關于做好企業辦公室工作的幾點思考

朱春輝

摘 要 辦公室作為企業日常運轉的中樞所在，其有著相當重要的作用。為此，需要對企業辦公室工作有清晰的認識。本文主要就如何做好企業辦公室工作提出了幾點建議，為企業的運轉與發展提供更加有力的支持。

關鍵詞 辦公室工作 工作效率 協調職能

辦公室是企業日常工作運轉中樞，承擔著溝通上下、協調左右、聯系內外的重要職能。正確認識辦公室工作的重要性，進一步改進工作方法，創新工作方式，提高工作效率，發揮好辦公室管理、協調、服務職能，不斷提升辦公室整體工作水平，對于推動企業科學有序發展有著重要的意義。

一、融入大局，充分認識辦公室工作的重要作用

辦公室作為企業運轉中樞，承擔著文秘、信息、督辦、保密、接待、會議、信訪、檔案、交通安全、后勤等基礎管理工作，是各單位的參謀中心、信息中心和協調管理中心。正確認識辦公室肩負的職責和使命，準確把握面臨的形勢和任務，是推動辦公室工作不斷取得突破的前提條件。

（一）提高認識，切實增強做好辦公室工作的政治擔當

辦公室是企業服務最直接、聯系最廣泛、保障最關鍵、運轉最核心的綜合辦事機構，我們必須充分認識其肩負職責的重要性，增強緊迫感、責任感、使命感和榮譽感。必須在黨性要求、政治立場、工作標準、作風形象等方面作示范、當表率;堅定不移地維護黨中央權威和黨中央集中統一領導，自覺在思想上、政治上、行動上同以習近平同志為核心的黨中央保持高度一致，樹牢“四個意識”，堅定“四個自信”，堅決做到“兩個維護”。

（二）融入大局，切實增強辦公室工作的有效性

辦公室相關人員要自覺把本職工作融入推進企業改革、發展、穩定的中心工作之中，找準工作定位，不斷增強超前意識、服務意識和效率意識，嚴謹細致地做好各項工作。一是要在決策建議中發揮好參謀助手作用。尤其是在復雜多變的新形勢下，切實增強做好辦公室工作的緊迫感和使命感，把復雜情況想得充分一些，把可能出現的問題想在領導前面，把應對的方案做早、做細、做全面，努力成為領導的外腦和智囊。二是要在經營管理中發揮好運轉中樞作用。要根據企業規劃、計劃和階段工作重點，統籌安排好領導和企業的各項日常工作。要緊緊圍繞中心工作，提高協作意識，建立協作機制，加強與各方面的溝通協調，及時化解各種矛盾。樹立全局意識、戰略意識和協作精神，積極營造良好的工作氛圍，為企業持續發展創造條件。三是要在工作部署中發揮督查督辦的作用。督查督辦是一個企業、一個單位提高工作效率和工作水平的重要環節。在督辦中，要做好對上級部門及企業重大決策、重要工作部署、領導批示和交辦事項以及重要專項工作的督查督辦，突出重點，改進方法，不斷提高督查督辦水平;積極協調相關部門完成重點工作，確保上級和企業的各項政策規定、領導的決策指示等得到貫徹執行，取得成效。

二、發揮職能，不斷提高辦公室工作的效率質量

要緊緊圍繞企業戰略發展目標，加強對辦公室工作規律的研究，進一步轉變工作理念，創新工作方式，提高工作效率，發揮好管理、協調、服務三大職能，著力在提高辦公室工作的科學化和規范化水平上下功夫。

（一）發揮好管理職能，在強化基礎管理上取得新突破

“沒有規矩不成方圓”，加強管理是做好辦公室工作的有效手段，要始終堅持把加強管理擺在首要位置。一是要加強制度建設。結合企業工作實際，不斷修訂完善各項規章制度。要按崗位責任及工作制度規定，編制工作流程和標準，逐步建立詳細、標準的業務操作手冊，實現人人按流程操作、事事按流程辦理。同時，抓好各項制度的落實工作，強化檢查監督，維護制度的嚴肅性，增強工作執行力。二是要強化精細管理。按照工作制度和崗位職責，進一步明確各崗位工作要求和工作責任，做到每一項工作由誰來做，做什么，怎么做，做得怎樣，都有明確的要求。三是要提升信息化水平。要適應企業信息化建設不斷加快和深入的趨勢，積極轉變觀念，創新方式方法，著力推進工作制度化、制度流程化、流程信息化，不斷提高辦公室工作的信息化水平。

（二）發揮好協調職能，在發揮樞紐作用上取得新進展

溝通協調是辦公室工作最重要的職能之一，有效協調是工作高效推進的重要因素。一要力爭在提升層次上取得新突破，主動拓寬責任領域，凡是視線內的事情，都要負責任、盡義務做好。在面對困難、復雜、緊急情況時，特別是沒有明確主管部門的突發事件，辦公室人員要勇于應對挑戰，敢于承擔任務，主動站到第一線去化解矛盾、控制事態。在協調過程中，要尊重并發揮其他部門和基層的作用。二是加強辦公室內部溝通協調。建立暢通的內部協調機制和載體，加強內部信息的傳遞，提高信息透明度，認真做好“上情下達”“下情上報”工作，服務領導參謀決策。三是加強與外部的協調。與各級地方政府部門和兄弟單位保持緊密溝通和聯系，為企業開展工作創造良好條件，營造較好的發展環境。

