數字時代供電企業檔案管理及其信息化問題探討

吳競

摘 要：伴隨著信息化技術的持續性發展，檔案管理過程中信息化技術的應用也在不斷的普及。借助信息技術更新服務理念的方式，對于檔案管理工作的服務質量、服務路徑、服務質量以及服務效率等均有顯著推動作用，是提升供電企業檔案使用價值的有效措施。對此，為了更好的推動檔案管理工作持續創新發展，本文簡要分析數字時代供電企業檔案管理及其信息化相關問題，希望可以為相關工作者提供幫助。

關鍵詞：供電企業;檔案管理;信息化;建設與發展

0.引言

檔案管理屬于任何企業、部門的重要工作形式，是實現合理管理、科學經營、做好基礎設施建設等多方面工作的資料記錄形式，檔案管理的工作模式對于國民經濟的影響非常突出。以往檔案管理模式主要是以紙質模式為主，伴隨著檔案管理工作的持續性發展，傳統管理模式的缺陷與不足也顯得更加突出，這也間接提高了信息化技術在檔案管理中的應用價值。對此，探討數字時代供電企業檔案管理及其信息化具備顯著現實意義。

1.提高檔案管理意識

構建完善的檔案管理機制，及時根據檔案管理工作中所涉及到的規章制度進行完善改進，以統一化的形式完成檔案管理工作任務，為了更好的滿足數字時代的發展需求，及時做好檔案管理中網絡化建設工作，及時落實分工合作機制，滿足不同崗位人員在具體工作中的責任落實情況[1]。同時實行多層級、多元素的管理結構，伴隨著科學技術的持續性發展，檔案管理也會涉及到大量的信息化管理需求，此時便需要積極構建以信息化為核心的管理體系，建設檔案管理信息化中心，并明確每一位人員的具體職能，將不同供電企業檔案室實行統一性的管理與考核，促使檔案管理和單位不同工作可以同步性的考核，從而提升檔案管理實效性。另外，還需要有意識的提升檔案的使用率，充分應用信息化技術構建完善的人事檔案管理數據庫，并及時更新數據庫，在工作中需要有意識的應用數據庫實現對數據的查詢，保障數據庫的信息動態化應用價值，從而保障檔案的使用效益。

2.做好檔案管理技術創新工作

首先需要做好數據庫技術創新。檔案管理在信息化技術的支持之下，發展方向中必然會涉及到數據庫資源這一技術，同時這一技術的合理應用也是推動檔案管理工作科學發展的關鍵[2]。在拓展信息服務途徑的同時，管理部門可以借助數據壓縮、掃描以及光儲存等多種信息化技術，將以往紙質化供電企業檔案轉變為信息數字化供電企業檔案，構建供電企業檔案資料相關數據庫，同時構建新型的多媒體數據庫、個性化數據庫等，促使供電企業檔案資料的使用率得到顯著提升，同時也間接為用戶提供一個高質量的個性化供電企業檔案服務。另外，檔案管理部門需要積極做好供電企業檔案資源信息價值的挖掘工作，以構建知識數據庫為例，促使用戶可以借助知識數據庫實現對相關問題的高質量、高效率解決，在拓展實施途徑的同時也間接提高供電企業檔案資料的實用價值。檔案管理部門應當主動與相關部門強化合作，借助網絡聯合的方式實現信息的合理共享，同時適當的拓展供電企業檔案數據庫的相關服務效益，檔案管理部門也可以和圖書館、網站等構建合作的關系，以無縫銜接的方式構建聯合性數據庫。

其次，需要做好設施設備的技術創新。在今后為了更好的滿足信息化檔案管理需求，需要積極配合相關部門做好硬件設施的技術支持，尤其是計算機、供電企業檔案密集柜、掃描儀、復印機等設備，保障檔案管理工作中信息化技術的合理應用。另外，也需要適當的引進安全保障機制，尤其是以信息化技術為主的安全防護機制，提高供電企業檔案信息的安全性。

3.構建檔案實時反饋機制

想要持續性提升檔案管理工作的實效性以及服務質量，就必須積極建設以用戶反饋和監督舉報的管理機制，從而推動檔案管理可以高質量發展。檔案管理工作必須充分意識到用戶的參與作用，以監督流程的公開透明、反饋機制的簡單為核心，為用戶提供一個高質量反饋機制。對此，檔案管理部門需要積極構建以信息化技術為核心的質量評價體系，同時不斷的優化各種評價的指標，以細化、量化為原則，對檔案管理工作的服務質量、效率、滿意度、利用率等指標，檔案管理部門則需要將不同的指標進行細化，以用戶的滿意度為例，可以評價為非常滿意、滿意以及不滿意，同時根據評價結果的不同提出針對性的改進措施，從而提高信息化技術之下檔案管理工作的實效性。

4.結語

綜上所述，在信息化環境之下，供電企業檔案管理工作必然需要不斷的創新發展，尤其是在管理工作中適當加入信息化、科學化等元素，同時在滿足新形勢需求之下不斷創新和完善檔案管理的理念意識，持續創新探索，在原本的實體檔案管理模式中逐漸脫離和轉變，創新全新檔案管理理念，從而推動供電企業部門檔案管理事業可以持續性發展。

參考文獻：

[1]蔣幼林.數字時代背景之下供電企業檔案管理工作進行的過程中應當注意到的問題[J].城市建設理論研究（電子版），2017，31（08）：285-286.

[2]高愛民，范亞明.數字時代新來源觀與建設項目管理理論的契合研究[J].檔案管2018，14（23）：244-245.