淺析文書(shū)檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

何亞靜

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們的檔案受重視程度也越來(lái)越高。只有科學(xué)合理的操作方法和技巧才能使檔案管理歸檔發(fā)揮其在人員管理中的重要作用。這也就使得如何在檔案管理歸檔整理過(guò)程中既能做到科學(xué)、合理，又能達(dá)到較高的工作效率成為相關(guān)工作者所面臨的重大課題。本文將從日常的歸檔整理方法和技巧等方面進(jìn)行簡(jiǎn)單的論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧

1 文書(shū)檔案年度整理歸檔的基本原則

1.1保證其內(nèi)在聯(lián)系

在文書(shū)檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中，工作人員需要遵循文書(shū)檔案的形成規(guī)律，并且保持其內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)其不同價(jià)值進(jìn)行合理區(qū)分。對(duì)于該項(xiàng)工作的開(kāi)展，保存并不是最終目標(biāo)，提供利用才是根本目的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)遵循文書(shū)檔案之間的形成規(guī)律，并且保持其聯(lián)系的同時(shí)對(duì)其價(jià)值加以區(qū)分，這樣可以便于文書(shū)檔案在日后得到有效利用。

1.2便于保管及利用

在文書(shū)檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中，相關(guān)人員也需要確保文書(shū)檔案便于保管以及利用，這也是檢驗(yàn)文書(shū)檔案年度整理歸檔實(shí)用性的標(biāo)準(zhǔn)。從某種角度而言，保管與利用是相輔相成、互相影響且互相制約的關(guān)系，相關(guān)人員不能片面強(qiáng)調(diào)兩者中的某一方面而忽視另一部分。相關(guān)單位在該項(xiàng)工作當(dāng)中也不能取消分類(lèi)處理的原則，工作人員一定要將便于保管及利用作為基本的出發(fā)點(diǎn)，這樣才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案年度整理歸檔的基本目的。

1.3區(qū)分價(jià)值

相關(guān)人員在進(jìn)行文書(shū)檔案年度整理歸檔的時(shí)候，需要依照相關(guān)規(guī)定要求，對(duì)不同文書(shū)檔案的價(jià)值以及范圍進(jìn)行區(qū)分處理，還要?jiǎng)澏ㄏ鄳?yīng)的保存期限。對(duì)不同價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行區(qū)分之后，可以讓其更為集中，為日后文書(shū)檔案的利用奠定較好基礎(chǔ)。文書(shū)檔案的客體形成之后，就與未來(lái)的用戶(hù)存在了某種潛在價(jià)值，而文書(shū)檔案價(jià)值只有在客體被實(shí)際利用之后，才能轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值。

2 文書(shū)檔案整理與歸檔工作中存在的問(wèn)題

2.1文書(shū)檔案管理意識(shí)不足

正所謂“意識(shí)是行動(dòng)的先驅(qū)”，在實(shí)際的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)人員及文書(shū)管理工作人員對(duì)規(guī)范化檔案管理制度缺乏深入的理解，導(dǎo)致缺乏正確的行為意識(shí)，在日常的工作過(guò)程中，忽略了文書(shū)檔案資料管理的安全性和完整性，導(dǎo)致文書(shū)檔案分類(lèi)錯(cuò)誤、原件丟失等情況時(shí)有發(fā)生。

2.2缺乏完善的管理流程

在實(shí)際的工作中，由于缺乏完善的文書(shū)管理處置流程，導(dǎo)致辦公室在進(jìn)行相關(guān)文書(shū)處理時(shí)，實(shí)際的執(zhí)行力度不夠，工作人員無(wú)法實(shí)現(xiàn)文書(shū)交接工作的順利進(jìn)行，嚴(yán)重影響工作效率的提升。

2.3檔案工作人員工作繁重

在實(shí)際的工作中，部分文書(shū)檔案管理人員身兼數(shù)職，工作量大、工作時(shí)間長(zhǎng)，由于精力有限，導(dǎo)致在進(jìn)行文書(shū)收集、歸納、分類(lèi)等工作中常出現(xiàn)一定程度的紕漏，導(dǎo)致文書(shū)管理水平較低，不利于規(guī)范化管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 檔案的整理歸檔的方法和技巧

