淺談如何做好檔案利用工作

李世強

摘 要：檔案國家的寶貴財富，是歷史的見證，在國家社會發展中發揮著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的重要作用;檔案也是歷史的真實記載，在社會各項事業發展中具有重要的憑證和參考價值作用，開展檔案工作是社會多元化開放發展的需要，結合工作實際對做好檔案利用工作的談幾點建議。

關鍵詞：檔案;利用;價值;信息化

一、檔案是知識的寶庫、歷史的見證，它在國家治理中發揮著極為重要的作用

檔案具有社會屬性，它來自社會，應當服務于社會。案工作的目的在于檔案利用，這是檔案價值的得以實現的重要手段。檔案意識的強弱、利用工作的好壞，直接影響到社會各行各業工作順利與否。一張圖紙，可以為國家節約上萬元的資金;一份文件，可以使成批的人在政治上獲得新生。當國家出現重大事件和公共危機時，檔案的原始信息留存會成為決策和救援的強力支撐，其作用不言而喻。而不重視檔案利用工作，卻會使工作造成被動和損失。1989年8月的黃島油庫大火就給我們留下了許多反思。這場大火由于薄弱的檔案意識，給救火工作造成了困難和損失。當大火熊熊燃起時，如果能及時搶救出檔案資料，槁清楚罐區和火場的整個布局、結構、地形地貌及油罐區的全部情況，制定出正確的滅火方案，火勢也許會得到控制。根據當時的情況，完全能把檔案搶出烈火吞壓之地。可是，就在這段寶貴的時間里，較大的油庫竟沒有一個人想到去搶救檔案，也沒有采取任何防范措施，直到全部檔案被大火焚燒殆盡，使滅火工作失去了在大火前期迅速掌握各種情況的有利時機。事后，由國務院委托山東省政府組成的調查組在報告中提出;“油庫在管理上仍存在一些突出的薄弱環節……事故發生后，未能提供急需的圖紙資料，也給滅火工作造成了一定的困難”。一位記者寫到：“沒有圖紙資料，是“大事故中出了小事故，小事故也成了大事故，教訓比大火更深刻”。又比如：2015年，“8.12天津濱海新區爆炸事故”，多處建筑受損嚴重，人員傷亡慘重。為快速開展救援、評損、理賠等工作，急需查詢距離爆炸中心3公里范圍內的40多個住宅（公建）項目檔案。有關檔案館緊急查閱案卷398卷，調閱、翻拍圖紙6000多張，為事故中受損嚴重企業調閱了施工資料和竣工圖紙，及時、詳實、可靠的檔案信息，為救援工作贏得了時間，為企業評估損失和后期建筑維修提供了權威憑證依據。由此我們認識到了檔案在社會上的重要作用，要進一步增強利用檔案的意識，使檔案信息轉化為對社會有用的財富和推動社會前進的力量。

二、檔案是真實的記載、重要的參考，開展檔案利用工作是社會信息化的需要

檔案是人類各種活動的原始記錄和存儲形式，它來源于實踐、服務于實踐，是黨和國家各項建設事業必不可少的重要環節，是不可替代的。在我國，機關檔案利用是相當普遍的，現在已開始向學術方面的利用發展，但民眾的檔案利用意識還沒有真正喚醒。而一些發達國家各種各樣的檔案利用工作已廣泛開展起來，不光是大學里的大學生在檔案館利用檔案進行學術研究、寫畢業論文，連中小學也把檔案利用到教學工作中，進行歷史傳統教育……在法國、羅馬尼亞、瑞士、俄羅斯等一些國家，檔案館幾乎和圖書館、博物館一樣，是向社會公眾開放的，這是值得我們學習和借鑒的。

檔案是黨和國家領導中國人民革命和建設實踐的真實寫照，它記載著我國發展過程中的經驗教訓、科學依據。許多人，許多領導同志通過利用檔案，解決了工作中的實際問題，進而了解、認識了檔案的重要作用;眾多的科研工作者、史學家通過利用檔案完成了重大科學研究、史學巨著：最為普通的是單位編史修志，均離不開檔案資料。因此，檔案的價值作用，只有在利用中才能被真正認識，只有利用得當才能出效益

三、對做好檔案利用工作的幾點建議

（一）引起重視，提高思想認識。實踐證明，領導對檔案工作的重視程度往往決定著單位部門檔案工作的好壞。只有將檔案工作納入績效考核的內容，才能引起主要領導的重視，才能保證資料收集齊全，歸檔及時。加強檔案工作的執法檢查工作，對檢查結果進行公開通報，提出整改意見。對問題嚴重并整改不到位的，按規定處理。加大宣傳，提高對檔案重要性的認識。要在各級各類會議上，提醒在做好工作的同時做好資料的歸檔工作;通過宣傳檔案的利用事例，講好檔案故事，舉辦檔案展覽等，讓更多的人了解檔案，重視檔案，保全檔案。

（二）開展群眾性檔案實際利用和學術利用。開放檔案除了向機關、企事業單位等開放以外，還面向社會開放，允許公民利用開放檔案資料，如果藏之高閣就等于浪費。檔案是歷史的見證，真實的歷史記錄，不能對廣大人民群眾提供利用，就會出現不協調因素。

（三）正確地劃分檔案保密范圍。目前，保密范圍規定比較籠統，缺乏具體標準，往往是檔案干部處于個人印象劃分是密還是非密，隨意性很大。應當組織力量逐卷審查，劃定保密范圍。選擇有針對性的檔案信息，開發利用其價值，變被動服務為主動服務。

（四）提高檔案工作服務質量。檔案干部要熟悉檔案業務，加強檔案開發利用、檢索工具編制工作和編研工作，打造電子檔案管理平臺，減少對檔案原件的損壞，擴大閱覽場所。添置必要設施設備，逐步應用現代技術手段。

（五）定期鑒定開放檔案。認真貫徹執行國家關于開放歷史檔案的方針，切實把建國前的檔案資料和革命歷史檔案，除極少部分只限于在一定范圍利用外，一律向黨政機關、科技部門、史學部門及其他有關部門和有關人員開放。歷史經驗表明，開放是創新檔案利用工作的必由之路，它促使檔案管理體制轉軌變型，轉機關服務為社會服務之軌，變封閉管理為開放管理之型。

（六）要樹立保密與便利相結合的觀念，改變封閉式、神秘化的保密方法。堅持既便利工作又確保涉密資料安全的原則，這是檔案利用工作的根本要求。只講確保不講便利的做法是不合時益的。當前必須嚴格按照《檔案法》和《保密法》〉的規定，既確保 核心秘密的安全，又逐步放寬對非核心秘密的管理。

總之，在檔案利用工作中，只有堅持唯物辯證觀，形成適應新形勢發展的思維視角，掌握科學的管理方法，才能正確認識和做好新時期檔案利用工作，最大限度的發揮檔案在改革、發展中的作用，真正發揮檔案資源的利用價值，在檔案與經濟，檔案與社會之間架起互助溝通的橋梁，為社會各項事業發展服務好。