如何高效做好綜合檔案管理工作

張美玲

摘 要：檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分。它可以直接影響整個單位的工作效率和工作質量，也反映了一個單位管理水平的高低。所以說，做好管理工作有著重要的意義。同時，在信息化不斷深入發展的當下，做好檔案管理工作更是大勢所趨。

關鍵詞：檔案管理;信息化;互聯網時代

一、當前檔案管理工作當中存在的問題

1.1缺乏實施力度

很多機關單位沒有認識到檔案管理工作的作用和意義，只是提出了加強檔案管理工作的要求。在實際工作當中，因為部門的不同導致工作出現一定的差異。很多工作人員只是看到了檔案管理工作的表面作用，認為這項工作只是日常的瑣事，管理者和工作人員不能充分利用建立的檔案資料，檔案出現形式化的情況，無法體現出檔案管理的價值。因此檔案管理工作當前急需明確如何加強檔案管理，從而促進檔案管理服務型工作更好的開展.

1.2管理人員的素質比較低

檔案管理工作在部門工作當中屬于非常重要的一個部分，但是在人員配置方面，卻缺乏專業的管理人員。檔案管理人員在專業技能和素養等方面都存在一定的不足之處，在搜集、分類、管理檔案資料的過程中，缺乏專業知識支撐，這樣一來檔案管理工作就會具備很大的隨意性，影響到檔案的價值。

二、信息時代進行檔案管理信息化的工作難點

信息時代進行檔案管理的工作，需要把收集到的相關的資料重新錄入數據系統中，并轉換成網絡存儲的信息公布給民眾，信息的實效性比較高，這樣可以方便人們快速的看到自己需要的檔案信息。但檔案的管理工作有很多不容易實現的地方。

2.1檔案管理者對于相關的管理工作重視程度不足

檔案管理工作是一種復合型的工作，需要既懂得檔案管理知識又對檔案的信息化以及計算機信息了解比較透徹的綜合性人才。但是檔案管理工作在大多數的企業里面重視程度是不夠的，所需要的人和財務也沒有很充足的供給，使得的檔案管理工作出現了疲于應付的局面。

2.2要提高檔案管理人員整體的素質

信息化時代的檔案管理人員需要比之前工作更綜合的高素質，業務能力上相較之前的管理也有了比較大的提高。傳統的檔案管理人員的思路已經跟不上時代的潮流，需要更完善的知識基礎體系進行管理。

2.3檔案管理的信息化存在著很多的隱患

互聯網是一個虛擬的社會，在安全上存在著很多的漏洞。比如相關的木馬病毒等等。如果這種病毒感染了相關的檔案，就會使得檔案管理系統損壞，有些檔案有可能被不法分子盜取用于非法牟利，或者進行惡意的篡改相關的數據。隨著時代的發展，要加強檔案管理的信息防護，防止系統被病毒入侵。

2.4對相關硬件的要求是比較高

相關的電子文檔的保存，需要有一定的媒介來實現，龐大的數據系統必須有穩定的媒介來進行傳播，電子信息的內容也是比較豐富的，需要一個系統進行相關的管理。

三、如何有效做好綜合檔案管理工作

3.1提高綜合工作素質

（1）管理人員應該保持良好工作態度，將自己的本質工作做好，要獲得領導對自己工作的滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質量。檔案工作者需要做到愛崗敬業，給領導留下深刻的印象。

（2）加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產生極大的認同感。

3.2綜合利用各種資源，實現現代化管理

（1）加強職業素質：檔案管理工作對于管理人員的專業素質提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業知識，并且具備職業責任感和職業道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發展。

（2）提高綜合管理素質：針對傳統的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發展，傳統手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質的檔案管理工作人員。

（3）充分利用現有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度。現代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優勢，避免出現手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

3.3加強培訓的工作力度

（1）加強繼續教育的力度：不斷發展繼續教育，使新的工作環境和工作內容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發展的要求更好的適應，從而培養出更多專業的檔案管理人才。

（2）加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續教育的管理制度，并且嚴格的執行下去。以此為基礎，建立有關繼續教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續教育運行機制得到有效的監督和保障。

（3）開展綜合培訓：以管理人員的職業素養程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。

結語

信息化是當前檔案管理工作的必由之路，相關的檔案管理人員需要認清信息時代對于檔案管理的新的要求，不斷地提高個人綜合的素質，推動檔案管理信息化的工作有效地前進。

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