醫(yī)院檔案管理工作難點研究

鐘成

摘 要：在醫(yī)院管理工作中，檔案管理工作是一項十分重要的任務(wù)。醫(yī)院的檔案分為人事檔案和病歷檔案兩大類，其中的病歷檔案對于醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用和影響。隨著近年來我國不斷深化醫(yī)療體制改革，各大醫(yī)院的檔案管理工作也獲得了長足的發(fā)展，但在實際的檔案管理工作中，仍存在一定的難點亟待克服。基于此，文章就分析當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作中存在的難點問題，并相應(yīng)指出解決的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理工作;難點

醫(yī)院檔案不僅包括醫(yī)院的人事檔案，也包括該醫(yī)院在醫(yī)療以及科研方面形成的各種各樣的資料信息的原始記錄，特別是這些醫(yī)療、科研活動信息資料的原始記錄，涉及到諸多的方面，例如醫(yī)療活動、護(hù)理活動、科學(xué)研究活動、黨政管理工作以及公共衛(wèi)生活動等等，對于醫(yī)院的行政管理工作、臨床醫(yī)療工作以及各種醫(yī)療問題和糾紛的處理，都具有重要的參考價值。因此，加強醫(yī)院的檔案管理工作，對于醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的意義和價值。近年來，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國各地的醫(yī)院在檔案管理方面逐漸走向信息化管理，極大地提高了醫(yī)院檔案管理工作的效率。但與此同時，信息化檔案管理工作中也存在著一定的難題，亟待克服。

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的難點分析

1.1 醫(yī)院管理人員不重視檔案管理工作

當(dāng)前，我國部分地區(qū)的醫(yī)院管理者在檔案管理理念方面存在著錯誤的認(rèn)知，他們片面強調(diào)醫(yī)院的核心工作是向社會和人民群眾提供各種醫(yī)療服務(wù)，以身體醫(yī)療服務(wù)水平獲取相應(yīng)的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，往往忽略檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理投資巨大，卻不能產(chǎn)生任何的經(jīng)濟(jì)效益，因此，這些醫(yī)院往往不重視自身的檔案管理工作。

1.2 檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊

當(dāng)前，部分地區(qū)的醫(yī)院檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，也影響到了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。在實際的檔案管理工作中，很多工作人員因領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致他們對自身的工作缺乏正確的認(rèn)知，錯誤地以為檔案管理工作只是簡單地將醫(yī)院的各種檔案信息進(jìn)行收集、裝訂、存放與調(diào)用，并沒有有意識地提高自身的檔案管理理論和工作水平。而且，部分醫(yī)院的檔案管理工作人員是由醫(yī)療、護(hù)理或行政崗位轉(zhuǎn)行到檔案管理崗位的，他們?nèi)狈n案管理工作的理論，業(yè)務(wù)能力相對較弱，無法很好地進(jìn)行檔案的管理工作，極易造成檔案管理工作的混亂。

1.3 檔案信息的管理手段不夠完善

目前，我國各地區(qū)的醫(yī)院大都實行了信息化的管理，但部分醫(yī)院在檔案管理工作方面還存在著分室保管的狀態(tài)，各科室的檔案均由自己科室保管，這樣就導(dǎo)致檔案管理工作較為分散，嚴(yán)重影響到檔案的查詢與使用;此外，部分醫(yī)院還沒有建立專門的檔案借閱室，很多使用者在借閱檔案時，只能拿回自己的科室瀏覽，或是帶回家閱讀，很多時候，往往會因為種種因素的影響，導(dǎo)致這些檔案的遺失，從而影響到檔案功能的發(fā)揮。而且，部分醫(yī)院檔案管理部門的計算機軟件沒有和醫(yī)院辦公自動化OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，這樣就導(dǎo)致檔案管理的手段不夠科學(xué)，不能更進(jìn)一步對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，不僅造成檔案管理工作效率較低，還導(dǎo)致檔案管理工作較為混亂。

