醫院檔案管理中電子檔案系統的應用研究

劉靜

摘 ?要：在醫院的日常經營和管理中，一項尤為重要的工作便是對檔案進行管理。檔案管理工作的質量和效率對檔案自身價值的體現，和醫院整體的管理工作的質量均具有一定的影響。隨著時代的進步，以往的檔案管理方式無法滿足當下的需求。順應時代發展的趨勢將電子檔案系統應用到醫院的檔案管理共組中，有利于提高管理的質量和效率。

關鍵詞：檔案存儲;檔案查詢;電子檔案

1 研究背景

當前階段受多方面因素的影響，使得人們對醫療服務的需求日漸增加。為滿足人們的實際需求醫院不斷擴大自身的規模，并增加了工作人員。使得醫院檔案的數量與日俱增，為檔案管理工作帶來了一定的難度。以往所用的管理檔案的方式無法更好的滿足當下的需求，因此充分應用電子檔案系統。不僅可以解決傳統檔案管理模式中存在的問題，還有利于進一步提高檔案管理工作的質量和效率。所以在醫院檔案的管理工作中，應用電子檔案系統，既具有重要性又具有必要性。

2 醫院傳統檔案管理的不足

2.1 檔案儲存與利用率方面

以往醫院在進行檔案的日常管理時，因為具有較多的檔案，且檔案的介質缺乏統一性，如紙質檔案、磁帶檔案、音像檔案等。并且傳統檔案對存放的環境具有較高的要求，當日常的管理缺乏合理性時，極易導致紙質檔案受潮、字跡模糊等問題出現，進而失去使用功能無法正常使用。并且以往在進行檔案管理時存在的較為嚴重的一個問題，便是對檔案的有效利用率較低。

2.2 檔案查詢方面

以往在進行檔案管理時通常采用的是人工的方式進行日常的管理，因此面對大量的檔案在進行查詢和調取等工作時，具有較大的工作難度和較多的工作量。醫院科室需要應用檔案時，需要對檔案的目錄、存放位置等信息進行查詢，并由庫房進行檔案的調取，還應準備節約手續，使得整體流程過于冗雜，并且人工環節過多增加了人為失誤的概率，使得檔案查詢的效率大大降低，使檔案查詢工作的時效性降低。

3 電子檔案自身的優勢

3.1 提高工作效率

應用電子檔案系統可通過現代化的管理手段對醫院檔案進行管理，在計算機上應用信息化技術等技術，對檔案信息進行相應的管理。通過該方式極大的避免了人員冗雜，簡化了查詢檔案和調取檔案的流程，并簡化了借閱手續。以往在進行相關信息的錄入時，更多的是通過人工的方式進行信息統計和錄入，極易在書寫的過程中出現錯誤。而應用電子管理系統，極大的減少了錄入的時間，并且提高了檔案信息的準確性、可靠性。對信息化技術、計算機技術的充分應用，減少了工作量降低了工作難度，從而極大的提高了工作的效率。工作人員只需在計算機上進行相應的操作，電子檔案對存放的環境的要求相對較低，且通過這種方式進行存放，提高了信息存儲的密度。

3.2 提升了檔案管理質量

以往進行醫院檔案管理時，采取的是紙質檔案的方式進行存放，因此對相關環境具有較高的要求。在日常管理中要避免紙質檔案受潮、燃燒等，在檔案外借的過程中也極易出現人為損毀。隨著醫院規模的不斷擴大，人們需求的增加，使得檔案數量較多，這就需要較多的紙張，不利于低碳環保。而應用電子管理系統后，檔案由紙質檔案轉變為紙質的檔案，不僅節約了紙張，提高了低碳性和環保性，減少資源消耗。而且通過計算機對檔案進行日常的管理，極大的提高了管理工作的質量，降低了管理的成本。無需擔心外界環境的變化會對檔案質量產生影響，電子管理系統的應用，使得檔案存儲的期限延長。

