淺議基層檢察院檔案管理人員專業(yè)發(fā)展對策

關(guān)鍵詞 檢察院工作 檔案管理 存在問題 對策建議

作者簡介：姜宏霞，河南省澠池縣人民檢察院，一級檢察官，主要從事控告申訴及綜合業(yè)務(wù)管理工作。

中圖分類號：D926.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.10.361

近年來，隨著機(jī)構(gòu)改革的深入推進(jìn)，基層檢察院的科室職能得到優(yōu)化和完善。基層檢察院檔案管理水平已經(jīng)大大提升，檔案室的各類基礎(chǔ)設(shè)施逐步得到完善，檢察檔案的服務(wù)和管理水平得到加強，在此背景下，檔案資源也得到有效開發(fā)和利用。與此同時，基層檢察院檔案管理工作中還存在一些不容忽視的問題，嚴(yán)重影響著檢察機(jī)關(guān)核心業(yè)務(wù)的開展，對此，我們要正視問題，科學(xué)應(yīng)對。

一、檢察檔案的定義和內(nèi)涵

檔案是指人們在社會工作和生活中產(chǎn)生形成的具有保存價值的原始記錄，是對社會生活留下印記的再現(xiàn)，其突出反映事物的本質(zhì)屬性。檢察檔案也是檔案的一種，它具有其他檔案的所有特征。檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)依法保存的，對某一事件或任務(wù)相關(guān)資料的歸并、整理形成的書面或音頻文件資料。其內(nèi)涵豐富、涵蓋面廣，包括文件資料、案件訴訟材料、調(diào)查取證資料、會計賬目憑證等等，同時也包括視頻和音頻材料，其也是檔案文件的重要組成部分。這些檢察檔案資料記錄重要事件或任務(wù)的重要證據(jù)和相關(guān)過程，以便隨時查閱和學(xué)習(xí)還原當(dāng)時的事件場景。檔案工作起著記錄歷史，供人學(xué)習(xí)借鑒經(jīng)驗教訓(xùn)的重要意義，它推動社會發(fā)展和進(jìn)步。隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新問題、新形勢不斷變化，各種技術(shù)手段運用到檢查檔案管理當(dāng)中，檢察檔案管理工作也應(yīng)適應(yīng)新形勢、新要求，不斷滿足檢察業(yè)務(wù)開展的需要。

二、檢察檔案的突出特點及其重要性

檢察檔案除了具有普通檔案的歷史記錄功能外，其特殊功能性體現(xiàn)以下幾個方面。一是檢察檔案可以用來判斷有關(guān)爭議案件的判斷是否錯誤，相關(guān)嫌疑人是否構(gòu)成累犯，是否存在不作為犯罪。例如，可以對通過對檔案的查閱，對犯罪嫌疑人以往的行為進(jìn)行全面檢查，可以以確定他以前有沒有犯罪記錄和不良行為，是否構(gòu)成累犯、慣犯，這將成為法院量刑定罪的重要依據(jù)。二是可以為案件偵查和判定提供經(jīng)驗借鑒。對于資料不完善、審判依據(jù)不足的一些疑難案件，通過對過往相似案件檢察檔案的查閱和還原，可以了解案情，為處理當(dāng)前疑難案件提供參考借鑒。以及時理清思路，縮短辦案時間，提高檢察辦案效率。三是收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，形成大數(shù)據(jù)，可作為研究和分析的基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。近年來，司法機(jī)關(guān)通過查閱相關(guān)檔案、核實證據(jù)、尋找相關(guān)依據(jù)，對有關(guān)冤假錯案進(jìn)行了糾正。四是可以分析解決一些信訪案件。對于一些長期上訪申訴的信訪案件，相關(guān)部門也可以通過查閱案件資料，了解案件的全過程，并判斷是否程序合理、公平公正，并將相關(guān)復(fù)合結(jié)果及時告知當(dāng)事人，對化解信訪案件，促進(jìn)息訴罷訪起著重要作用。同時，檢查機(jī)關(guān)依法對案件進(jìn)行復(fù)核，對過去的檔案進(jìn)行核查認(rèn)定，有利于促進(jìn)司法公正。總之，檢察檔案除了具有檔案工作的特點外，還起著促進(jìn)司法公正、維護(hù)社會穩(wěn)定的重要作用。結(jié)合不新時代的發(fā)展需要，對檢察檔案工作的科學(xué)管理和服務(wù)應(yīng)用提出了新的更高要求。

