票平臺，企業(yè)隨時可登錄服務(wù)平臺查詢、下載已加蓋電子簽章的發(fā)票信息。電子發(fā)票方便快捷、采取了數(shù)字簽名、加密防偽等安全技術(shù)手段，有效遏制了虛假發(fā)票，而且對于受票方來說，無需財(cái)務(wù)人員人工識別，通過互聯(lián)網(wǎng)查詢、驗(yàn)證發(fā)票信息，避免了發(fā)票審核出錯;降低了收到虛假發(fā)票的風(fēng)險。

2.促使財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型管理會計(jì)

電子發(fā)票的推行將對企業(yè)會計(jì)程序產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。電子發(fā)票的使用使企業(yè)財(cái)務(wù)工作由紙質(zhì)化向無紙化轉(zhuǎn)變，發(fā)票實(shí)現(xiàn)無紙化，發(fā)票作廢與紅字發(fā)票開具更簡便易行，既避免了消費(fèi)者因丟失紙質(zhì)發(fā)票產(chǎn)生退貨或者售后維修的糾紛又提升了企業(yè)財(cái)務(wù)工作效率。電子發(fā)票對接企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件后，企業(yè)可直接從發(fā)票中提取信息自動生成記賬憑證及各種總賬、明細(xì)賬及報表，傳統(tǒng)會計(jì)核算中原始憑證的整理、粘貼及記賬憑證的填制、記賬等工作不需要再由財(cái)務(wù)人員人工操作，財(cái)務(wù)人員的工作量大大減輕，也減少了財(cái)務(wù)工作中人為失誤，有利于提供企業(yè)的財(cái)務(wù)工作效率。從而使會計(jì)工作的重心從強(qiáng)調(diào)會計(jì)核算向服務(wù)于企業(yè)管理決策轉(zhuǎn)移，為管理會計(jì)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。

二、電子發(fā)票的風(fēng)險

1.重復(fù)報銷

財(cái)務(wù)部門對單位人員報銷的發(fā)票必須進(jìn)行審核，發(fā)票雖然小，稍不留意就會給企業(yè)帶來損失，甚至給會計(jì)帶來從業(yè)風(fēng)險，電子發(fā)票開具后的電子信息保存在稅務(wù)云端，受票人自行調(diào)取電子發(fā)票信息并下載PDF或圖片格式進(jìn)行打印，可以無限復(fù)制和重復(fù)打印，并且打印時不需要額外加蓋專用章，雖然電子發(fā)票有相應(yīng)的防偽措施，但是對于財(cái)務(wù)人員來說，電子發(fā)票的真?zhèn)坞y以識別，財(cái)務(wù)監(jiān)管難度大，財(cái)務(wù)人員單靠肉眼無法辨別打印出來的紙質(zhì)件真?zhèn)危y以判斷打印出的電子發(fā)票的唯一性，這就給手工處理報銷帶來重復(fù)報銷的風(fēng)險，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員的責(zé)任以及壓力大大增加。

2.篡改發(fā)票信息

電子發(fā)票存在可能修改發(fā)票基本信息的風(fēng)險。網(wǎng)上有可以更改PDF內(nèi)容的軟件，可以將電子發(fā)票局部修改，通過修改發(fā)票金額等信息，發(fā)票代碼不變，很難防范，給企業(yè)帶來風(fēng)險。

三、風(fēng)險防范措施

要解決好電子發(fā)票的報銷問題，中小企業(yè)不能完全靠發(fā)票審核人員主觀記憶、主觀判斷，而是應(yīng)結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)電子信息化水平實(shí)際，考慮成本效益原則，謀劃降低風(fēng)險的相關(guān)防范措施。

1.建立電子發(fā)票登記臺賬

企業(yè)為規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險，保證電子發(fā)票紙質(zhì)打印件不是重復(fù)報銷、沒有被篡改，只好人為增加電子發(fā)票報銷環(huán)節(jié)，人工去稅務(wù)局網(wǎng)站逐張驗(yàn)證，才能知道發(fā)票是否重復(fù)報銷、抬頭、金額等信息對不對。還要在已入賬的會計(jì)資料中進(jìn)行比對查驗(yàn)。實(shí)踐中通常是通過建立《電子發(fā)票登記臺賬》來控制，財(cái)務(wù)部門建立Excel表，登記臺賬，每次報銷發(fā)票的時候，先和從前錄入的電子發(fā)票進(jìn)行對比，檢查是否重復(fù)，沒有重復(fù)的，登錄國稅局的查驗(yàn)平臺，然后將發(fā)票上的代碼、發(fā)票號碼、日期、金額、驗(yàn)證碼等，一個字都不能錯的輸入，人工比對查重，再人工把報銷的電子發(fā)票逐一錄入，明確發(fā)票時間、金額、內(nèi)容、發(fā)票號碼、經(jīng)手人等事項(xiàng)，此項(xiàng)工作比較繁瑣，會給財(cái)務(wù)人員帶來較大的工作量，也存在漏登記的可能。

在識別發(fā)票內(nèi)容真實(shí)性時，建議使用exel軟件，按照憑證號、記賬憑證日期、發(fā)票種類、發(fā)票日期、內(nèi)容、金額、付款方式、開票單位、發(fā)票號碼、經(jīng)手人的順序輸入。首先，直接排除重復(fù)報銷的情況;其次，關(guān)注基本用途、詳看時間地點(diǎn);最后結(jié)合邏輯性、實(shí)地考察回訪客戶綜合分析發(fā)票的真實(shí)性。

