中職學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探索

潘勝利

摘要：當(dāng)前，在我國中職學(xué)校當(dāng)中，檔案管理也是極其重要的。檔案是學(xué)校開展各項科研工作的重要材料，其也是學(xué)校進行評估所產(chǎn)生必備的材料，于是保護好檔案對于學(xué)校管理有著重要作用。但在一些中職學(xué)校中，檔案管理的信息化和科學(xué)化相對較差，使得中職學(xué)校檔案管理的情況比較復(fù)雜，所以提高中職學(xué)校的信息化技術(shù)水平成為學(xué)校教育的新任務(wù)。文章通過對中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)進行相關(guān)探索及研究，詳細(xì)了解中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并對此提出具體的解決對策，以此使中職學(xué)校檔案管理的工作效率不斷提升，從而促進我國中職學(xué)校教育的進步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 ? 檔案管理 ? 信息化 ? 科學(xué)化 ? 具體對策

中職學(xué)校檔案管理有學(xué)生檔案、教師檔案和教學(xué)檔案等，這些檔案由于其信息量較大，且情況相對復(fù)雜，所以學(xué)校做好檔案管理是十分重要的。現(xiàn)如今，檔案管理信息化是指通過原來的紙質(zhì)材料或?qū)嵨锊牧蠈n案歸類整理，但這需要不改變本案的內(nèi)容信息，然后使檔案的內(nèi)容及其形式變成信息化數(shù)據(jù)，從而使檔案管理查找更加方便。同時，中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化，可以讓我國職業(yè)教育得以快速發(fā)展，并由此提升學(xué)校的工作效率和質(zhì)量。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，由于其具有較好的信息傳遞功能，而且能儲存更多的信息，所以中職學(xué)校要想做好檔案管理工作，應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，以此讓中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化得到建設(shè)。

一、中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化和科學(xué)化的程度有限

由于檔案信息化和科學(xué)化建設(shè)需要相關(guān)工作部門及人員對一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行處理，所以在將檔案進行收集和整理時，所要時間較長，且相關(guān)環(huán)節(jié)較多，導(dǎo)致檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)受到了沉重的勞動所制約及影響，從而使中職學(xué)校的檔案管理工作難以正常開展。并且中職學(xué)校的檔案很多都是紙質(zhì)或者是實物，部分學(xué)校于是在檔案管理當(dāng)中配備相關(guān)設(shè)備，以此進行輔助性管理，從而使其基本管理工作變得相對輕松一些，進而讓中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化程度不斷提高。

同時，檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才相對較少，且很多人的計算機能力較差，致使部分中職學(xué)校檔案管理系統(tǒng)使用的都是單機版，這種計算機在信息出現(xiàn)時也不能聯(lián)網(wǎng)，甚至不能將資源進行共享，從而使檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)沒有符合中職學(xué)校的要求。除此之外，很多中職學(xué)校的管理者在檔案管理思想上存在一定的偏差，致使部分人認(rèn)為檔案管理信息化和科學(xué)化工作存在的必要性較小，使得相關(guān)部門指出要看其它學(xué)校的實踐情況，以此作出相應(yīng)的決策。

（二）中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

因為檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)涉及方面較多，所以檔案管理是一項專業(yè)和科學(xué)的系統(tǒng)，需要學(xué)校將物化的檔案進行信息化和科學(xué)化的改變。但是部分中職學(xué)校在檔案管理信息化和科學(xué)化時，一些管理者經(jīng)常以自己的喜好開展相關(guān)工作，使得其標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，從而使學(xué)校檔案管理的形式各不相同，以此讓中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化管理水平建設(shè)面臨著諸多困難。由此可知，在中職學(xué)校檔案管理的過程中，其信息化和科學(xué)化教師仍處于剛開始的階段，造成其問題也不斷產(chǎn)生，所以如何解決該問題一直困擾著中職學(xué)校。

（三）中職學(xué)校對檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)不夠重視

由于我國的檔案管理機制還不是十分健全，所以很多中職學(xué)校的檔案管理建設(shè)存在著問題，其具體表現(xiàn)在檔案管理的長效機制未曾有效建立，而且中職學(xué)校的管理制度也存在著不足之處。隨著我國對檔案管理工作的高度重視，中職學(xué)校也都相繼進行檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)，但目前很多學(xué)校的檔案管理依舊局限于學(xué)生的學(xué)籍檔案和資助檔案等方面，且管理分散，一些學(xué)校的檔案交由學(xué)校很多部門進行管理，致使檔案沒有及時得到分類和歸檔，還使得學(xué)校檔案管理的責(zé)任落實不清，從而讓檔案意外丟失情況頻頻發(fā)生。

然后是中職學(xué)校的硬件設(shè)施較差，不能滿足檔案管理工作的需要，而這主要是由于部分中職學(xué)校對檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)不夠重視，還有就是一些學(xué)校沒有相應(yīng)的檔案管理室，或者是檔案管理室缺乏管理，使得其設(shè)施設(shè)備等，以及其環(huán)境都十分糟糕及惡劣。很多中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)力度較小，且沒有足夠重視檔案管理工作，使得中職學(xué)校的檔案管理缺少信息化和科學(xué)化，而且學(xué)校檔案管理相關(guān)工作人員較少，從而使檔案管理的難度增大。同時，中職學(xué)校因為檔案管理的各項工作較多，但實際的管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，使得其人員對檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的認(rèn)識不夠，導(dǎo)致這些人員在對檔案材料進行收集整理時，不能將其信息化和科學(xué)化，從而讓檔案管理難以為學(xué)校服務(wù)。