4 電子檔案系統在醫院檔案管理中的應用

以往的檔案管理方式無法更好的滿足當下的需求，因為為解決其中存在的問題，實現檔案管理工作質量的提升，并在此基礎上提高工作效率。對電子檔案系統應充分應用，并對以下幾方面提高重視。

4.1 電子檔案儲存方面

信息化水平的提高，為醫院檔案管理工作中充分應用電子檔案系統提供了有力的支持。對電子檔案系統進行充分應用，將既有的紙質檔案逐漸轉為電子檔案，有利于節約空間，并且延長檔案的使用壽命。這種檔案儲存方式的優勢在于：第一，擴展儲存空間，解決醫院檔案管理中因儲存空間有限而引發的檔案受潮、檔案發黃等問題。第二，確保醫院檔案的保密效果?；颊叩牟v檔案屬于個人隱私范疇，醫院有對檔案保密的義務。將傳統紙質檔案轉化成電子檔案保存后，檔案管理的保密效果將間接發生提高。第三，減少檔案成本。紙質檔案的增多意味著醫院檔案管理成本的增加。大量紙質檔案的產生不僅為檔案儲存工作帶來不便，還會從一定程度上加劇資源浪費。醫院檔案管理中引入電子檔案系統后，紙質檔案被轉化成電子檔案形式儲存，同時，因使用紙質檔案產生的成本（紙質檔案自身成本、儲存成本等）也會產生明顯縮減。

4.2 電子檔案利用方面

檔案利用作為醫院檔案管理的主要環節之一，其管理質量的重要性不言而喻。結合傳統醫院檔案利用管理狀況來看，傳統檔案利用主要存在環節冗余、調用效率低等問題。對于檔案管理人員而言，傳統檔案管理模式下工作量較大，工作難度較高。電子檔案系統的出現為醫院檔案利用中的不足提供了有效的解決途徑。引入電子檔案系統后，面對來自各科室的檔案資料，檔案管理人員僅需通過簡單的分類、保存操作即可完成工作任務。當各科室醫護人員因學術研究、臨床教學等需要調取檔案時，檔案管理人員可根據使用者提出的要求，向電子檔案系統中輸入關鍵信息，快速滿足其檔案利用需求。

4.3 電子檔案查詢方面

在傳統醫院檔案管理模式下，檔案查詢需求的滿足需要通過人工查詢檔案編號信息、檔案儲存位置信息、發放調取檔案通知、查找檔案等環節。這種管理模式不僅會導致管理人員工作量增加，還會影響檔案的整體使用效率。應用電子檔案系統后，醫院各類檔案以電子檔案形式儲存于電子檔案系統中。這種檔案管理模式摒棄了傳統人工檔案管理中檔案查詢的冗余流程，而轉化為通過向電子檔案系統中輸入關鍵詞的方式，快速完成查詢任務。電子檔案系統管理模式在檔案查詢方面存在明顯優勢的原因在于：電子檔案系統集成計算機技術、數據庫技術等現代信息化手段，滿足醫院檔案查詢工作在查詢速度、查詢耗時等方面的需求，降低檔案查詢實踐中的失誤發生率，為檔案利用及醫院檔案管理質量的改善奠定良好的基礎。此外，電子檔案系統的應用要求檔案管理人員具備一定的電子檔案系統操作能力，為保障電子檔案系統的應用效果，醫院應加強對檔案管理人員的培訓。

5 結束語

醫院檔案的管理工作對醫院的整體管理、日常運行和后續發展等方面均具有重要的影響，因此醫院方面應正確認識檔案管理工作的重要性。充分順應時代的發展趨勢，對電子檔案系統充分應用，借助計算機技術、信息化技術等對檔案進行日常的管理。有利于提高檔案管理工作的質量和效率，并在一定程度上保障檔案的安全性，提高檔案管理工作的環保性和低碳性，減少對環境的破壞。并且通過電子檔案系統的應用，促進醫院的進一步發展。

參考文獻

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