試論電子公文檔案安全管理

李開燕 申坤

摘 要：隨著互聯(lián)網信息技術的快速發(fā)展，電子公文在黨政機關和社會組織中得到廣泛運用，電子公文的歸檔管理越來越重要，其安全管理也需要不斷加強。本文比較了電子公文檔案同紙質公文檔案管理的區(qū)別，剖析了電子公文檔案管理存在的問題，并針對性提出了實現電子公文檔案安全管理的對策建議。

關鍵詞：電子公文;檔案;安全管理

一、電子公文檔案概述

電子公文就是電子化的正式公務文書，而電子公文檔案就是根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》，利用先進的計算機和信息技術，對電子公文進行收集整理、立卷歸檔而形成的電子數據檔案。

電子公文檔案管理與紙質公文檔案管理有四點不同：一是歸檔時間不同。電子公文通過電子公文信息系統(tǒng)在線上流轉，歸檔時間具有即時性，紙質公文歸檔時間半年或者一年才歸檔;二是歸檔方式不同。電子公文歸檔流程更加復雜，歸檔過程中隨時需要對電子公文的相關信息進行核對，紙質公文歸檔只需按規(guī)定流程操作即可;三是管理方式不同。電子公文到電子公文檔案的管理還需要建立電子檔案數據庫各種環(huán)節(jié)，紙質公文檔案的歸檔主要依靠手工作業(yè);四是查詢利用方式不同。電子公文檔案查詢利用比較便捷，紙質公文檔案查詢需要到檔案室（館）現場查閱紙質件。[1]

二、電子公文檔案管理存在的問題分析

（一）黑客病毒問題

21世紀是信息化時代，“互聯(lián)網+”已然快速發(fā)展成為一種新的經濟形態(tài)，極大地提高了工作效率。[2]同時，互聯(lián)網也為黑客攻擊、病毒傳播提供了平臺和媒介，用戶的文件數據、個人信息、內部資料等重要信息被木馬病毒悄無聲息地竊取。更為嚴重的是，信息系統(tǒng)完全可能被劫持，不受用戶的控制，給用戶造成重大損失。頻頻發(fā)生的病毒感染、黑客入侵，給電子公文檔案管理敲響了警鐘。如果重要電子公文檔案遭到黑客攻擊或者病毒感染，造成文件被截留、刪除、篡改、偽造，可能給黨政機關、社會組織帶來很大的負面影響，甚至造成運轉不暢或混亂。

（二）設備落后問題

電子公文檔案同各種計算機信息系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，各種信息設備是電子公文檔案安全管理的基礎性載體。目前，部分黨政機關、社會組織因經費不足等因素的限制，儲存和管理電子公文檔案的設備比較落后，采取的技術手段也滿足不了安全管理的要求，有的甚至沒有存放電子公文檔案的專用計算機，未經任何處理就將電子公文檔案直接儲存在普通的接入互聯(lián)網的計算機里，這給檔案管理帶來了極大的安全風險和隱患。

（三）檔案管理人員能力素質問題

檔案管理工作兼具專業(yè)性和技術性，此項工作不是每個人都能干好的，需要具有一定知識結構、能力素質和職業(yè)素養(yǎng)的專門技術人才來從事此項工作，特別是從事電子公文檔案管理的工作人員，更應具備這些素質和能力。但是，在實際工作中，檔案管理崗位常常被邊緣化，工作能力較差的人員往往被安排從事檔案管理工作，他們缺乏檔案管理的相關知識和技能，難以按標準完成檔案管理工作任務;他們缺乏做好電子公文檔案管理的使命感、責任心，思想上不重視，認為檔案管理是一項可有可無的工作，干得再多也出不了彩，得過且過，檔案管理效果自然不佳。[3]

三、實現電子公文檔案安全管理的對策建議

（一）增強做好電子公文檔案管理的責任感

檔案管理工作是黨和國家事業(yè)不可或缺的重要組成部分，做好電子公文檔案管理更是責任重大、使命光榮。[4]因此，各級檔案管理部門和檔案管理人員必須高度重視，自覺增強做好電子公文檔案管理的責任感和使命感。

（二）在電子公文檔案管理中運用先進技術和管理方法

與紙質公文不同，電子公文歸檔管理對存儲條件要求較高，并且隨著科技的發(fā)展進步，電子公文檔案管理對技術設備的要求也在不斷發(fā)生著變化，這就需要根據電子公文歸檔的實際工作需要，主動研究新情況、力爭取得新的突破。在檔案管理工作中，認真研究新問題，積極引進和運用科學的管理方法和先進的技術，解決電子公文檔案安全、保真、保密和長期保存等突出問題，確保電子公文檔案能夠安全、便捷和有效利用。

（三）配齊配強電子公文檔案管理人員

檔案管理的效果最終取決于檔案管理人員，做好電子公文檔案管理工作關鍵在人。一方面，加強引進和選配力度。從高等院校引進檔案管理專業(yè)人才，專門從事電子公文檔案管理工作;也可以把知識結構完整、能力素質突出、職業(yè)素養(yǎng)較高的同志調配到電子公文檔案管理崗位上來，做到人盡其用。另一方面，加大教育培訓力度。通過選派檔案管理人員定期參加專業(yè)培訓，更新專業(yè)知識，提升專業(yè)技能;鼓勵檔案管理人員加強自我學習，不斷豐富知識結構、提升職業(yè)素養(yǎng)，以滿足互聯(lián)網信息技術條件下電子公文檔案管理工作的需要。

四、總結

電子公文廣泛運用，極大提高了工作的效率和便捷性，電子公文檔案的安全管理卻面臨諸多問題，檔案管理者需要不斷強化安全意識，增強責任感，引進運用先進技術和管理方法，配齊培強檔案管理人員，做好歸檔和管理工作，確保電子公文檔案信息資源真實、規(guī)范、完整，并且得到科學和有效利用。

參考文獻：

[1]牛龍嬌.新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考[J].辦公室業(yè)務，2018，10：78.

[2]解麗平.以科學發(fā)展觀為指導 全面推進保山檔案事業(yè)又好又快發(fā)展[J].云南檔案，2009，04：006.

[3]樸男淑，供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設[J].經營管理者，2016，4：66-67.

[4]鄒彬，李軍.圖書館檔案管理的意義和有效途徑探索[J].科學之友，2013，2：52-53.