三、當(dāng)前基層檢察院檔案管理現(xiàn)狀及中存在的突出問題

（一）檔案管理意識不強

在基層檢察院，尤其是區(qū)縣一級的檢察院，數(shù)量最大、比重最高的檢察檔案是訴訟檔案，由于其內(nèi)容業(yè)務(wù)性強，涉及的專業(yè)知識多，因此，其制作、整理大多依靠相關(guān)業(yè)務(wù)人員。目前，在偵查、訴訟等部門相關(guān)檔案的制作收集和歸并整理多由辦案人員或科室自行完成，然后移交檔案管理科室，沒有形成專人專職化編制管理檔案的意識和職責(zé)。辦案人員和科室將主要精力放在核心業(yè)務(wù)上，認(rèn)為檔案工作只是輔助，只要將案件的文件整理裝訂并提交檔案室就行了，就沒有明確的檔案移交期限。辦案人員檔案移交積極性、主動性不夠，需要檔案管理人員監(jiān)督和催辦，且檔案資料不完整、不規(guī)范、程序不到位的現(xiàn)象時有發(fā)生，影響了檔案管理工作健康穩(wěn)步發(fā)展。

（二）檔案管理人員素質(zhì)待提高

基層檢察院人少事多的問題較為突出，因此，縣區(qū)一級檢察院很難做到檔案管理人員專職化、固定化。在工作實際中，大部分縣區(qū)一級檢察院的檔案管理人員大多由檢察院辦公室工作人員兼任，由于他們身兼數(shù)職且平時工作任務(wù)繁瑣、工作量大，檔案管理工作不能兼顧，導(dǎo)致檔案的編制收集和歸并整理檔不及時、不完善，缺乏及時有效的監(jiān)督。同時，基層檢察機(jī)關(guān)人員不穩(wěn)定，綜合崗位人員變動快，檔案交接工作不能及時進(jìn)行，導(dǎo)致一些檔案監(jiān)管工作成為真空地帶?，F(xiàn)有的檔案員熟悉檢察業(yè)務(wù)，有快速、容易掌握的能力在檢察訴訟文件整理和歸檔，他們很少或沒有的知識要點和細(xì)節(jié)的文件的大部分文件和檔案，檔案類別的安排導(dǎo)致混亂，不規(guī)則的存儲安排密集書架上，沒有指導(dǎo)的跡象。像科學(xué)這樣的問題已經(jīng)存在很長時間了，不能有效地解決。但是，文件、會計檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案等檔案的整理和歸檔，分類較多、較為零碎，是我們無法掌握的。此外，檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。檢察院注重招錄法律專業(yè)人員，很少引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員，也在日常工作中，檔案管理的日常專業(yè)培訓(xùn)不足，也影響了檔案管理工作的有效開展。

（三）檔案管理方法落后

一是檔案編制管理不夠及時高效。沒有及時歸并整理的檔案，處于零散的狀態(tài)，不能形成證據(jù)鏈和制度閉環(huán)，其發(fā)揮的作用有限，不能及時有效的為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。在檔案管理過程中，沒有結(jié)合科技信息手段，來對檔案工作進(jìn)行信息化管理，導(dǎo)致案件的收集、利用和發(fā)展嚴(yán)重脫離了現(xiàn)代檔案管理理念。二是檔案信息化工作推進(jìn)較慢。在科技發(fā)展和信息化技術(shù)的背景下，檢察答案信息化錄入、檢索及日常服務(wù)工作需要硬件投入，并且要耗費大量的人力物力，檢察機(jī)關(guān)的的檔案管理工作，要求上下級檢查院保持一致性和協(xié)調(diào)性，檔案信息化工作需要自上而下的推動。如果上級推進(jìn)不及時，下級也只能觀望，不能及時進(jìn)行有序的推廣，因而效率不高。

（四）檢察檔案使用不合理

一方面，基層檢察院音像等電子語音檔案的收集和保存工作滯后，不能有效服務(wù)與檢查業(yè)務(wù)工作。同時，基層檢察院檔案收集和管理工作中厚此薄彼現(xiàn)象比較嚴(yán)重。基層檢察院更注重訴訟檔案的整理和收集，常常忽視了文書檔案。重視偵查和反腐德等案件的檔案收集，卻忽視了民事行為、公訴和監(jiān)獄案件。這不利于檢查檔案完整性、系統(tǒng)性檔案的構(gòu)建。同時，在檔案管理過程中，檔案的服務(wù)功能不足，查閱、檢索，服務(wù)不便，不能有效服務(wù)檢察工作，大量信息資源不能得到有效利用。

四、提升基層檢察院檔案管理水平的對策建議

近年來，一大批高學(xué)歷、高素質(zhì)的青年通過公務(wù)員考試的方式加入檢察隊伍。但由于檢察系統(tǒng)檢察業(yè)務(wù)工作任務(wù)繁重，將檔案管理看作辦公室日常工作，對其的重要性重視不夠，導(dǎo)致檔案管理人員不穩(wěn)定，職業(yè)成就感不強。因此，加強檔案管理專業(yè)建設(shè)是提高檔案管理水平的有效措施。