2 解決醫(yī)院檔案管理工作難題的策略

2.1 提升醫(yī)院管理人員的檔案管理意識

針對部分醫(yī)院管理者對檔案管理缺乏正確認(rèn)識的問題，應(yīng)加強宣傳教育，轉(zhuǎn)變他們的管理理念，讓他們真正認(rèn)識到檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，從而促使他們重視醫(yī)院的檔案管理工作，加大檔案管理的投資，積極購入先進(jìn)的設(shè)備儀器，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.2 增強檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

針對當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊的問題，醫(yī)院的管理者應(yīng)加強對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)與能力的培養(yǎng)。要想實現(xiàn)這一目標(biāo)，可以采用如下兩種手段：一是針對本醫(yī)院檔案管理工作人員，組織他們參與崗位理論培訓(xùn)，通過培訓(xùn)教育，逐漸提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，提供他們檔案管理工作的質(zhì)量;二是在選擇檔案管理工作人員時，盡量少從醫(yī)療、護(hù)理或行政崗位調(diào)人，而是盡量在專業(yè)學(xué)校選拔檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，這樣一來就能建立穩(wěn)定的專業(yè)檔案管理隊伍，避免醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)混亂的狀態(tài)。

2.3 完善檔案管理手段

針對當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理工作的管理手段不夠完善的問題，相關(guān)醫(yī)院可以從如下三個方面進(jìn)行改進(jìn)：

首先是建立統(tǒng)一的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高信息化軟件的通用性，是該醫(yī)院使用的信息化檔案管理軟件能夠與醫(yī)院辦公自動化OA系統(tǒng)時效內(nèi)無縫銜接。同時還要樹立主動開發(fā)醫(yī)院檔案資源的服務(wù)意識，不斷對醫(yī)院的檔案資源進(jìn)行更深層次的開發(fā)與利用。為此，相關(guān)醫(yī)院必須加強本院檔案管理的環(huán)境以及設(shè)備硬件的建設(shè)，配備先進(jìn)的計算機等設(shè)備，這樣一方面能提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，另一方面還可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)了解各職能部門對檔案的需求信息，有針對性地進(jìn)行檔案的分類管理，從而避免出現(xiàn)檔案管理工作混亂的狀態(tài)，并實現(xiàn)多途徑、多手段地開發(fā)醫(yī)院的檔案信息資源。

其次是建立完善的醫(yī)院檔案信息收集制度。醫(yī)院檔案信息的收集和歸檔工作是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點所在。相關(guān)醫(yī)院必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，將原本各科室自行收集、歸檔的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集和歸檔。為此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)積極與各科室加強聯(lián)系、溝通，將不同科室的檔案都收集到檔案管理部門，然后進(jìn)行細(xì)致的分類，并妥善歸檔保管，這樣不但能降低醫(yī)院檔案管理工作的重復(fù)性與冗余度，同時還能提高檔案管理工作的效率，從而更好地為檔案的開發(fā)和利用提供支撐。

最后是建立完善的借閱管理制度。在采取檔案集中保管的形勢下，醫(yī)院的檔案管理部門還要建立完善的檔案借閱制度，試試集約化的管理模式，避免因為種種因素的影響導(dǎo)致部分檔案資料遺失或長期未歸還的現(xiàn)象，從而為各科室的檔案查詢與利用提供便利。此外，相關(guān)醫(yī)院還應(yīng)該建立專門的檔案借閱室，讓借閱者在借閱室進(jìn)行閱讀，避免在接觸后出現(xiàn)長期不歸還或出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，從而更好地保管醫(yī)院的檔案信息，提高檔案信息的開發(fā)利用程度。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國在醫(yī)療領(lǐng)域改革的不斷深化，各個醫(yī)院對于醫(yī)院檔案資料管理工作的重要性認(rèn)識越來越深入。但在實際工作中，仍存在著一些困難亟待解決。這些難點問題主要體現(xiàn)在部分醫(yī)院管理者缺乏正確的認(rèn)知，檔案管理工作人員的素質(zhì)參差不齊，管理的手段不夠完善。文章針對這幾種檔案管理工作的難點問題，相應(yīng)地指出了解決的策略，這僅是筆者的一點個人淺見，希望能對相關(guān)醫(yī)院的檔案管理工作提供參考，更好地開發(fā)并利用醫(yī)院的檔案信息，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

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