信息技術在學校檔案管理中的運用策略

王紅艷 龐明濤 王毅

【摘要】當今社會的不斷進步很大一部分得益于科技發展的力量，它對于現代社會的發展和改革都起著巨大的作用。信息技術在學校檔案管理的工作中發揮的作用也是巨大的，信息技術在潛移默化地改變著當代學校檔案管理的理念，但在發展進步的同時信息技術學科如何與檔案管理工作更好地融合還需要進行探索解決。

【關鍵詞】信息技術；學校檔案管理；現狀分析；運用策略

【中圖分類號】G270 【文獻標識碼】A

前言

我國的教育結構隨著時代的變化而調整，現代社會對于人才的需求是廣闊的，對于人才的要求也是嚴格的，想要成為一個應用型的現代化人才，想要發揮出信息技術的真正價值就不得不下功夫，培養出真正能創造出價值的才能，真正意識到信息技術的重要性。面對信息技術結合檔案管理的改革和實踐探究，需要進行仔細分析，意識到信息技術手段的價值，同時指出當前面對的困難，找到解決方案。

一、學校檔案室管理工作的現狀分析

（一）檔案管理室資料復雜龐大難以梳理

檔案室資料信息十分繁雜，涉及面十分廣泛，信息技術的應用更多是針對整個學校資料信息的綜合梳理，不同的分類中如何提高應變整理能力，鍛煉對檔案室的全面把握能力。如今，人們更加看重的是創新能力、邏輯能力，而不是一成不變，看山是山的單一眼光和思考方式，所以，信息技術在針對人們的邏輯和全面把握能力的培養上十分有效。但是眾多檔案信息整理工作都面臨著時間上的壓力，信息量龐大的壓力，對如何高效整理陳列不得其法。信息技術的出現與融合就是針對這些問題積極應對的辦法。信息技術本身具有龐大的信息網絡，能夠隨時調出所需信息，而且它的最大作用是能夠把所有資料信息進行歸納總結，呈現出一個結構分明的知識網絡，增強邏輯感及知識的全面把握。

（二）學校檔案管理機制不完善

其實，無論是開展怎樣的工作，都需要有一個管理機制來對所有的工作行為做出指導和規范。這就要求檔案室管理工作人員積極開展工作，建立一個合理的規章制度規范管理工作行為，杜絕危險行為和違紀行為的發生，這樣才能更專心也更專業地對學校檔案管理室信息化管理系統中心開展積極有效的工作。對此，這個制度規章應當針對工作中的各個方面，而且包括所有的工作管理人員都要在制度體系內，在工作中無時無刻不遵循體制管理，在基礎性的制度體系上杜絕問題的萌芽，合理有序地開展日常工作。

二、學校檔案管理信息化發展成果

（一）學校檔案管理室信息化管理保障了信息安全

學校檔案管理室信息化管理系統的工作和學校的很多教學活動有著千絲萬縷的關系，在檔案管理工作中發揮著重要的作用。同時值得注意的是，在相關的科研實驗活動中也有大范圍的使用結合。所以，對于學校檔案管理室信息化管理系統中心的安全維護十分重要，作為一個發展的源動力可以源源不斷地為教學提供更多的幫助。隨著科技的不斷發展，對于學校檔案管理室信息化管理系統隱私信息的保護相當重要，尤其是教授教師的實驗和教學的重要內容和數據，都需要很高的保護度，所以，進行合理的安全排查必不可少，這不但能夠減小惡意攻擊對核心內容造成的隱患，還可以日常維護檔案管理室信息化管理系統的安全運行，改善操控中心的環境問題，確保學校檔案管理室信息化管理系統中心可以安全穩定地發揮作用。

（二）學校檔案管理室信息化管理提升了工作效率

對學校檔案管理室信息化管理系統操控中心的安全管理可大大提升運行速率，這是一個基礎性的提升辦法，減少了一些研究項目的費用，對于工作人員來說也減少了不小的負擔，檔案室管理工作能夠更順利地開展，這樣就能專心對其他方面進行研究，節省時間，提升效率。這也是科技在現代給人們帶來的便捷，不再一味地依靠人力手工的幫助，節約時間和成本付出。這其實也是學校檔案管理室引進提升信息化管理的意義所在。因為在學校檔案管理室這樣的研究場合中，追求效率最大化和經濟價值最大化也是正常的，引進信息化管理也就成為了必然。

（三）學校檔案管理室信息化管理考慮到了經濟效益

在進行學校檔案管理室信息化管理系統操控中心的安全排查工作中，也要分析投入與產出的比率。因為學校檔案管理本身支出就很大，在設備投入和技術引進方面都是不可節省的開支，所以，在管理方面引進信息化技術需對學校檔案管理室管理的成本進行預算預測，盡可能壓低成本的付出，這其實也是變相地延伸了價值鏈，會得到更多的經濟利益。同時，對機器合理利用也是對它的保護，在合理的時間內創造出更大的價值，實際上也是一種降低成本費用的方法，是完全符合現代學校檔案管理室運營理念的要求的。

