構建高校微后勤信息平臺的實踐與思考

陳建平 李海林

[摘 要]文章以浙江經貿職業技術學院為例，提出了高校微后勤信息平臺的建設思路、建設原則、建設路徑，并總結了取得的成效和進一步優化地方向，可以為同類高職院校提供實踐范式。

[關鍵詞]高校;微后勤信息平臺;實踐與思考

[中圖分類號]G647.4 [文獻標識碼]A

1 建設背景

浙江省教育廳在《浙江省教育信息化“十三五”發展規劃》中明確“以信息技術推進教育公平和創新，構建網絡化、數字化、個性化、終身化的教育體系，是全面實現教育現代化的重要內容”，同時指出，要把“優化學校信息化環境，推進智慧校園建設”“提升信息化應用服務能力”作為教育信息化“十三五”發展規劃的重要工作。可見，建設智慧校園，實現智慧服務已經成為了高校迫在眉睫的建設任務。浙江省許多高校的數字化校園建設已初見成效，但高校智慧后勤服務的建設都比較緩慢，尤其是高職院校，建設智慧后勤服務的力量不足。就我校而言，智慧后勤建設遠遠滯后于學校智慧校園的整體建設，后勤服務主要還是傳統的線下服務方式，最多跑一次改革還沒有落到實處，后勤服務效率和師生滿意度有待提高。因此，開展高校智慧后勤實現路徑與應用研究，構建學校的微后勤平臺，對推進我校的智慧后勤建設，提高師生對后勤服務的滿意度，具有十分重要的現實意義。

2 建設的思路

為快速推進我校的智慧后勤建設，我們在文獻分析的基礎上，運用個案研究和實地調研方法，了解、分析和研究了省內外高校后勤信息化開展情況，以汲取成功的經驗，結合我校實際，提出后勤信息化建設思路。

2.1 調研情況的分析和啟示

陜西師范大學是全國高校后勤信息化的先行者，歷經 10余年建設，組建專項開發團隊，投入大量的人力進行調研、開發、優化，伴隨信息技術的進步而不斷修改、完善，在智能報修方面取得了顯著成績，根據學校自身管理的特點，對保修項目多次進行更新迭代，實現全程可跟蹤，績效可評價，耗用可查詢的全方位服務體系，滿足了學校后勤管理和服務的需求。

浙江師范大學后勤信息化建設采用自主開發式模式進行，主要由學校自己的網絡中心提供相應的硬件基礎配置，學校師生自主地進行相關應用軟件的開發，依靠學校自身力量進行信息化建設，根據自身需求，基于陜西師范大學智能報修服務系統進行優化，增加了個性化設計，同時拓展后勤服務的業務范圍，在訂餐、電費充值、智能充電、留言互動等方面不斷創新，形成后勤各個業務全覆蓋的后勤管理平臺，微服務的受眾人數多，傳播速度快。

杭州科技職業技術學院汲取了陜西師范大學微后勤服務項目的寶貴經驗，結合自身管理體制進行了優化，微后勤服務直接在學校官方微信公眾號進行建設，由學校統一規劃，建有后勤服務、收入查詢、網上支付、監督反饋等全方位的服務平臺，充分發揮了集中服務的優勢，不需師生關注很多公眾號，即可享受校園微生活。

分析與啟示：調研的三所高校后勤信息化建設成效顯著，主要是后勤技術力量強，建設資金投入大，且建設周期較長。我校的后勤信息化建設現狀一方面后勤信息化建設力量薄弱。后勤服務與管理任務重，人員數量少，服務與管理人員學歷低、年齡偏大，專業技術人員缺乏，且沒有計算機專業背景的人，人員整體素質低與后勤信息化建設差距較大。另一方面智慧校園起步較早，投入較大。至2017年已實現了全校教職工和學生統一身份認證、校園“一卡通”等智慧校園子系統的建設。因此，我校不能照搬上述高校后勤信息化建設的具體做法，只能借鑒他們的成功經驗。

2.2 本校后勤信息化建設思路

借鑒調研高校后勤信息化建設的成功經驗，結合我校的實際情況，我們提出了本校后勤信息化建設的思路，即在數字化校園總的框架思路下進行總體設計、分步實施，低成本快速推進線上物業報修、用工、用水、醫療服務等師生呼聲較高的信息模塊。

