信息技術與檔案管理的融合策略

唐偉

摘 要：過去一段時間內，部分單位對于檔案信息化建設存在認識誤區以及思維誤區，對于信息技術的應用程度不高，難以適應自動化辦公、無紙化辦公以及電子化辦公的時代發展趨勢，阻礙了單位檔案建設的步伐。基于此，本文立足于時代背景，對檔案信息化建設進行概述，分析現階段檔案信息化建設中存在的主要問題，并結合現代檔案管理理論對檔案信息化建設提出建議，以期能夠進一步幫助相關單位開發和利用檔案資源。

關鍵詞：檔案管理;安全;信息技術;服務模式

一、檔案信息化建設概述

所謂檔案信息化，主要是指通過信息技術對信息資源進行收集、處理、整合、分析、利用的一種檔案管理模式，其主要其強調的就是在信息化環境中對檔案信息資源進行合理開發與利用。之所以要加快檔案信息化進程，主要是基于以下幾個原因[1]。第一，基于單位檔案管理成本的考量。傳統的檔案管理工作需要依靠大量的人力、物力以及財力，對于保管環境的要求較高，導致單位檔案管理成本居高不下。通過檔案信息化建設，能夠最大限度的對資源進行優化配置，實現檔案管理流程化、自動化以及技術化，減少單位檔案管理成本。第二，基于單位檔案管理便利的考量。傳統的檔案管理模式中，檔案管理人員對于檢索、調閱、利用、清理檔案效率不高，需要花費較長的時間。同時，隨著檔案數量不斷增加，檔案種類不斷豐富，單位檔案管理工作更是面臨著新的挑戰[2]。檔案信息化建設，則可以實現檔案快速減速、及時調閱、實時共享、高效利用以及高效清理，能夠更好地滿足相關單位檔案建設工作的要求。

二、檔案信息化建設中存在的主要問題

（一）檔案安全管理機制缺失

只有確保檔案安全，防止發生檔案泄密、檔案非法篡改等事件，才能發揮檔案的價值以及效用。信息化環境下，單位檔案管理系統容易遭受各種網絡病毒程序的攻擊，導致檔案管理系統崩壞、檔案資源丟失[3]。同時，部分不法份子也可以通過植入黑客、木馬病毒等程序，對檔案進行篡改，影響檔案管理的嚴謹性以及嚴肅性。然而，部分單位并沒有通過最新的信息技術對檔案資源進行加密處理以及安全管理，而是單純通過殺毒軟件、防火墻、內網防控等簡單的措施對檔案資源進行安全管理。

（二）信息技術應用層次低

近些年來，隨著信息技術以及相關設備的普及，大多數單位都已經實現了檔案資源的信息化管理，但總體而言，我國檔案管理中信息技術應用層次低的問題仍然存在。第一，部分單位對于大數據技術、區塊鏈技術、云計算技術、云儲存技術以及人工智能技術缺乏具體的了解，相關技術與檔案管理系統的融合度不高，制約了檔案管理工作的轉型升級。第二，部分單位對于信息化建設存在認識誤區，單純將計算機管理等同于信息化建設。同時，部分檔案管理人員對于檔案共享、檔案專業化管理、檔案模塊化管理則缺乏具體的了解和認識。

（三）人才建設薄弱

檔案信息化建設環境下，檔案管理人員僅具備檔案管理專業素養是遠遠不夠的，其必須掌握一定的信息技術。然而，現階段部分單位人才建設薄弱，缺乏復合型人才，難以保障檔案信息化建設工作的推進。一方面，單位人才培訓存在漏洞，存在“重檔案信息素養，輕技術應用”以及“重理論教學，輕實踐指導”等問題，導致檔案管理人員僅僅了解檔案管理的基礎知識內容，并沒有掌握相關的信息技術。另一方面，檔案管理人員對于檔案系統的應用能力、操控能力以及創新能力不足，處于被動管理的狀態。例如，檔案管理人員沒有立足于單位具體實際狀況對系統供應商提出相關技術要求，導致檔案管理系統與單位檔案管理工作不銜接、不匹配。

三、信息技術與檔案管理的融合策略

（一）創新利用信息技術，強化檔案安全管理

單位要創新應用信息化技術，深化檔案安全管理工作。第一，探索運用區塊鏈技術構建更為安全的防護網絡，確保檔案資源在傳輸過程中的加密性。第二，探索利用數字水印技術，對檔案加以水印，有效辨別檔案的真實性、原始性，防止檔案被非法篡改情況的發生。第三，探索利用云儲存技術，對檔案進行云備份處理，防止檔案資源的丟失，確保檔案管理工作正常開展。

（二）以信息化技術為有力抓手，創新檔案管理模式以及服務模式

第一，單位要進一步加快檔案共享建設，加快與相關職能單位的溝通聯系，切實發揮檔案對于業務工作的推動作用。具有交叉職能單位之間可以搭建共享云，將檔案資源進行共享，進一步提升檔案自主共享、自主查閱以及自主利用的水平。第二，單位要進一步利用辦公自動化系統，關聯辦公自動化系統與檔案管理系統，實現信息資源的高效傳輸、分類處理，提升檔案管理工作的系統性，解決檔案管理效率低下、質量低下的主要問題。

（三）優化檔案管理人才知識結構，打造復合型人才隊伍

檔案管理人才是推動信息技術與檔案管理融合的基礎，直接影響檔案信息化建設的成效以及質量。為此，相關單位必須對接信息化建設的基本需求，有指向性地開展培訓工作，優化檔案管理人才的知識結構。第一，單位要繼續加強在信息化建設領域的理論知識培訓以及專業技能培訓，提升檔案管理人員對于檔案系統的操控能力、應用能力以及創新能力。第二，單位可以采取靈活多樣的培訓方式，綜合利用專題研討會、學習論壇、座談交流、外出考察學習等方式為檔案管理人員提供學習培訓平臺，充分借鑒相關單位在檔案信息化建設領域的先進做法。第三，單位要進一步提升檔案管理人員的安全培訓以及保密培訓，確保檔案價值。

四、結束語

通過本研究可以發現，檔案信息化建設的核心是信息技術與檔案管理的融合，即通過信息化技術對檔案資源進行開發的一種模式。針對實踐中存在的檔案安全管理機制缺失、技術應用層次較低以及人才建設薄弱等問題，單位必須要有指向額的加以解決。一方面，單位要繼續從安全管理、技術應用、人才建設等角度出發，夯實檔案信息化建設的基礎，確保該項工作順利推進。另一方面，單位要加快創新，激發檔案管理人員干事創業的決心，不斷創新檔案管理新模式、新流程以及新內容。總體而言，單位只有深入推進檔案信息化建設工作，才能更好地發揮檔案資源的價值，提升單位創造效益的能力。

參考文獻

[1]屈榮.大數據時代檔案管理發展的思考[J].傳媒論壇，2019（16）：129-130.

[2]張興.新媒體時代檔案管理的新思路[J].蘭臺內外，2019（21）：60-61.

[3]張艷麗.數據時代電子檔案建設相關問題探討[J].科技經濟導刊，2019，27（21）：230.