做好檔案基礎工作為檔案管理現代化發(fā)展提供保障

鄭濤

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征：就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸人的數據與信息是 “垃圾” 輸出的只會是更高級的 “垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理牲質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨越長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規(guī)格不一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號一卷多冊現象較多。二是案卷標題不規(guī)范。有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利四是是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎水平

從科學與經驗中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法：即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精。

這是實現檔案管理標準化，規(guī)范化的第一步工作。檔案在整理立卷過程中不可避免的存在保管期限劃分不準確，具有重分文件或無查考利用價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現案卷規(guī)范化。

將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些目錄不準確、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結合單位實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以各個檔案館應該以〈規(guī)則》為依據，并從自己的實際情況出發(fā)根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4、統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族牲檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據〈中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多可以統一歸人“J ”類，然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。從而達到標準化和規(guī)范化管理。盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但儀保證查全率是不行的，還須同時保證查查準，因此在著錄時要統一規(guī)范題名。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅巨大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作 “多”、“快”“準”、“好” 兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以 開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的 檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件戎反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄人條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如 “房檔”，“案件” 等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、用 “關鍵詞” 替代 “主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統一的功效，卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊：我們認為可以采取以 “關鍵詞” 替代 “主題詞” 的做法，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞，有人寫“基本建設”，有人寫 “基建”，有人寫 “廠房建設”，在進行計算機后控時統一規(guī)范為“基礎”。還可利用計算機 “活動增加” 的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題。

（作者單位：濰坊日報社）