2.使用《防范電子發(fā)票重復(fù)報銷》軟件

中小企業(yè)可以利用第三方軟件對電子發(fā)票進(jìn)行甄別。具備條件的企業(yè)可以單獨(dú)買個saas進(jìn)行發(fā)票管理服務(wù)。無電子發(fā)票比對功能的企業(yè)可以使用“發(fā)票小助手”、“發(fā)票報銷助手”以及“發(fā)票入賬查重系統(tǒng)”、微信發(fā)票查重小程序等第三方軟件，實(shí)現(xiàn)對電子發(fā)票的信息采集，并進(jìn)行系統(tǒng)查詢比對。電子發(fā)票信息查詢及發(fā)票重復(fù)報賬自動提醒，較人工比對篩查快捷方便，一定程度上降低企業(yè)財(cái)務(wù)人員的查驗(yàn)時間成本。

3.制定完善的報銷制度

制定相應(yīng)的報銷制度，在制度中明確要求報銷人員在申請開票時，凡是涉及電子發(fā)票報銷，不允許通過打印紙質(zhì)發(fā)票報銷，使用erp系統(tǒng)的企業(yè)，商家直接推送到后臺，通過電子發(fā)票鏈接傳給財(cái)務(wù)處理，不具備條件的企業(yè)，財(cái)務(wù)部門專門設(shè)立收取發(fā)票的郵箱，由財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦人員統(tǒng)一收取發(fā)票并打印，同時在臺賬上登記發(fā)票號碼，并在制度中并明確打印日期和報銷時間。在指定時間內(nèi)報銷人員到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取發(fā)票并粘貼報銷憑證，同時在臺賬上登記。

繼續(xù)采用《電子發(fā)票報銷臺賬》，為減少財(cái)務(wù)部門工作量，通過縮短報銷時間，約定電子發(fā)票的最長報銷時限來解決，要求經(jīng)手部門在電子普通發(fā)票開具之日起規(guī)定期限內(nèi)（如30日）必須報銷或到財(cái)務(wù)部門首先履行查重手續(xù)，會計(jì)人員通過當(dāng)期《電子普通發(fā)票登記臺賬》檢查唯一性后，加蓋“發(fā)票查重?zé)o誤”印戳，同時將此張發(fā)票信息登記臺賬。這樣可以保證加蓋“發(fā)票查重?zé)o誤”印戳的電子普通發(fā)票的唯一性，具體報銷時限可在查重后即報銷，也可以根據(jù)企業(yè)自行確定的時限報銷。員工每個月底遞交上個月發(fā)票，最遲不能超過兩個月報銷時間，盡可能縮短費(fèi)用發(fā)生后的報銷間隔，減少留滯票。

將電子發(fā)票報銷查驗(yàn)工作交至報銷人員，報銷人員自行在稅務(wù)局網(wǎng)站查驗(yàn)電子發(fā)票真?zhèn)涡畔ⅲ灾藢?shí)發(fā)票內(nèi)容并提供打印截圖供財(cái)務(wù)人員查驗(yàn)，否則不予與報銷。報銷經(jīng)手人及經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及電子發(fā)票的真實(shí)性負(fù)責(zé)。減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，但是存在嚴(yán)重的管理風(fēng)險。

4.會計(jì)記錄控制

首先，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)會計(jì)管理的相應(yīng)規(guī)定，報銷時不單純以發(fā)票作為唯一憑證，應(yīng)按照實(shí)際業(yè)務(wù)是否發(fā)生來判斷。可以拿提取碼和打印發(fā)票一起報銷，也可以持相關(guān)證明資料一起報銷，例如，出差人員需要報銷持人事部門簽批的差旅審批單，財(cái)務(wù)人員根據(jù)發(fā)票日期判斷是否在出差時間的范圍內(nèi)等來考量電子發(fā)票的真實(shí)性。

其次，每一張電子發(fā)票對應(yīng)一張記賬憑證，摘要里注明“XX報銷XX費(fèi)用，電子發(fā)票號碼XX”字樣，這樣方便從明細(xì)賬比對金額是否有重復(fù)，也便于抽查原始憑證。

公司相關(guān)部門不定期對報銷的電子發(fā)票進(jìn)行抽查核實(shí)，對報銷虛假電子發(fā)票及重復(fù)報銷電子發(fā)票的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，依規(guī)嚴(yán)格追究有關(guān)人員責(zé)任。

5.加強(qiáng)信息安全建設(shè)

電子發(fā)票不以紙質(zhì)為載體，數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器、云端，通過互聯(lián)網(wǎng)共享，系統(tǒng)存儲風(fēng)險進(jìn)一步加大，對于企業(yè)的信息安全要求提高。這就要求企業(yè)加大對相關(guān)硬件和軟件等信息安全的投入，財(cái)務(wù)人員熟練掌握信息安全的相關(guān)知識。

任何內(nèi)控都需要考慮成本效益原則。所以，是否需要對電子發(fā)票加強(qiáng)管理，取決于單位的規(guī)模、內(nèi)控體系的建立、人員的基本素質(zhì)。中小企業(yè)應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際，制定相應(yīng)的電子發(fā)票報銷制度，防范和降低財(cái)務(wù)風(fēng)險。

參考文獻(xiàn)：

[1]解電子發(fā)票重復(fù)報銷之困[N].中國稅務(wù)報，2017-12-20.[2]電子發(fā)票報銷的六大痛點(diǎn)和管控指南.稅屋網(wǎng)，2017.02.