民辦高校檔案管理之思

曾莉陳

摘 要：檔案資料是高校的寶貴財富，民辦高校檔案管理工作相對薄弱。本文指出了民辦高校檔案管理工作中存在的一些問題，并對存在的問題提出了解決對策。

關(guān)鍵詞：民辦高校;檔案管理;問題;對策

檔案是學(xué)校發(fā)展的真實記錄，是一種十分重要的信息資源，是民辦高校的寶貴財富。它記錄了民辦高校的成長和發(fā)展歷程，是學(xué)校各項工作的綜合反映，它既是民辦高校教學(xué)活動的實踐經(jīng)驗和總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校在以后發(fā)展中開展各項工作的依據(jù)。然而，民辦高校辦學(xué)歷史較短，學(xué)校又側(cè)重于發(fā)展建設(shè)，檔案管理工作相對薄弱，檔案管理工作中存在諸多的問題。民辦高校檔案管理工作面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的局面。

1 民辦高校檔案管理存在的問題

1.1 檔案意識淡薄

雖然民辦高校對檔案工作都有關(guān)注，但是重視的程度和意識水平還不夠，既不能適應(yīng)民辦高校檔案工作發(fā)展的需要，也無法適應(yīng)民辦高校管理水平提升的需要。一是高層管理者檔案意識不強(qiáng)，對檔案工作的重要性認(rèn)識缺失，忽略了對檔案工作的投入和整體規(guī)劃。二是師生檔案意識淡薄，缺乏在日常的工作和學(xué)習(xí)中的歸檔意識，同時也缺乏檔案規(guī)范化意識，造成歸檔的內(nèi)容不齊全、完整、規(guī)范。三是檔案工作人員專業(yè)意識不強(qiáng)，各部門的檔案工作一般由秘書兼任，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)教育或繼續(xù)教育，檔案專業(yè)素養(yǎng)低。

1.2 檔案管理規(guī)章制度不完善

民辦高校檔案管理工作經(jīng)常被忽視，缺乏全面性和整體性的制度建設(shè)規(guī)劃，導(dǎo)致很難形成良好的檔案管理制度體系。一是檔案管理規(guī)章制度不齊全、內(nèi)容沒細(xì)化且缺乏系統(tǒng)性。二是檔案管理規(guī)章制度大而空，沒有很好的結(jié)合本校的具體情況制定，缺乏有效性和可操作性。

1.3 檔案人員隊伍建設(shè)不合理

民辦高校往往對效益不明顯的檔案工作崗位人員配備上嚴(yán)格把控，盡量縮減，導(dǎo)致學(xué)校檔案人才隊伍建設(shè)不合理。檔案機(jī)構(gòu)一般掛靠在校辦公室，屬于科級單位，檔案室工作人員極少，同時在各部門設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案工作。總之，檔案人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理，檔案專業(yè)人員缺乏，導(dǎo)致整個學(xué)校檔案管理水平不高。

1.4 檔案信息化程度較低

受主客觀因素的制約，與學(xué)校其他部門信息化程度相比，檔案工作信息化還比較落后。檔案信息化設(shè)備缺乏，有配置也不完善、不合理;未建立全校性的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，檔案信息管理系統(tǒng)比較單一，未能與學(xué)校其它信息化系統(tǒng)對接，功能也比較滯后;對數(shù)字化檔案信息資源的管理還很欠缺，基本上還停留在紙質(zhì)檔案管理層面。

2 提高民辦高校檔案管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)檔案意識

檔案意識的高低決定了民辦高校檔案建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。首先要強(qiáng)化學(xué)校管理高層的檔案意識，樹立正確的檔案觀，讓其重視學(xué)校檔案工作。其次要提升學(xué)校師生的檔案意識，利用網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等方式開展檔案知識文化的宣傳，提高全院師生的檔案意識，使全院師生能夠認(rèn)識檔案、重視檔案、支持檔案工作。第三要加強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識，提高他們的規(guī)范、歸檔意識，對兼職檔案員的定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織開展檔案工作專題講座、參觀學(xué)習(xí)等。

2.2 完善檔案管理規(guī)章制度

民辦高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校自身的辦學(xué)條件，設(shè)立一套科學(xué)、合理的檔案管理制度。堅持依法依規(guī)治檔，全面、深入貫徹實施《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，建立健全有效的各項檔案工作規(guī)章制度，使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。制度建設(shè)按總體規(guī)劃，分步實施的原則推進(jìn)，以確保各項工作的開展都有章可循。要對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定等工作作出具體、明確的規(guī)定，要把檔案制度的實施放在重要的位置來抓，明確檔案工作人員的職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識，從制度上促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 優(yōu)化檔案人才隊伍建設(shè)

檔案管理的關(guān)鍵點在于管理人員的業(yè)務(wù)水平，需要高素質(zhì)的檔案管理人才，有扎實的專業(yè)素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、負(fù)責(zé)的工作熱情才能勝任這項工作。擴(kuò)大檔案專業(yè)人才隊伍，引進(jìn)人才，特別是檔案信息化技術(shù)人才，以輔助檔案的信息化建設(shè);不斷加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)與繼續(xù)教育，加強(qiáng)交流與學(xué)習(xí);建立科學(xué)的激勵機(jī)制，為檔案工作人員提供良好的發(fā)展空間與晉升機(jī)會，激發(fā)檔案人員工作的熱情與積極性;加強(qiáng)對兼職檔案員的管理，不斷提高其檔案業(yè)務(wù)能力。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是民辦高校檔案工作發(fā)展的客觀需要，只有抓住信息化建設(shè)的方向，才能使檔案工作更上一個新臺階。一是把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃。確保檔案信息化建設(shè)與學(xué)校信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步發(fā)展;把檔案信息化建設(shè)作為檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)工作來抓，積極推行檔案數(shù)字化、文檔一體化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。有計劃、有重點地對各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。二是設(shè)立檔案信息化建設(shè)專項經(jīng)費。加大對檔案信息化硬件和軟件建設(shè)的資金投入，配置所需的技術(shù)設(shè)備，不斷完善檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);要建立電子檔案接收系統(tǒng)、數(shù)字檔案存儲系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)和資源共享。三是不斷優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。完成檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。不斷完善、更新檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，利用網(wǎng)頁開展檔案信息文化宣傳，充分發(fā)揮檔案的作用。

總而言之，民辦高校的檔案工作要發(fā)展進(jìn)步，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層必須高度重視起來，并納入學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃中，不斷加大檔案專項經(jīng)費投入，積極引進(jìn)人才，建立健全檔案工作規(guī)章制度體系，大力開展檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。

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