二、中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的具體對策

（一）充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立信息化檔案管理平臺

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，使得各行各業(yè)都逐漸應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，所以中職學(xué)校在檔案管理工作時，應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以此建立信息化的檔案管理平臺。這不僅需要中職學(xué)校檔案管理者全面了解學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，還要收集整理學(xué)校檔案管理的不足之處，然后再將學(xué)校檔案進行科學(xué)的整理及歸類。并且檔案管理人員應(yīng)和中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)進行協(xié)商，以此使檔案管理制度更加完善，從而使檔案管理平臺的信息化和科學(xué)化得到充分保證。同時，中職學(xué)校應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)平臺建設(shè)人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，以此讓管理人員的能力進一步提升，從而讓管理人員在對檔案管理時更加專業(yè)和科學(xué)。據(jù)此，中職學(xué)校檔案管理人員在對檔案進行分類和數(shù)量核對時，可建立一個互聯(lián)網(wǎng)平臺，使其成為檔案數(shù)據(jù)庫，由此儲存更多學(xué)校信息。而且互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺的建立可以和學(xué)校網(wǎng)站進行對接，如此讓中職學(xué)校的教師和學(xué)生都能快速找到自己的相關(guān)信息，最終使師生在資料查找及檔案檢查時的效率更高。

（二）完善電子檔案的內(nèi)容，并做好電子檔案收集工作

因為部分中職學(xué)校的檔案管理還是紙質(zhì)版的，所以中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)是十分有必要的。并且中職學(xué)校的檔案管理工作人員應(yīng)做好電子檔案的收集工作，并不斷完善電子檔案的內(nèi)容，而這需要中職學(xué)校的檔案管理部門和其他部門相互配合，以此讓學(xué)校的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫得以建立并豐富。同時，中職學(xué)校檔案管理工作人員要充分掌握與學(xué)校相關(guān)的信息，并將原來的紙質(zhì)版檔案和如今的電子檔案進行檢查，以此在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)其中的問題，并及時將其改正，最終使電子檔案的內(nèi)容更加完善。由于中職學(xué)校檔案管理工作的難度較大，且工作量較大，所以中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化的建設(shè)，將使學(xué)校的管理難度大大減小，并讓學(xué)校的檔案信息更真實，更完整。

（三）要引進先進電子設(shè)備，以此保證檔案管理的科學(xué)性

中職學(xué)校檔案管理如果想要實現(xiàn)信息化和科學(xué)化，那么學(xué)校應(yīng)引入先進的電子設(shè)施設(shè)備，其設(shè)施具體有計算機、打印機和掃描儀。計算機是電子檔案管理信息化建設(shè)必備的設(shè)施，通過使用計算機可讓設(shè)備管理人員的工作得以信息化和科學(xué)化。而打印機主要是將電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版檔案室，這不僅能讓中職學(xué)校人員的需求得到滿足，還能使中職學(xué)校檔案丟失情況的發(fā)生次數(shù)減少。掃描儀則是讓中職學(xué)校檔案數(shù)據(jù)更加真實，其相關(guān)信息也更加真實，由此將紙質(zhì)版信息準(zhǔn)確錄入到檔案管理平臺當(dāng)中。同時，除了借助先進的電子設(shè)施之外，中職學(xué)校還應(yīng)充分了解檔案管理工作，然后引入一些能提升檔案管理工作效率的電子設(shè)備，最終使中職學(xué)校的管理工作更加方便快捷。

（四）根據(jù)電子檔案性質(zhì)，使檔案的歸類更加合理

在我國中職學(xué)校當(dāng)中，學(xué)校的教學(xué)活動、學(xué)生的信息及學(xué)習(xí)的科研都和電子檔案有關(guān)，但不同的電子檔案其屬性存在著較大的差異。所以中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)電子檔案的屬性，然后將其進行合理歸類，以此充分保證電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。同時，電子檔案管理人員可借助互聯(lián)網(wǎng)管理平臺，分析電子檔案的具體屬性，以此將其收集整理并歸類，從而讓中職學(xué)校的教師和學(xué)生都能快速找到。這不僅讓教師使用的有效性得以提升，還能讓檔案管理的效率也不斷提升，從而推動中職學(xué)校的健康發(fā)展。并且中職學(xué)校在完成檔案管理歸類后，應(yīng)對電子檔案進行備份，并加強對電子檔案的管理，以此使檔案管理工作順利完成。

三、結(jié)語

綜上所述，中職院校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的過程中，應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并引入先進的電子設(shè)施設(shè)備，然后做好電子檔案收集整理工作，從而使中職學(xué)校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同時，由于中職院校檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，所以學(xué)校應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題，并找到具體有效的解決對策，以此讓檔案管理工作實現(xiàn)信息化和科學(xué)化，最終使檔案管理工作有效服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展和改革。

參考文獻(xiàn)：

[1]張蕾.職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)的研究及分析[J].決策與信息（下旬刊），2017，（22）：127.

[2]金學(xué)軍.職業(yè)學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的探討和研究[J].中國科技投資，2017，（19）：152-153.

[3]秦嶒.中職學(xué)校關(guān)于財務(wù)管理檔案信息化建設(shè)的探討及分析[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2017，（15）：61.

（作者單位：濟南傳媒學(xué)校（濟南六職專））