（一）加強制度建設(shè)，優(yōu)化檔案人員評價機(jī)制

一是制定基層檢察院檔案管理專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的專業(yè)與否，科學(xué)有效的評價標(biāo)準(zhǔn)起著至關(guān)重要的作用。要想提升基層檢察院檔案管理水平，必須制定科學(xué)合理、系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。對檔案管理人員工作職責(zé)、工作內(nèi)容、檔案制作編制等具體內(nèi)容和要求進(jìn)行明確界定，為檔案管理人員開展工作提供具體的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。二是構(gòu)建檔案管理人員專業(yè)發(fā)展評價體系。根據(jù)檔案管理人員收集的文件、歸檔資料、裝訂、歸檔資料及進(jìn)行檔案核查，對每一個工作細(xì)節(jié)進(jìn)行全過程記錄、考核，每季度定期考核，每一環(huán)節(jié)結(jié)束前對季度業(yè)績進(jìn)行綜合評價，做出最終評價，然后根據(jù)評價結(jié)果對優(yōu)秀檔案工作者給予物質(zhì)和精神上的獎勵，鼓舞士氣，營造爭當(dāng)?shù)谝坏牧己梅諊?。同時，對如何做一名優(yōu)秀的檔案管理人員明確要求，暢通其職業(yè)晉升通道，并加大優(yōu)秀檔案管理人員的表彰和選拔力度，讓他們心中有標(biāo)尺，行為有動力。

（二）搭建學(xué)習(xí)交流平臺，增強職業(yè)榮譽感

基層檢察機(jī)關(guān)為檔案管理人員搭建學(xué)習(xí)交流平臺，促進(jìn)檔案管理人員相互學(xué)習(xí)、相互借鑒、共同成長進(jìn)步。并鼓勵檔案工作人員大膽走出去，利用對外學(xué)習(xí)交流的積累經(jīng)驗，如到上級檢察院和其他同級業(yè)務(wù)部門開展交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)經(jīng)驗和優(yōu)秀做法，讓檔案管理人員在工作中交流經(jīng)驗和不足。同時，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)榮譽感，應(yīng)明確檔案工作的重要性及其專業(yè)角色定位，提高自身素質(zhì)和能力。檔案管理人員要熱愛自己的工作，堅信自己在檔案管理崗位也能取得優(yōu)異的成績。通過不斷積累檔案管理經(jīng)驗，理清思路，優(yōu)化工作流程，將檔案管理工作與提升自身素養(yǎng)相結(jié)合，積極撰寫相關(guān)論文，參與研究課題，在工作中加強學(xué)習(xí)研究，在不斷實踐中成長進(jìn)步。

（三）加強檔案人員培訓(xùn)教育，優(yōu)化檔案服務(wù)水平

一是加強檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)。經(jīng)常組織檔案人員職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)和專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過日常培訓(xùn)培訓(xùn)，檔案管理者提升素養(yǎng)，提高檔案工作的認(rèn)識程度，增強職業(yè)榮譽感和工作責(zé)任感，進(jìn)一步增強服務(wù)意識、和創(chuàng)新意識，為做好基層檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。二是提升檔案管理信息化水平。通過計算機(jī)打造優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有的檔案整理、編目、存儲、進(jìn)行優(yōu)化，著力打造方便、高效的檔案管理系統(tǒng)并充分發(fā)揮在調(diào)查和統(tǒng)計工作的作用。同時，要高度重視并積極推進(jìn)重要、易損、高利用、珍貴、重要檔案的數(shù)字化進(jìn)程，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，做好備份工作，實現(xiàn)永久性保存。三是優(yōu)化檔案服務(wù)工作。檔案管理人員的工作應(yīng)具有前瞻性，注重平時收集和利用檔案的需求，從被動的“坐等借閱”服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。要熟悉檔案館檔案，熟悉檔案館檔案的內(nèi)容、組成、數(shù)量、存放位置、檔案利用價值，提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整的檔案，滿足檔案借閱者的需求。檔案管理人員在及時提供檔案信息資源的同時，應(yīng)當(dāng)評估重大活動的價值，積極收集有關(guān)重要文件和資料，確保重要檔案資料在發(fā)生緊急情況時能夠及時歸檔。

五、結(jié)語

隨著時代的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化程度越來越顯著。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀。因此，基層檢察機(jī)關(guān)應(yīng)結(jié)合實際，在培養(yǎng)檔案工作專業(yè)人才的同時，加強檔案信息化建設(shè)，做好檔案服務(wù)工作，更好地為檢察事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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