淺析檔案信息化建設的影響因素與對策

汪洋

摘 要：檔案信息的管理過程十分繁瑣，需要仔細校對各種信息的正確性和時效性。由于所需要統計的信息數量龐大，需要精準的分類和審核，因此需要建設一個檔案信息化系統。檔案信息化系統的建設為信息管理節省一定的時間和空間，不再使用傳統的信息檔案保存。檔案的信息記錄著城市以往的發展和規劃，是指明城市前進的航標，需要管理員妥善保管。由此可見，檔案信息的管理對城市的未來路徑有一定的影響力。因此，領導者必須抓緊檔案信息的管理和歸納。

關鍵詞：檔案；信息化建設；影響與對策

前言：檔案信息化建設在領導者眼中不過是一個微不足道的部分，但事實是不可任意更改的歷史底蘊。城市的發展都依靠城市的規劃和完善，而城市做出的每一份改變都是檔案中的一筆，城市也有一份檔案作為發展依據。在城市的日后發展中，領導者都需要翻看歷史的檔案信息化建設，使城市能夠平穩順利地向上升階段前進。

1.檔案信息化建設的概況

檔案信息結構是指公司按照國家行政單位的要求使用科技信息技術，更新和優化傳統的檔案管理模式，從內部進行促進檔案信息來源的采集。檔案信息記錄了一個國家或者一個公司的進化過程，每一分數據都具有可分析的意義。通過分析這些數據就能獲得市場的具體需求和人們需求，使國家和企業在未來的發展階段滿足這些需求。國家對數據分析和檔案管理是十分重視的，最先建設了檔案管理系統。經過多年的實踐和探索，逐漸推出一個合法的檔案管理網站。中國國家檔案館網站逐漸建立，目前有數以千萬計的檔案信息網站，各地采取了相應的對策，檔案建設和信息提供正在全面展開。世界檔案管理部門最先提出使用信息化系統，將文字信息轉化為數據信息，使用先進的科技技術統一管理檔案信息，大大程度地提高了信息的保密性和封閉性。

2.檔案信息化建設的重要性

檔案信息的建設對于這一級別的現代檔案館來說非常重要。科學技術的不斷優化和發展，推動了信息技術產業的快速發展，所涉及的信息存儲技術的發展也取得了令人驚訝的成果。信息存儲技術使企業信息資源的收集和管理更容易，存儲密度高于以前的紙張存儲。信息存儲技術增加了檔案信息資源庫存的庫存指數，從單一紙張存儲方法到現階段的多樣化存儲方法。各級檔案管理部門通過各種廣告方式加強檔案管理推廣，幫助人們充分了解檔案工作，相關法律等，使人們了解檔案信息的構成做廣告。加強對社會各界對檔案信息建設的認識，激發他們的宣傳精神和斗志。將檔案管理信息化有助于長久地保存檔案信息，不再使用紙質檔案儲存信息，不會受到自然環境因素的影響發生變質現象。用檔案信息化管理和儲存信息是十分恰當的，利用安全保密性強這一優勢來維護重要地信息，推動城市的健康發展。

3.檔案信息化建設的影響因素

中國每個地區的檔案系統都存在著不良的關系和統一性，這與國家檔案和國家統一信息不相容。在許多領域，檔案管理部門在建立檔案信息計劃時目標不明確。國家檔案信息結構尚未統一標準，缺乏與其他地區的聯系和溝通，給國內一些檔案帶來了大量的接待工作。在互聯網上傳播的信息中，政府在文件中提供了大量信息。檔案信息的建設有助于政府信息的披露，有助于中國檔案管理的發展。我國電子政務檔案計算機化的現狀仍然不突出，出現的問題是數字檔案資源的結構不合理，檔案信息和標準管理系統存檔不完整。

4.檔案信息化建設的解決措施

4.1強化資源整合

檔案信息化建設是檔案工作新形勢的必然要求，也是充分發揮檔案在信息社會中的優勢的必然選擇。歸檔資源的整合應實現總分總歸檔工作系統，現有國內歸檔資源的有效配置，以提高歸檔資源的共享。除了包括編目和系統化的基本組織外，歸檔合并還必須使用知情檔案。通過編輯和研究提高檔案的內在價值。為了歸檔資源集成，歸檔管理主要涉及應用系統與數據資源集成的集成，應用系統集成是指基礎框架等的構建，通過不同技術和時期建立的系統形成一個完整的整體。數據源的整合是為了改善檔案資源的使用并使它們得以整合，將邏輯集成到一個完整的數據庫系統中，符合社會發展的需要。

4.2采用先進設備手段

在信息時代，創新是文件管理的必然要求，它對檔案管理提出了更高的要求。為了適應這種需求，檔案管理必須具有創新性，并在上下文中獲得更大的發展空間和發展機會。在檔案信息的構建中，必須充分滿足各種用戶的實際需求，幫助他們無縫獲取必要的資源，檔案信息的構建存在各種問題。檔案管理部門使用的電子設備都過于老舊，有些系統不能兼容管理軟件，可能會出現在數據亂碼。檔案管理部門要進口國外的先進設備，更新檔案管理的基礎設施，建設一個高級管理框架。快速更換損壞的文件管理基礎架構，開發新的文件管理系統，優化文件管理工作流程。加強和豐富現有信息庫，數據庫需要及時更新，并在推動文件管理和開發的過程中共享信息。除了處理檔案信息的基本設備之外，還要使用高級網絡管理系統。現在國外有各種高級黑客組織專門入侵檔案管理系統，竊取信息販賣給其他國家或政府，容易造成國家重要信息丟失。為了避免信息被竊取，檔案管理人員要熟練掌握計算機技術，操控好檔案管理系統和安全保護系統。

4.3建設系統的檔案工作體系

目前的檔案管理工作都是隨機而定，缺乏一套系統的管理體系和運行法則，相關部門要根據世界檔案管理秩序創造一套合法的檔案信息化工作體系。這套體系中必須有一個詳細的工作方案和應急預案，檔案的信息化容易被更改和意外刪除。管理人員需要經過系統的培訓和實踐操作，將檔案信息按照指定順序放置在檔案箱中。在實際工作中，可以構建歸檔信息，主要目標是實現相應的文件管理工作，以適應與社會發展競爭，最大限度地發揮文件管理的作用。檔案工作不止是只有儲存信息資源，還有檔案信息的推動宣傳。信息在網絡中更容易被傳播，管理人員要適當的發布城市建設信息，讓市民們知道城市的發展走向。同時，要收集市民們的反饋意見和建議，更好的推動城市發展。

結語：管理檔案的工作如同警察保衛城市的安全一般重要。面對如此大量的檔案信息，必須要建立起一個嚴謹詳細的管理信息系統。使每一份文字信息轉換成系統信息，擴展檔案信息化程度，能夠更好更長久的保存起來。管理人員不能缺漏任何一份管理文件，也不能偽造任何一份管理文件，否則會對城市的造成深遠持久的影響。管理人員要遵守好檔案管理的法律法規，不能做出逾矩行為。同時，要推廣各個地區的管理部門都是用檔案管理系統。

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