2.2.1 在智慧校園總的框架思路下進行總體設計

后勤信息化是數字化校園的一個重要組成部分，在數字化校園總的框架思路下進行總體設計，有利于快速推進后勤信息化工作。一是后勤信息化建設中所需的全校教職工和學生統一身份認證、組織結構、校園“一卡通”可以調取使用，為學校的后勤信息化建設提供了數據基礎。二是將學校后勤管理體制改革和服務理念融入信息化建設，納入學校數字化校園集中管理，可借助平臺宣傳，快速推廣應用，同時也能有效地避免重復建設，減少資金投入。

2.2.2 借助微信公眾平臺，低成本快速推進后勤信息化

微信公眾平臺是騰訊主要面向名人、政府、媒體、企業等機構推出的合作推廣業務，自2012年8月上市以來一直得到廣大用戶的青睞。目前，微信公眾平臺已成為了企事業單位“自媒體”活動的重要陣地，微官網、微會員、微推送、微支付、微活動、微報名、微分享、微名片、小程序等運營手段多樣，且開發容易和推廣快捷。

一是投入成本小。將服務程序嫁接在微信的公眾號服務平臺上，借助微信的公共資源，不需要單獨架設服務器，硬件投入成本低。程序開發基于公眾號或小程序，相對簡單，人力成本投入低。

二是用戶體驗好。現階段，高校師生智能手機、微信運用已普及，利用微信公眾號進行推廣，能有效地避免安裝APP程序給用戶帶來的手機“卡頓”的煩惱，讓用戶樂于應用、方便運用。

三是傳播速度快。作為自媒體營銷的領頭羊，微信公眾號本身就有著傳播特性與營銷優勢，后勤信息化借助微信公眾平臺建設，既可以點對點地尋找目標受眾，也能通過微信朋友圈、微信群等實現網狀輻射傳播，傳播速度快，受眾人數多。

3 建設原則

根據建設總體思路，我們確定了“需求導向、簡單便捷、績效可考、決策有用”的建設原則。

（1）需求導向。在對學校微后勤信息平臺建設總體設計的前提下，優先開發師生需求強烈、使用高頻的子項目模塊，以需求驅動，促進應用和發展，有利于加快平臺建設進程。

（2）簡單便捷。平臺操作界面友好，操作者只須按操作界面指引操作即可，或簡單培訓就能掌握操作要領。平臺維護便捷，系統使用到的專業技術通過友善的界面呈現，降低管理人員在系統維護過程中的操作難度。按簡單便捷的原則構建平臺，不需要操作和系統管理人員具備較高技術知識或相關技能，有利于在全校師生中推廣和使用。

（3）績效可考。通過平臺建設，規范和優化業務管理流程，使后勤工作過程“可測、可量、可控”，工作結果“可比、可考”，執行者和管理者的責任明確，工作的質與量均有據可查，可以解決崗位權、責不夠明確，監督辦法沒有落實的關鍵問題，有利于堵塞管理漏洞，降低管理成本，提高管理效率。

（4）決策有用。平臺建設是數據的建立和數據的深度挖掘過程，管理者可以通過對平臺的數據進行分析，實現能耗監管、績效評價。

4 實施路徑

為穩步高效地推進微后勤建設，有組織地開展各項工作，迅速推廣應用，學校指定了專人負責組織建設，有序開展需求調查、梳理工作流程、遴選軟件供應商及系統建設、優化、推廣工作。

（1）成立后勤信息化工作小組。由后勤管理部門負責人任組長，各科室業務骨干為組員，成立專項建設工作小組，進一步明確信息化建設過程中的職責與具體分工。組長負責領導和協調部門內外的工作，對建設思路進行總體設計，組員負責專業業務梳理、需求調查及建設維護等分步實施工作，加快推進信息化建設。

（2）進行需求調查。以最多跑一次為抓手，對后勤管理涉及的各項業務進行分析，把師生在校園里工作生活的“痛點”找出來，把這些痛點作為信息化建設底層的方向指引，迅速定位到信息化建設關鍵的切入點，從師生報修、用工用水及醫療服務等業務切入，梳理和優化工作流程，堅持“以服務師生為本，管服結合并行”的建設理念，把這些痛點變成爽點，提高師生滿意度。

