實現企業辦公室行政管理精細化的思路與對策

徐亞琴

摘 要：辦公室是一個事務性、政務性、服務性很強的部門，具有溝通上下、協調左右、搞好服務，保證企業正常運轉的重要樞紐，它的工作涉及面廣，瑣碎繁雜，如何通過企業辦公室行政管理工作的精細化管理提升工作管理水平是我們要討論研究的課題。

關鍵詞：企業;辦公室;行政管理;精細化;思路

精細化管理精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發達國家（日本20世紀50年代）的一種企業管理理念，它是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。隨著市場逐步走向成熟、市場競爭的日趨激烈和組織機構對管理認識的不斷深入，粗放管理的諸多弊端日漸顯示出來，向科學、精細化管理方式的轉變，是企業管理發展到一定階段后的必然趨勢。

1.辦公室行政管理精細化的必要性

新形勢下新的服務需求和新的技術手段對辦公室管理工作提出新標準和新要求，辦公室行政管理工作必須要能以新的時代背景和工作格局要求下來開展工作。長期以來滯后薄弱的管理基礎已經疲于應付，粗放型的管理模式已不能完全適應當前發展需求，主要表現在以下幾個方面：

（1）傳統的辦公室管理理念和管理模式不能完全適應當前形勢發展的要求，辦公室工作任務不應僅僅滿足于完成日常事務性工作和維持本單位的正常運轉。

（2）辦公室行政管理的規章制度要能適應新時代的要求，進一步提升科學性和系統性，及時更新及時完善。

（3）崗責體系還需進一步健全，工作職責不明確，責任不落實的情況還不同程度地存在，難以實施科學的量化考核。在事務繁雜，辦公室工作人員有限的情況下，勢必影響辦公室的整體工作效率。

（4）人員素質參差不齊，有些員工習慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節奏慢，難以接受和掌握現代辦公信息技術，其素質和能力與科學化精細化管理的要求還存在一定差距。

2.辦公室行政管理精細化思路

在現代化企業中，辦公室的精細化管理是提高行政管理水平的重要保證，也是企業管理范疇中很重要的一部分。筆者認為，作為企業的辦公室行政管理工作，它的精細化管理指的是辦公室人員各自工作分工的精細化，它要求把完成一個工作的具體每個小部分精細分化到每一個人，每個人通過精細的做好自己本職工作，做好每個環節，以達到工作質量的精細化目的。

2.1管理科目的細化與量化

中國自古受模塊化管理方式的影響，“ 人治”管理思想理念很重，管理者一直以來就是一個企業“法律”的“制定者”，根據自己的經驗掌握著企業管理的“重拳”。對于辦公室管理工作也是同樣，所以變革是必然方向。通過精細化分工，做好每個細節，保證每個環節的質量實現最優，節約時間與程序，提高工作效率，實現辦公室管理科目的細化與量化。

2.2引入流程化和標準化的理念

法制化與規范化一直以來都是每個企業的標準與準則。

應通過工作的流程化和標準化來實現辦公室行政管理工作精細化，保證企業的工作質量，讓辦公室的管理能力得到加強。引入流程化理念，有效分解工作，有序開展工作，有效貫徹落實標準化理念。強化標準化理念，并將管理規范與標準要求相結合，實現辦公室行政管理工作的精細化。

2.3強化協同與經濟化意識

合作的目的是為了實現雙贏。辦公室的行政管理，不是哪一個人掌握了所有說了算，企業的工作也不是哪一個人就能獨立完成的，交流合作是工作有效完成工作的基礎。所以，實現辦公室的精細化管理，應在加強相互學習和協同配合的基礎上，同時注意提升工作人員的經濟化意識，促進行政管理工作的有效提高。

2.4強化保障，改進手段

依托先進的信息技術手段支持，實現流程運轉、工作評價的標準化、信息化、自動化，是推進辦公室行政管理工作科學化、精細化管理的必由之路。

3辦公室行政管理精細化對策

3.1以辦公室文化建設促進精細化管理的實現

員工的具體行為在很大程度上是受其主觀思維意識決定的，要實現辦公室行政管理精細化，首先必須要思想統一，要讓大家明白精細化管理不會一蹴而就，它是一個持續改進和完善的過程。筆者認為，可以通過制定科學可行的管理計劃，為員工開展各項工作進行逐步引導，逐漸形成精細化管理的辦公室文化，通過管理意識的提升來促進執行力的提升。例如，在單位每年的年初制定年度管理計劃，并分解細化到月、周，直至日工作計劃。通過工作安排精準化和詳細化，辦公室的管理模式隨之得到了完善，員工周而復始的按計劃開展工作，久而久之就逐步形成了一種精細化管理的意識。

3.2以制度化和標準化推進精細化管理的實現

如果說思想層面的高度統一是實現辦公室行政管理工作精細化的必要和首要前提，那么制度建設則是必經之路。辦公室行政管理工作瑣碎而繁雜，要實現精細化的管理模式，還需要有完善的規章制度對日常工作進行指引和規范。所以，必須要健全辦公室各個環節的工作制度，避免出現管理真空。要完善督促檢查制度，提高執行力。要對現行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。同時，制定明確的工作標準是辦公室行政管理人員的行為指南和考核依據。缺乏工作標準，往往使行政管理人員與辦公室整體工作方向不統一，增加了工作錯誤率。筆者認為，制定標準盡量做到數字化，并與考核相聯系，最終減少工作出錯率，提高工作效率。

3.3建立員工精細化管理的工作習慣

推進辦公室工作科學化、精細化管理，關鍵在人。要能通過辦公室行政管理工作的精細化管理模式，來有效的培養行政管理人員的工作習慣和工作態度。首先，要建立有效的績效考評和考核機制。合理確定考核標準，對一些程序性、易于量化的工作，盡可能設計量化指標。對那些非程序性、主觀因素較強的工作，設計必要的定性評價的指標。要采取科學的考核方法，充分運用信息系統，自動選取并生成相關工作指標，對一些難以量化的指標，輔之以必要的人工方式，人機結合，提高考核效率。通過考核對辦公室整體職能發揮情況進行全面評價，一方面對工作優秀的員工進行獎勵，激勵和調動他們的工作積極性以及工作熱情，以便更好地投入到工作中。另一方面，對表現較差的員工進行適度懲罰，使他們及時能夠改善提高。其次，也要培養行政管理人員能夠對前面的工作過程進行思考和分析，善于實時總結經驗和不足，以利于行政工作水平的迅速提高。

3.4細化崗位設置，明確崗位職責

按照“定崗、定責、定標準”的要求，健全辦公室行政工作的責任體系。根據辦公室行政工作職能和流程，科學設置工作崗位。明確界定崗位職責，確定工作銜接的節點和程序，做到分工明確、各司其職、協調配合。按照局部功能最優化、整體功能最大化的要求，將各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規范。

3.5運用科學的管理手段支撐行政事務的精細化管理

辦公室行政管理工作科學化、精細化管理必須依托先進的信息技術手段來支撐。在精細化管理的過程中會產生大量的信息數據，要善于對這些數據進行梳理、篩選、加工、分析和應用，以利于辦公效率的提高，降低行政成本。

4結語

隨著現代社會分工越來越專業和精細，一個精細化工作和管理的時代已經來臨。在新時代新要求下，只有將精細化管理理念融入辦公室行政管理工作之中，實現辦公室行政管理工作由粗放型管理向精細化管理的快速轉變，才能不斷提升辦公室工作質量和服務效能。