3.1文件材料收集

文件收集是進(jìn)行檔案整理歸檔的基礎(chǔ)，在日常的工作中不能完整的收集到相關(guān)的信息，那么歸檔整理也就無(wú)法真實(shí)完整的反映出檔案所記錄的信息，不能為其他的管理工作提供有效的參考。所以，文件材料收集必須保證其完整。其中，尤其要加強(qiáng)完善日常文件的記錄制度，尤其是收發(fā)文、印章使用登記制度。

3.2文件歸檔價(jià)值判斷

整理過(guò)程中必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定細(xì)則，刪除不符合條件的文件材料，符合條件的歸檔文件則進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化整理。不符合整理歸檔的文件材料主要有：

第一，重復(fù)文件材料。重復(fù)存在的發(fā)文及外部單位收文。

第二，權(quán)責(zé)之外的文件材料。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

第三，未生效文件。未生效的文件便不需要進(jìn)行整理歸檔。

3.3檔案分類(lèi)與保管期限的劃分

檔案分類(lèi)一般采用機(jī)構(gòu)或者問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。保管期限劃分為“永久”、“定期”。定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，一般分為30 年和10 年。

3.4檔案整理

第一，按“件”整理：“件”是檔案整理裝訂的常用單位，一般以每份文件為一件（即自然件），文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件。原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、報(bào)告與批示等，可作為一件，（也可分開(kāi)各為一件），報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。

第二，檔案排列：一般遵循正文在前，定稿在后;正本在前，附件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來(lái)文在后;中文（譯文）在前，其它文字（原文）在后;圖樣和文字材料混合組成的，文字材料在前，圖樣在后等。

第三，同一年度的文件材料在同一保管期限內(nèi)排列，不同年度、不同保管期限的文件不能放在一起。同一保管期限內(nèi)，按照時(shí)間等其他標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行順序排列，并且排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。

3.5檔案編號(hào)

檔案編號(hào)是檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其作用是使分類(lèi)或排列更加明顯。通過(guò)對(duì)檔案資料的編號(hào)，便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置，為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號(hào)依據(jù)可以是分類(lèi)方案也可以是排列順序，并加蓋歸檔章。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。

3.6檔案編目

檔案目錄的編寫(xiě)應(yīng)按照分類(lèi)、排列的結(jié)果，逐類(lèi)、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的全貌。

第一，件號(hào)：檔案資料在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，文件的排列順序號(hào)。

第二，責(zé)任者：主要是指資料的編寫(xiě)者或單位。

第三，文號(hào)：簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是檔案的發(fā)文順序號(hào)，主要是年度、順序號(hào)等。

第四，題名：也就是文件名，盡量與文件名稱(chēng)一致。如果沒(méi)有標(biāo)題，檔案管理工作人員可根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充擬題。

第五，日期：以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20080708等方式進(jìn)行填寫(xiě)。

第六，頁(yè)數(shù)：文件的總體頁(yè)數(shù)、資料中有插圖的必須單獨(dú)作為一頁(yè)。

第七，備注：備注是檔案整理歸檔不可缺少的部分，對(duì)于檔案的一些說(shuō)明或注意事項(xiàng)都需要填寫(xiě)在備注里。

3.7檔案裝訂

裝訂要使檔案整體對(duì)齊，方便裝訂和利用，逐件裝訂，左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊，盡量用棉線，采用“三孔一線”方式裝訂。

3.8檔案裝盒

第一，裝盒原則。檔案裝盒應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)編碼順序裝入檔案盒，并且要和歸檔文件目錄所標(biāo)注的排列順序一致，從而確保按照目錄中的文件條目能夠準(zhǔn)確無(wú)誤的找到檔案實(shí)體。檔案用完要及時(shí)的放回，否則會(huì)給下次查檔帶來(lái)不便。

第二，檔案盒最好使用無(wú)酸紙制作，或者向我國(guó)檔案管理部門(mén)直接訂購(gòu)，從而保證所保存檔案資料的安全存檔。

第三，檔案盒標(biāo)注。通常情況下，在檔案盒脊或底部填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、檔案盒號(hào)等必備項(xiàng)。

第四，備考表。該表格必須等所有檔案歸檔之后的檔案盒中，從而對(duì)歸檔文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的注釋或說(shuō)明。主要包括：情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

參考文獻(xiàn)

[1]徐莉.新時(shí)期提高文書(shū)檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（04）.