探討如何做好工程總承包項目檔案管理工作

陳柳伊

摘 要：建設工程項目的規模越來越大，工藝越來越復雜，隨之而來的是工程項目的檔案管理工作也面臨更多的難題。面對新的形勢和挑戰，如何提高工程項目的檔案管理工作對于建設工程企業是十分重要的工作內容。本文圍繞工程總承包項目的檔案管理議題進行了探討，闡述了工程總承包項目檔案管理的特點，分析了在建設工程企業的發展過程中，加強項目檔案管理工作的重要性，最后論述了如何做好工程總承包項目的檔案管理工作，提出了積極的策略和建議，供相關人士參考。

關鍵詞：工程項目;總承包項目;檔案;檔案管理

1 引言

在企業的發展歷程中，檔案管理工作不可獲取。檔案管理是對企業發生的事件或項目所進行的信息和相關資料進行的一系列管理工作，它是企業過去歷史事件的客觀反映，是日后進行相關追溯的客觀憑證。隨著我國檔案管理事業的發展，現階段的檔案管理也從客觀記載和反應歷史事件的單一片面化管理工作逐漸走向集檔案資料的收集、整理、匯編、保存、開發、利用于一體的檔案管理工作體系，逐步推動檔案管理工作登上新的臺階。對于工程建設企業來說，項目的檔案管理工作也需要與時俱進，尤其是工程總承包項目，必須以更科學高效的管理方式和管理策略來推動企業檔案管理工作跟上企業發展的步伐。

2 工程總承包項目檔案及其管理特點

工程總承包項目是在業主的合法委托下，按照法律合同規定的內容對工程、采購以及建設工作進行履約，對所承包的工程項目的質量、安全、經費以及項目進度進行全面負責。相對于一般的承包項目，工程總承包項目的內容更多，對于項目的檔案管理來說，也意味著更多的管理環節、節點和內容。具體來說，工程總承包項目的檔案管理包括項目中的所有環節涉及到的文檔和相關資料。比如建設項目的調研立項、建設方案的設計、設備及物資的采購、現場施工環節、項目驗收環節等等。在這些環節中，不僅包含有各種文字、圖表形式的文件，同時還有各種聲音、影響形式的資料，這些信息資料都屬于工程總承包項目檔案管理的范疇。

相對于普通的項目檔案，工程總承包項目的檔案管理具有以下特點：

一是工程總承包項目檔案的數量更多。工程總承包項目中管理的類別和內容更多，尤其是一些大規模工程項目，工藝技術更加復雜，施工分項很多，因此，項目中的檔案管理牽扯到的文件和資料等內容也更多，檔案管理工作難度很大。

二是工程總承包項目檔案的收集難度更大。由于工程總承包項目牽涉的各環節，各部門眾多，管理內容和數量更多，因此，在檔案收集及后續管理的過程中，不可控因素也更多，檔案管理工作有時候需要面對多方面的不確定或不可控因素，這就使檔案管理部門在有限的時間內對檔案資料進行完整無缺的收集有更大的難度。

三是工程總承包項目檔案管理的專業性要求更高。在工程總承包項目中，檔案管理需要具備多個學科多個專業的知識儲備，必須能夠對工程項目中的專業性文件、信息等技術資料有基本的了解。而隨著工程項目工藝技術的不斷復雜化，檔案管理部門及人員也需要具備更好地的相關知識儲備，能夠靈活地處理檔案資料，甄別其中的異常。對于涉及到企業或行業的技術機密資料，由于這些資料具有十分重要的學術或實踐性資源價值，專業人員應有更高的管理技能和管理素質，以保護好企業的重要技術資源。

3 工程總承包項目檔案管理對企業發展的重要性

工程總承包項目檔案管理對企業發展的重要性體現在三方面：

首先，項目檔案管理可以使工程總承包項目管理體系更加規范。在工程建設企業的管理體系中，檔案管理成為越來越重要的分支，通過完善和優化檔案管理，企業能夠及時對過去的經驗進行總結，為后續的決策提供客觀和有效的參考依據，使企業的管理體系更加完善，發揮出應有的效能。

其次，項目檔案管理可以客觀真實地反映和追溯工程建設項目。檔案管理可以真實有效地對工程項目的全過程進行重要信息及相關資料的收集和記錄，有效保存文證及物證，為后續各種法律糾紛提供客觀證據，保障企業的合法權益不受到侵犯。

此外，項目檔案管理還可以作為工程建設企業的重要技術性資源，為企業經營管理水平的提升提供強大的支撐。很多建設工程項目在后續的使用過程中或后續的再開發過程中不可避免地將涉及到建筑物初始的調研資料、建設工藝及施工細節，而這些資料正是建設項目檔案的重要內容，可以為建筑物的后續運營維護和再次建設提供便利的條件。

4 做好工程總承包項目檔案管理工作的有效策略

4.1 完善項目檔案管理制度

檔案管理不僅僅是檔案部門的事，而是涉及到眾多部門的事，涉及到很多參與合作單位，因此必須依靠一套完善有序的檔案管理制度來規范各參與方及參與人員，提高總承包項目檔案管理的質量和效率。對于具備了檔案管理制度的建設企業，應重點從檔案管理制度的完善方面入手進行強化。比如，為提高總承包項目檔案管理的即時性，可在總承包工程項目初期成立專門的項目檔案管理小組，對總承包項目進行及時跟進，對施工分項和各個環節的文件資料進行收集，整理，避免檔案收集不及時，出現檔案缺失或失真的情況，為文件資料的歸檔奠定前提基礎。

4.2 加強項目檔案管理執行力度

在總承包項目檔案管理中，檔案管理部門應加強工作的執行力度，尤其是工程施工檢驗批質量驗收以及工程分項分部質量驗收環節，這些環節往往在總承包項目中起著關鍵的作用，同時也是涉及到文件資料相對較多的環節，以這些環節入手來加強檔案管理對于提升檔案管理質量是十分重要的。為了加大檔案管理執行力度，一方面應嚴格落實好檔案移交責任制度，對于不及時移交給檔案管理部門的人員依據制度條例進行警告或處罰;另一方面，檔案管理部門應與施工部門及監理部門做好協同，及時對各個施工環節和各階段的質量驗收做好檔案的收集和整理，避免出現檔案收集與質量驗收環節相脫節的現象，使檔案收集工作滯后，影響到檔案資料的真實性和完整性。

4.3 做好項目檔案的開發和利用

總承包項目檔案中含有大量的理論技術和實踐技術信息，具有十分可靠和有效的參考價值，因此，檔案管理部門應以新的管理理念來對待這些有效的信息資料。除了積極采用各種新技術、新設備來提高檔案的自動化、信息化管理水平之外，檔案管理部門應加強注重檔案資源的開發和利用。對于一些不涉及到關鍵核心機密的檔案資料，應該本著開放和共享的理念積極進行檔案資源的利用，使這些專業技術資源達到更大程度的共享，提高資源的開發和利用效率，為企業和社會創造越來越多的價值。

5 結語

總承包項目檔案管理貫穿于項目建設的全過程并在項目后續的長期運營過程中起著十分重要的作用。作為檔案管理部門應不斷適應新時代的要求，積極探索有效的管理模式和管理策略，如此，才能更好地為企業發展提供價值和服務。

參考文獻

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