（3）梳理和優化工作流程。運用信息化手段對業務進行快捷、準確、精細的控制，使其更好地為師生服務，主要工作思路是改變傳統粗放式管理，提高管理的效能，實施創新管理，具體是要進一步梳理和優化工作流程，找準業務的實施方式和控制節點，從而搭建信息化管理框架，這是信息化建設的關鍵。

（4）選聘軟件供應商。信息化軟件通常有自主開發、外包開發、合作開發、整體引進等方式。根據我校的實際情況，我們采用先選外包開發商服務一年，后招軟件供應商開發兩種方式。對軟件供應商的選聘，我們抓住兩點，一是有高校后勤信息化建設的經驗和業績，二是良好的后期服務，如維護的快速響應，操作的管理人員及時培訓等。這樣做的最大優點是縮短開發的應用時間，投入資金少。

（5）推進應用。采用線上線下同時推廣的方式，把應用推出去，讓師生用起來，讓后勤服務智慧化。線上推廣以圖文傳播為主，借助學校官微、門戶網、系部及社團網站等媒體進行宣傳。通過微后勤信息平臺多發布師生共同關注的話題、新聞、動態，讓微后勤信息化平臺走進師生生活、學習中，以口碑宣傳，提高師生關注量。線下推廣主要是通過宣傳冊、掃碼互動等形式邀請師生關注。

5 建設成效與思考

學校微后勤系統平臺的建成和使用， 基本實現了物業報修、用工、用水、醫療服務的后勤事務“最多跑一次”的目標。后勤服務水平和師生滿意度顯著提高。

5.1 建設成效

（1）實現了線上服務與線下服務相結合。學校微后勤管理系統目前已用于師生地日常生活學習中，實現了線上進行日常報修、訂水、用工、醫療咨詢預約及轉診等，線上、線下、微信端實時更新、數據同步。學校通過微后勤系統實現了無紙化辦公，師生在報修等過程中更加快速、方便，服務效率顯著提高。

（2）提高了師生服務的滿意度。學校微后勤平臺集智能報修、用工、訂水、醫療咨詢、醫療預約和轉診等為一體，自運行以來平臺在上述業務中為全校師生提供了“一站式”后勤服務。老師們通過實名制登錄網上服務平臺，實現“一卡通”訂水，在線扣款;全體師生根據需求提交具體維修，實現了“有報必修、限時維修”，并且提供了維修單受理、派單、過程跟蹤等全程閉環式服務流程，有效監控信息反饋和維修進程;醫療服務為學生提供在線咨詢、預約報銷醫藥費、轉診登記等服務;微后勤平臺自建成以來，為師生員工提供了更加“專業、優質、高效、快捷”的后勤服務，實現了讓數據跑腿，僅一年多的時間累計收到報修、訂水、招領等信息5500余條，使用人數迅速增加，師生對后勤服務的滿意度顯著提高。

（3）提高了管理水平。傳統的線下服務實現了線上服務，服務全流程清晰透明，每項服務的流程“可測、可量、可控”，后勤管理部門能做到對各項業務進行全程監督，及時收悉信息反饋、掌握相關耗用，為科學管理提供決策依據。微后勤信息平臺存儲了后勤服務人員出勤頻次及服務績效的基礎數據，通過對這些數據的分析，實現了微后勤信息平臺上各項服務結果的“可比、可考”，對后勤服務人員量化考核激勵機制初步建成。

5.2 幾點思考

隨著學校后勤業務的不斷拓展和“最多跑一次”改革的不斷深化，及師生對后勤服務的多樣化需求，我們也深刻地認識到微后勤信息平臺的建設需要不斷創新、深化和完善。

（1）積極探索更加人性化地設計。積極挖掘和發現師生對系統的使用習慣，特別是90后、00后的大學生的心理、思維方式等，在原有設計基本功能和性能的基礎上，進一步優化對人機對話的界面和程序展現方式等

（2）進一步拓展微后勤應用范圍。積極探索微后勤平臺覆蓋的服務業務，為師生提供更全面的微服務項目。如訂餐、智能用電等，為校園微生活提供全方位的服務。

[參考文獻]

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