（三）發揮好服務職能，在提升服務質量上突出新特色

服務是辦公室工作最根本、最重要的任務，要進一步在創新服務、細化服務上下功夫，正確處理好管理、協調、服務之間的關系，堅持把服務寓于管理和協調中，通過管理和協調來促進服務。一是提升標準化服務。要努力提升會議、接待的標準化管理;要將工作中的好做法、好經驗固化下來，形成文字、表格，形成標準化的模板，通過制度化、流程化、規范化，進一步提高工作效率，保證工作質量。二是強化個性化服務。突出特色和個性，無論對上對下服務，還是對內對外服務，根據服務對象的個性、特點建立數據庫，提供有針對性的服務，要突出企業特色。三是注重精細化服務。要切實將以人為本、關愛員工的人文關懷措施貫穿到工作的始終，把管理的高標準與對員工的高度關愛有機結合，不斷提升服務的滿意度。

三、創新方法，切實提高辦公室隊伍的素質能力

新形勢、新任務給辦公室工作帶來了新的挑戰和新壓力，我們應該在充分總結好的工作經驗和方法的基礎上，進一步提高思想認識，創新工作方式方法，切實提高辦公室隊伍的素質能力。

（一）要有奮進的工作狀態

辦公室的工作繁雜，相關人員既需要有吃苦耐勞、奮發向上的精神狀態，又需要有務實的追求目標，才能擔起工作的重任。一是要有強烈的自豪感。要把辦公室工作看作是建功立業的一個機遇、一種光榮、一份責任、一項使命。二是要有干事業的激情。要帶著責任、感情和追求去工作，敢于承擔重任、勇于面對困難、善于化解壓力、樂于承受批評。三是要有自身的價值追求。要通過扎實的工作，讓大家感到我們在做事、能做好事、能干實事，這樣大家就放心讓我們去干，我們也才能充分實現自身的價值。

（二）要有嚴謹的工作作風

辦公室是聯系基層和企業的窗口，代表著企業的形象，作風建設是辦公室工作永恒的主題，也是辦公室出成績的重要法寶。一是要實。做好辦公室工作要重實際、說實話、辦實事、求實效，做到不唯書、不唯上、只唯實。不搞形式主義和表面文章，真正使人感覺到辦公室的同志說話讓人放心、辦事讓人放心，在家讓人放心、在外不用擔心。二是要細。辦公室工作比較復雜，要求細心小心，不能粗心大意，三心二意，辦文要經得起推敲，辦公要經得起檢驗，辦事要經得起核查。計劃要周詳，說話要有門，行動要謹慎。三是要快。辦公室收發文件多，臨時性工作多，客觀上要求在分工負責的基礎上，做到團結協作、上下聯動，最大限度地發揮整體效能;做到遇事不推諉、辦事不拖拉，爭分奪秒、雷厲風行，實現文件處理快、會務籌備快、信息反饋快、督辦落實快。四是要嚴。“嚴是愛、寬是害”，不但做事情要嚴，對自己也要嚴。做事情要高標準、嚴要求，拿出手的東西件件敢叫板，做任何事情樣樣是標桿。對自己要嚴，任何時候、任何地點都不放松對自己的要求，做到領導在與不在一個樣、領導面前和職工群眾面前一個樣、當面和背后一個樣。

（三）要有正確的工作方法

一是要正確處理好“上”與“下”的關系。辦公室工作既要為領導服務，又要為基層單位和廣大職工群眾服務，相關人員在工作中切忌上恭下倨，擺架子，耍威風。對領導要尊重但不要畏首畏尾，要大膽開展工作。同時做好與基層各單位的溝通工作，待人接物要熱情大方，能解決的問題要及時解決，暫時不能解決的要耐心做好解釋工作。二是要正確處理好“大”與“小”的關系。辦公室的工作既有涉及全局的大事，也是涉及微觀的小事。但“大”與“小”并無嚴格的界限區分。有些事情感覺很“大”，只要組織到位、考慮周密，也能大事化小、小事辦好。有些事情覺得很“小”，一旦遲辦、漏辦、誤辦，有可能變成大事，發展為壞事。對待“大”事要著眼于高，堅持從全局、領導的高度去思考和處理問題，為領導議大事、定大事、辦大事當好參謀助手。對待“小”事要著眼于細節，細節決定成敗，堅持高標準、嚴要求，抓好每一件小事，力求實現工作上的零差錯、零失誤。三是要正確處理好“前”與“后”的關系。處事靠前，工作中要敢于承擔責任，要增強工作的前瞻性和預見性，比領導想得更早一點、更細一點、更深一點。論功居后，辦公室的工作很多都是看不見、顯不出來的，要有甘居幕后的心態，一絲不茍地完成任務，同時還要能當配角、善當配角，不折不扣地與業務部門配合協作好。四是要正確處理好“工”與“學”的關系。辦公室的工作繁忙，但不能因為工作忙而放棄學習，在做好工作的同時要繼續加強學習。加強辦公室隊伍的業務技能培訓，搞好“傳幫帶”，營造濃厚的學習氛圍。要加強能力建設，使每位同志拔腿能跑、動手能寫、張嘴能說、動腦能思、有事能辦;能夠把小事做細，把大事做對，把簡單的事做好，把復雜的事做準，把重復的事做優，把正確的事做到底，切實提高隊伍的素質和能力。

（作者單位為中國石化勘探分公司）

參考文獻

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