新形勢(shì)下如何提高辦公室管理技能

王賀敏

摘要：當(dāng)下，事業(yè)單位辦公室的政治思想教育和檔案管理工作對(duì)于管理處的各項(xiàng)中心工作起著重要的推動(dòng)作用。因此，加強(qiáng)辦公室管理內(nèi)容就事業(yè)單位未來發(fā)展來說意義不可小覷。在新的時(shí)代和形勢(shì)背景之下，事業(yè)單位辦公室政治思想教育和檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新的意義在逐步加深擴(kuò)大，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該借此機(jī)遇抓住時(shí)代的先機(jī)，對(duì)于事業(yè)單位辦公室政治思想教育和檔案管理工作的創(chuàng)新速度進(jìn)行加快，為自身單位的未來營造一個(gè)足夠良好的發(fā)展條件。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);管理創(chuàng)新;事業(yè)單位;辦公室政治教育;檔案管理

引言

新形勢(shì)下，國內(nèi)科技事業(yè)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)開始滲入社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的方方面面，并對(duì)人們的生活與工作產(chǎn)生了深刻的影響，與此同時(shí)企事業(yè)單位的辦公環(huán)境也產(chǎn)生了新的變化，這使得辦公室檔案管理工作既面臨著新的機(jī)遇，也要迎接新的挑戰(zhàn)，面對(duì)新形勢(shì)下制約辦公室政治思想教育、檔案管理水平提升的各類問題，要提升辦公室管理技能，就必須審時(shí)度勢(shì)。

1辦公室管理的內(nèi)容

在單位內(nèi)部，辦公室管理工作作為其內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，其重要作用非常明顯。而一般認(rèn)為辦公室管理工作的主要工作內(nèi)容，即對(duì)單位內(nèi)部各種資料進(jìn)行收集及整理，同時(shí)下達(dá)上級(jí)決策、對(duì)信息進(jìn)行傳遞等，從工作形式上來看，辦公室管理工作是集文秘、信息、組織為一體的工作機(jī)構(gòu)，辦公室管理的目的就是保障單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。其主要作用即承上啟下，對(duì)上給予決策幫助，而對(duì)下層工作人員起到一定的指揮與疏導(dǎo)作用。在單位進(jìn)行規(guī)劃或者決策的過程中，辦公室可以為其提供完整、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息以供其參考，為相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人員的決策工作提供一定的理論基礎(chǔ)。

與此同時(shí)，辦公室還可以就單位發(fā)展現(xiàn)狀提出建設(shè)性意見，實(shí)現(xiàn)各部門之間的整體掌握，協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，在保證單位的經(jīng)濟(jì)效益基礎(chǔ)上，提高各部門的工作效率，從而減少內(nèi)部不必要的資源浪費(fèi)。有效、高質(zhì)量的辦公室管理工作可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)事務(wù)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，極大地提高單位的競爭力，保障其后續(xù)的穩(wěn)定發(fā)展。在新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位對(duì)辦公室管理工作予以厚望，同時(shí)也提出了更高的要求。對(duì)此，辦公室管理工作人員必須在了解自身實(shí)際發(fā)展情況的基礎(chǔ)上采取科學(xué)、有效的措施來解決所存在的問題，在不斷探索的過程中進(jìn)行創(chuàng)新，以此來提高辦公室管理工作水平，從而促進(jìn)其后期的穩(wěn)定發(fā)展。

2事業(yè)單位辦公室管理創(chuàng)新中存在的問題

當(dāng)下，對(duì)事業(yè)單位辦公室政治思想教育與檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中還存在著許多不可忽視的問題，主要包括但不限于以下內(nèi)容：

2.1管理工作的形式化。

在實(shí)際工作當(dāng)中，事業(yè)單位辦公室人事與檔案管理工作的形式化極為嚴(yán)重和突出，大部分事業(yè)單位的人事與檔案管理工作的實(shí)質(zhì)就是為了記錄而記錄，故而喪失了檔案管理工作本身是利用基礎(chǔ)檔案資源和數(shù)據(jù)中的內(nèi)容來為其他事業(yè)單位部門提供幫助和服務(wù)的功能。盡管在當(dāng)下，部分的人事與檔案管理工作做出了信息化的改變和進(jìn)步，但是信息化后的檔案管理資料仍舊不能夠根據(jù)事業(yè)單位其他部門的需要來提供適當(dāng)?shù)膭?dòng)態(tài)化信息內(nèi)容，至少是單純地對(duì)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行堆積，喪失了檔案管理工作是為了獲得效益的本質(zhì)，因此再多的改進(jìn)也只是徒有其表的花樣。

2.2落后的檔案管理信息化程度。

隨著世界范圍內(nèi)的技術(shù)革命，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足新形勢(shì)下事業(yè)單位對(duì)于辦公室檔案管理工作的需要。單位各方面管理內(nèi)容中的信息化程度不斷加深，大量的工作內(nèi)容早已從紙面轉(zhuǎn)移到屏幕之上，從紙質(zhì)資料變?yōu)殡娮淤Y料也就對(duì)于當(dāng)下事業(yè)單位辦公室管理工作提出了信息化的需求，然而，一些辦公室檔案管理信息化程度落后嚴(yán)重，仍舊處于傳統(tǒng)狀態(tài)之下，因此大量的工作所需數(shù)據(jù)和資料以及人事材料并不能夠做到及時(shí)地整理和匯總，進(jìn)而對(duì)于辦公室檔案管理工作中為事業(yè)單位進(jìn)行決策提供相關(guān)材料和數(shù)據(jù)的效率產(chǎn)生了不可逆轉(zhuǎn)的負(fù)面影響。

