新形勢下如何提高辦公室管理技能

王賀敏

摘要：當下，事業單位辦公室的政治思想教育和檔案管理工作對于管理處的各項中心工作起著重要的推動作用。因此，加強辦公室管理內容就事業單位未來發展來說意義不可小覷。在新的時代和形勢背景之下，事業單位辦公室政治思想教育和檔案管理工作進行不斷創新的意義在逐步加深擴大，相關事業單位應該借此機遇抓住時代的先機，對于事業單位辦公室政治思想教育和檔案管理工作的創新速度進行加快，為自身單位的未來營造一個足夠良好的發展條件。

關鍵詞：新形勢;管理創新;事業單位;辦公室政治教育;檔案管理

引言

新形勢下，國內科技事業迅猛發展，信息技術已經開始滲入社會經濟活動的方方面面，并對人們的生活與工作產生了深刻的影響，與此同時企事業單位的辦公環境也產生了新的變化，這使得辦公室檔案管理工作既面臨著新的機遇，也要迎接新的挑戰，面對新形勢下制約辦公室政治思想教育、檔案管理水平提升的各類問題，要提升辦公室管理技能，就必須審時度勢。

1辦公室管理的內容

在單位內部，辦公室管理工作作為其內部各項事務的協調機構，其重要作用非常明顯。而一般認為辦公室管理工作的主要工作內容，即對單位內部各種資料進行收集及整理，同時下達上級決策、對信息進行傳遞等，從工作形式上來看，辦公室管理工作是集文秘、信息、組織為一體的工作機構，辦公室管理的目的就是保障單位內部各項工作的順利進行。其主要作用即承上啟下，對上給予決策幫助，而對下層工作人員起到一定的指揮與疏導作用。在單位進行規劃或者決策的過程中，辦公室可以為其提供完整、真實的數據信息以供其參考，為相應的領導人員的決策工作提供一定的理論基礎。

與此同時，辦公室還可以就單位發展現狀提出建設性意見，實現各部門之間的整體掌握，協調各項工作，在保證單位的經濟效益基礎上，提高各部門的工作效率，從而減少內部不必要的資源浪費。有效、高質量的辦公室管理工作可以實現各項事務之間的協調發展，極大地提高單位的競爭力，保障其后續的穩定發展。在新的發展形勢下，事業單位對辦公室管理工作予以厚望，同時也提出了更高的要求。對此，辦公室管理工作人員必須在了解自身實際發展情況的基礎上采取科學、有效的措施來解決所存在的問題，在不斷探索的過程中進行創新，以此來提高辦公室管理工作水平，從而促進其后期的穩定發展。

2事業單位辦公室管理創新中存在的問題

當下，對事業單位辦公室政治思想教育與檔案管理工作進行創新的過程中還存在著許多不可忽視的問題，主要包括但不限于以下內容：

2.1管理工作的形式化。

在實際工作當中，事業單位辦公室人事與檔案管理工作的形式化極為嚴重和突出，大部分事業單位的人事與檔案管理工作的實質就是為了記錄而記錄，故而喪失了檔案管理工作本身是利用基礎檔案資源和數據中的內容來為其他事業單位部門提供幫助和服務的功能。盡管在當下，部分的人事與檔案管理工作做出了信息化的改變和進步，但是信息化后的檔案管理資料仍舊不能夠根據事業單位其他部門的需要來提供適當的動態化信息內容，至少是單純地對數據和資料進行堆積，喪失了檔案管理工作是為了獲得效益的本質，因此再多的改進也只是徒有其表的花樣。

2.2落后的檔案管理信息化程度。

隨著世界范圍內的技術革命，傳統的辦公室檔案管理工作模式已經遠遠不能夠滿足新形勢下事業單位對于辦公室檔案管理工作的需要。單位各方面管理內容中的信息化程度不斷加深，大量的工作內容早已從紙面轉移到屏幕之上，從紙質資料變為電子資料也就對于當下事業單位辦公室管理工作提出了信息化的需求，然而，一些辦公室檔案管理信息化程度落后嚴重，仍舊處于傳統狀態之下，因此大量的工作所需數據和資料以及人事材料并不能夠做到及時地整理和匯總，進而對于辦公室檔案管理工作中為事業單位進行決策提供相關材料和數據的效率產生了不可逆轉的負面影響。

3事業單位辦公室管理創新的具體措施

3.1建立健全辦公室管理體系

針對事業單位辦公室管理工作現階段所面對的問題，單位的相關領導人員必須在加強辦公室管理意識的基礎上加大資金投入與制度建設。首先，領導人員必須建立健全辦公室管理體系，在對辦公室管理工作現狀進行合理分析的基礎上建立相應的管理制度與懲戒制度，在內部形成秩序井然的工作氛圍。與此同時，還要采取科學的管理工作方法來提高工作人員的自我管理意識，對內部的各項事務進行協調，保證領導人員獲得準確信息，確?；鶎尤藛T的工作執行。完善的辦公室管理制度能夠讓工作人員在辦公時有章可循，以此來規范工作人員的行為，保證文件、信息處理等工作的有效進行，在一定程度上節約人力和物力，進一步提升辦公室管理工作的效率。而新的工作標準，也能夠促進工作人員自我責任意識的增強，從而改變工作人員學習創新的思想態度，通過管理人員的高效工作進一步提高辦公室管理工作效率。

3.2對于事業單位中管理策略進行優化。

對于事業單位中管理策略進行優化，首要之務就是對自身思想態度和認識進行端正。相關事業單位的領導層面要以身作則，正確對于辦公室管理工作的重要性提高認識，進而對于其他部門辦公室管理工作人員進行正確的引導，使其認識到自身工作的關鍵。除此之外，可以利用各種會議、宣傳來對辦公室管理工作人員的責任意識進行加強。

其次，需要對事業單位辦公室管理工作當中的相關工作人員的專業素質進行提高。相關工作人員為了適應新的市場環境和事業單位的未來發展情況，不僅要對于檔案管理方面專業知識進行掌握，同樣也需要對于信息技術方面的知識進行掌握，要具備利用計算機軟件設備提高管理工作質量的能力，最后，也需要對于辦公室管理工作信息化程度進行加快和加深，不僅能夠提高工作效率，同時也可以對管理工作質量進行提高。

3.3對于檔案管理工作信息多元化的實現。

主要包括三方面的內容：對于更加完善的數字化檔案庫的建立、對于檔案管理工作的水平和質量的提高、對于檔案管理工作重組的實現。

具體來說，首先為了適應新形勢下大時代背景所提出的數字化需求，因此對于事業單位辦公室檔案管理工作創新而言對數字化檔案庫的建立是必不可少的內容，需要在小范圍內對軟件進行改進或者是開發，借此機會再對成熟的數據管理相關計算機軟件進行引入，從而完成對于事業單位辦公室管理工作的效率和適應性進行保證的目標。值得一提的是，需要對相關檔案和數據的安全性做出足夠的保護，再談及使檔案管理工作信息化適應事業單位實際情況。其次，需要針對事業單位中不同部門的不同環境、不同時段特征來具體進行信息統計流程的制定，保證相關檔案數據信息的收集和處理工作的統一，再對信息管理與服務的具體內容中心進行建立。

結束語

綜上所述，新形勢下的辦公室管理工作是一項系統性的工作，要提升辦公室管理工作的效率與質量，就必須審時度勢，積極創新。作為單位領導、管理工作者，需要不斷創新管理思想，創新管理方式方法，促使辦公室管理工作良性開展。

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（作者單位：保定市西大洋水庫管理處）