淺析文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

何亞靜

摘 要：隨著社會的不斷發展和進步，人們的檔案受重視程度也越來越高。只有科學合理的操作方法和技巧才能使檔案管理歸檔發揮其在人員管理中的重要作用。這也就使得如何在檔案管理歸檔整理過程中既能做到科學、合理，又能達到較高的工作效率成為相關工作者所面臨的重大課題。本文將從日常的歸檔整理方法和技巧等方面進行簡單的論述。

關鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧

1 文書檔案年度整理歸檔的基本原則

1.1保證其內在聯系

在文書檔案的年度整理歸檔工作當中，工作人員需要遵循文書檔案的形成規律，并且保持其內在聯系，對其不同價值進行合理區分。對于該項工作的開展，保存并不是最終目標，提供利用才是根本目的，相關人員應當切實遵循文書檔案之間的形成規律，并且保持其聯系的同時對其價值加以區分，這樣可以便于文書檔案在日后得到有效利用。

1.2便于保管及利用

在文書檔案的年度整理歸檔工作當中，相關人員也需要確保文書檔案便于保管以及利用，這也是檢驗文書檔案年度整理歸檔實用性的標準。從某種角度而言，保管與利用是相輔相成、互相影響且互相制約的關系，相關人員不能片面強調兩者中的某一方面而忽視另一部分。相關單位在該項工作當中也不能取消分類處理的原則，工作人員一定要將便于保管及利用作為基本的出發點，這樣才能切實實現文書檔案年度整理歸檔的基本目的。

1.3區分價值

相關人員在進行文書檔案年度整理歸檔的時候，需要依照相關規定要求，對不同文書檔案的價值以及范圍進行區分處理，還要劃定相應的保存期限。對不同價值的文書檔案進行區分之后，可以讓其更為集中，為日后文書檔案的利用奠定較好基礎。文書檔案的客體形成之后，就與未來的用戶存在了某種潛在價值，而文書檔案價值只有在客體被實際利用之后，才能轉變為現實價值。

2 文書檔案整理與歸檔工作中存在的問題

2.1文書檔案管理意識不足

正所謂“意識是行動的先驅”，在實際的文書檔案管理過程中，由于單位領導人員及文書管理工作人員對規范化檔案管理制度缺乏深入的理解，導致缺乏正確的行為意識，在日常的工作過程中，忽略了文書檔案資料管理的安全性和完整性，導致文書檔案分類錯誤、原件丟失等情況時有發生。

2.2缺乏完善的管理流程

在實際的工作中，由于缺乏完善的文書管理處置流程，導致辦公室在進行相關文書處理時，實際的執行力度不夠，工作人員無法實現文書交接工作的順利進行，嚴重影響工作效率的提升。

2.3檔案工作人員工作繁重

在實際的工作中，部分文書檔案管理人員身兼數職，工作量大、工作時間長，由于精力有限，導致在進行文書收集、歸納、分類等工作中常出現一定程度的紕漏，導致文書管理水平較低，不利于規范化管理的可持續發展。

3 檔案的整理歸檔的方法和技巧

3.1文件材料收集

文件收集是進行檔案整理歸檔的基礎，在日常的工作中不能完整的收集到相關的信息，那么歸檔整理也就無法真實完整的反映出檔案所記錄的信息，不能為其他的管理工作提供有效的參考。所以，文件材料收集必須保證其完整。其中，尤其要加強完善日常文件的記錄制度，尤其是收發文、印章使用登記制度。

3.2文件歸檔價值判斷

整理過程中必須嚴格按照相關規定細則，刪除不符合條件的文件材料，符合條件的歸檔文件則進行標準化、規范化整理。不符合整理歸檔的文件材料主要有：

第一，重復文件材料。重復存在的發文及外部單位收文。

第二，權責之外的文件材料。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

第三，未生效文件。未生效的文件便不需要進行整理歸檔。

3.3檔案分類與保管期限的劃分

檔案分類一般采用機構或者問題分類法進行分類。保管期限劃分為“永久”、“定期”。定期中再實行標時制，一般分為30 年和10 年。

3.4檔案整理

第一，按“件”整理：“件”是檔案整理裝訂的常用單位，一般以每份文件為一件（即自然件），文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件。原件與復制件、轉發文與被轉發文、請示與批復、來文與復文、報告與批示等，可作為一件，（也可分開各為一件），報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

第二，檔案排列：一般遵循正文在前，定稿在后;正本在前，附件在后;轉發文在前，被轉發文在后;復文在前，來文在后;中文（譯文）在前，其它文字（原文）在后;圖樣和文字材料混合組成的，文字材料在前，圖樣在后等。

第三，同一年度的文件材料在同一保管期限內排列，不同年度、不同保管期限的文件不能放在一起。同一保管期限內，按照時間等其他標準進行順序排列，并且排列順序應保持相對固定。

3.5檔案編號

檔案編號是檔案管理的起點和基礎，其作用是使分類或排列更加明顯。通過對檔案資料的編號，便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置，為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號依據可以是分類方案也可以是排列順序，并加蓋歸檔章。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

3.6檔案編目

檔案目錄的編寫應按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，以系統、全面地揭示歸檔文件的全貌。

第一，件號：檔案資料在分類方案的最低一級類目內，文件的排列順序號。

第二，責任者：主要是指資料的編寫者或單位。

第三，文號：簡單來說就是檔案的發文順序號，主要是年度、順序號等。

第四，題名：也就是文件名，盡量與文件名稱一致。如果沒有標題，檔案管理工作人員可根據文件內容補充擬題。

第五，日期：以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708等方式進行填寫。

第六，頁數：文件的總體頁數、資料中有插圖的必須單獨作為一頁。

第七，備注：備注是檔案整理歸檔不可缺少的部分，對于檔案的一些說明或注意事項都需要填寫在備注里。

3.7檔案裝訂

裝訂要使檔案整體對齊，方便裝訂和利用，逐件裝訂，左側、下側對齊，盡量用棉線，采用“三孔一線”方式裝訂。

3.8檔案裝盒

第一，裝盒原則。檔案裝盒應嚴格依據編碼順序裝入檔案盒，并且要和歸檔文件目錄所標注的排列順序一致，從而確保按照目錄中的文件條目能夠準確無誤的找到檔案實體。檔案用完要及時的放回，否則會給下次查檔帶來不便。

第二，檔案盒最好使用無酸紙制作，或者向我國檔案管理部門直接訂購，從而保證所保存檔案資料的安全存檔。

第三，檔案盒標注。通常情況下，在檔案盒脊或底部填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、檔案盒號等必備項。

第四，備考表。該表格必須等所有檔案歸檔之后的檔案盒中，從而對歸檔文件進行簡單的注釋或說明。主要包括：情況說明、整理人、檢查人和日期。

參考文獻

[1]徐莉.新時期提高文書檔案年度整理歸檔質量的策略[J].辦公室業務，2015（04）.