（四）學校檔案管理室信息化管理提升了運行平穩性

在開展學校檔案管理室信息化管理系統操控中心的安全排查工作時，一定要注意運行狀態的平穩性和聯系性，各部分相互關聯相互影響，絕不能出現此消彼長、一強多衰的局面，在對某一單個部門調試增改時，要顧及大局，在各個系統中進行預先調控試點，預防不出現問題的時候才能開始進行循序漸進式的調整改變，這才是安全又有效的策略。在處理學校檔案管理室信息化管理系統安全工作中遇到的問題時應該有目標性地進行排查，對于會導致學校檔案管理室信息化管理系統出現問題的因素進行重點化管理，進行有目的的安全維護，保證學校檔案管理室信息化管理系統中心可以安全穩定地繼續工作。同時，對于學校檔案管理室信息化管理系統中心的安全排查還要有預防性，對于可能出現的惡意攻擊和病毒侵入，應該提前及時引入科技防控手段針對處理，這樣才能保護學校檔案管理室信息化管理系統中心的安全。

三、提升學校檔案管理信息化水平的手段

（一）制定完善學校檔案管理室信息管理機制

目前，圖書管理工作的不斷進步很大一部分得益于學校檔案管理室信息化管理系統科技的力量，它對于學校檔案管理室的信息整理分析和呈現的能力是十分強大的，已經形成一個體系，在具體的生產學習活動中，都能給予很強大的支持和幫助。希望以后能建立更好的規章制度來維持管理工作繼續有條不紊地開展，保障學校檔案管理室信息化管理系統信息可以繼續進行傳播交流，為更多人提供更多的服務。

（二）加強學校檔案管理人員的素質教育

隨著當代科技的不斷發展，現代科技的新型手段也被不斷應用在工作中，它不僅出現在經濟發展的一線，同時還漸漸地普及到檔案管理中。令人欣慰的是，這種新型的方式受到了老師和學生的喜愛歡迎。這也就對學校檔案管理室信息化管理系統中心管理人員的素質教育進行了要求，在技術幫助上提供對專業技能二次學習的機會，針對一些需要高級人才的部門更要提供一些進入專業機構進修的機會，人才的提升也就是整個團隊的進步，不斷地進修學習也是一個融合新理念的過程，等具體作用到工作中又是一個更新發展的動力。技術的研究需要大量的資金、人力投入，針對學校檔案管理室信息化管理系統中心的基礎設施的研究開發，更要及時進行安排，更新換代以后的學校檔案管理室信息化管理系統基礎設施工作效率將又上一個新的臺階，大大降低問題點的出現，更好地開展工作。

（三）增加信息技術的支持設備

信息技術在檔案管理中的融合需要通過具體的設備來維持工作的開展，這個融合活動的開展依賴于管理人員的引導和眾多學術的參與度的同時，還是會受到設備材料的影響，在信息技術融合的過程中，一些基礎設備總還是要有的，否則信息技術將無法開展，所以，學校一定要保證本校信息設備的完整性和可用性。不能在需要進行信息技術融合實驗的時候受到場地設備的限制，而無法開展。但是，設備的采購需要資金的投入，需要管理經費的增加，在這一點上需要學校給予高度的關注，盡可能地在經費的分配上重視到信息技術設備的采購。與此同時，需要老師進行信息技術設備的改造，充分合理地進行改造利用，盡可能地以最小的代價達到最好的效果。

四、結語

在進行學校檔案管理室信息化管理的技術研究開發工作中，因為過于對信息技術的追求或者研發的難度較高，所以一定要注意運行狀態的平穩性和聯系性，各部分相互關聯相互影響，絕不能出現此消彼長，一強多衰的局面，在對某一單個部門調試增改時，要顧及大局，在各個系統中進行預先調控試點，預防不出現問題的時候才能開始進行循序漸進式的調整改變，這才是安全又有效的策略。

參考文獻：

[1]高峰.信息技術在學校檔案管理中的應用[J].中國新通信，2018，20（18）：190.

[2]徐強.信息技術在高中學校檔案管理中應用[J].管理觀察，2018（14）：136-137.

作者簡介：王紅艷（1971-），女，山東省嘉祥縣，濟寧職業技術學院，檔案館員，本科，研究方向：檔案管理；龐明濤（1975-），男，漢族，山東省嘉祥縣，濟寧職業技術學院，講師，本科，研究方向：檔案管理；王毅（1975-），男，漢族，山東省濟寧市，濟寧職業技術學院，講師，本科，研究方向：資產檔案管理。