3事業(yè)單位辦公室管理創(chuàng)新的具體措施

3.1建立健全辦公室管理體系

針對(duì)事業(yè)單位辦公室管理工作現(xiàn)階段所面對(duì)的問題，單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須在加強(qiáng)辦公室管理意識(shí)的基礎(chǔ)上加大資金投入與制度建設(shè)。首先，領(lǐng)導(dǎo)人員必須建立健全辦公室管理體系，在對(duì)辦公室管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行合理分析的基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的管理制度與懲戒制度，在內(nèi)部形成秩序井然的工作氛圍。與此同時(shí)，還要采取科學(xué)的管理工作方法來提高工作人員的自我管理意識(shí)，對(duì)內(nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證領(lǐng)導(dǎo)人員獲得準(zhǔn)確信息，確保基層人員的工作執(zhí)行。完善的辦公室管理制度能夠讓工作人員在辦公時(shí)有章可循，以此來規(guī)范工作人員的行為，保證文件、信息處理等工作的有效進(jìn)行，在一定程度上節(jié)約人力和物力，進(jìn)一步提升辦公室管理工作的效率。而新的工作標(biāo)準(zhǔn)，也能夠促進(jìn)工作人員自我責(zé)任意識(shí)的增強(qiáng)，從而改變工作人員學(xué)習(xí)創(chuàng)新的思想態(tài)度，通過管理人員的高效工作進(jìn)一步提高辦公室管理工作效率。

3.2對(duì)于事業(yè)單位中管理策略進(jìn)行優(yōu)化。

對(duì)于事業(yè)單位中管理策略進(jìn)行優(yōu)化，首要之務(wù)就是對(duì)自身思想態(tài)度和認(rèn)識(shí)進(jìn)行端正。相關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面要以身作則，正確對(duì)于辦公室管理工作的重要性提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)而對(duì)于其他部門辦公室管理工作人員進(jìn)行正確的引導(dǎo)，使其認(rèn)識(shí)到自身工作的關(guān)鍵。除此之外，可以利用各種會(huì)議、宣傳來對(duì)辦公室管理工作人員的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)。

其次，需要對(duì)事業(yè)單位辦公室管理工作當(dāng)中的相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高。相關(guān)工作人員為了適應(yīng)新的市場環(huán)境和事業(yè)單位的未來發(fā)展情況，不僅要對(duì)于檔案管理方面專業(yè)知識(shí)進(jìn)行掌握，同樣也需要對(duì)于信息技術(shù)方面的知識(shí)進(jìn)行掌握，要具備利用計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備提高管理工作質(zhì)量的能力，最后，也需要對(duì)于辦公室管理工作信息化程度進(jìn)行加快和加深，不僅能夠提高工作效率，同時(shí)也可以對(duì)管理工作質(zhì)量進(jìn)行提高。

3.3對(duì)于檔案管理工作信息多元化的實(shí)現(xiàn)。

主要包括三方面的內(nèi)容：對(duì)于更加完善的數(shù)字化檔案庫的建立、對(duì)于檔案管理工作的水平和質(zhì)量的提高、對(duì)于檔案管理工作重組的實(shí)現(xiàn)。

具體來說，首先為了適應(yīng)新形勢(shì)下大時(shí)代背景所提出的數(shù)字化需求，因此對(duì)于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作創(chuàng)新而言對(duì)數(shù)字化檔案庫的建立是必不可少的內(nèi)容，需要在小范圍內(nèi)對(duì)軟件進(jìn)行改進(jìn)或者是開發(fā)，借此機(jī)會(huì)再對(duì)成熟的數(shù)據(jù)管理相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行引入，從而完成對(duì)于事業(yè)單位辦公室管理工作的效率和適應(yīng)性進(jìn)行保證的目標(biāo)。值得一提的是，需要對(duì)相關(guān)檔案和數(shù)據(jù)的安全性做出足夠的保護(hù)，再談及使檔案管理工作信息化適應(yīng)事業(yè)單位實(shí)際情況。其次，需要針對(duì)事業(yè)單位中不同部門的不同環(huán)境、不同時(shí)段特征來具體進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)流程的制定，保證相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的收集和處理工作的統(tǒng)一，再對(duì)信息管理與服務(wù)的具體內(nèi)容中心進(jìn)行建立。

結(jié)束語

綜上所述，新形勢(shì)下的辦公室管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，要提升辦公室管理工作的效率與質(zhì)量，就必須審時(shí)度勢(shì)，積極創(chuàng)新。作為單位領(lǐng)導(dǎo)、管理工作者，需要不斷創(chuàng)新管理思想，創(chuàng)新管理方式方法，促使辦公室管理工作良性開展。

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（作者單位：保定市西大洋水庫管理處）