檔案管理的問題及優(yōu)化

王秋梅

【摘要】機關事業(yè)單位在發(fā)展的進程中，會涉及到很多的檔案資料，檔案資料能夠有效保障各項工作的開展，并記錄單位的發(fā)展歷史、管理機制以及人事變動等重要的信息，對于單位的發(fā)展有重要的參考意義。此外，在發(fā)展過程中，檔案管理機制的不斷創(chuàng)新給機關事業(yè)單位帶來很大的動力，能夠規(guī)避很多的風險，同時總結經(jīng)驗教訓，促進單位的整體進步。基于此，本文針對機關事業(yè)單位檔案管理的主要原則、存在的主要問題及完善措施進行深入的探討，僅供參考。

【關鍵詞】檔案;管理;機關事業(yè)單位;問題;措施

機關事業(yè)單位在經(jīng)歷全面深化改革的過程中，面臨著一系列的問題，對單位檔案的管理工作提出了更高要求。但是在具體的檔案管理工作中，存在一些不規(guī)范的問題和現(xiàn)象，因此，為了更好地服務于社會及群眾，需要利用現(xiàn)代化的手段以及理論對檔案管理工作進行創(chuàng)新，建立信息化的檔案管理機制。同時，有效掌握檔案管理的方法和手段，整合信息資源，提升機關事業(yè)單位的工作效率，這是檔案管理工作目前需要掌握的主要問題。

一、檔案管理工作開展的主要原則

所謂檔案管理工作，主要是針對檔案信息進行整理，管理的內容主要包括檔案信息的價值鑒定、檔案內容的統(tǒng)計分析，歷史歸檔、分類以及檔案的利用等。這是機關事業(yè)單位成長的主要經(jīng)歷和參考。在進行檔案管理工作的過程中，需要參考以下幾點原則：首先是檔案管理安全性原則，第二是檔案完整性原則，第三是檔案的應用便利原則。除了遵循以上原則之外，還需要檔案管理人員具備專業(yè)的素質，保證檔案信息的完整。

二、檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理的人員問題。對檔案信息的收集管理工作是一項比較繁瑣且連續(xù)的工作，因此對于人員的專注度要求很高，如果沒有專業(yè)的人員支持，很容易造成工作的疏漏和損失。從目前機關事業(yè)單位人員的編制及數(shù)量上來看，在數(shù)量上具有一定的限制性，總體人員有限，分配到檔案信息收集及管理崗位的人員就更少，檔案管理人員的不足降低了整體的工作效率，對檔案管理工作的順利開展帶來阻礙。甚至一些機關事業(yè)單位的檔案管理崗位由其他部門的人員兼任，這樣的情況雖然使人員的利用實現(xiàn)了最大化，但是在具體的檔案收集和整理工作中會出現(xiàn)一定問題，造成檔案的丟失和遺漏等。此外，工作人員之間流動性較大，崗位調動頻繁，也不利于檔案管理工作的開展。

（二）缺乏檔案管理工作的執(zhí)行力。隨著社會法制化建設的發(fā)展，檔案法律法規(guī)的宣傳越來越重要，但是，依法辦事、執(zhí)法檢查沒有完全付諸實踐，對檔案法制化管理依賴程度比較低，依然存在有法不依的情況，導致法制化執(zhí)行力度欠缺，阻礙機關事業(yè)單位檔案管理法制化的進程。此外，隨著時代的進步，檔案管理遇到的問題也在不斷變化，檔案工作不能緊跟改革發(fā)展的形勢，“依法治檔”的宣傳力度不夠，執(zhí)法監(jiān)督成為檔案管理法制化的薄弱環(huán)節(jié)，導致檔案執(zhí)法人員業(yè)務素質不高，執(zhí)法的工作隊伍沒有號召力。

三、檔案管理規(guī)范化的具體措施

（一）強化領導，合理規(guī)劃。首先，需要強化領導，充分重視檔案管理的主要作用以及對機關事業(yè)單位的重要意義，根據(jù)社會經(jīng)濟的發(fā)展和科技的不斷進步強化檔案的信息化管理。機關事業(yè)單位需要將信息化建設作為檔案管理的主要內容。對于檔案管理的主要人員以及管理層需要進行科學的配置。強化檔案管理信息化的力度，進行必要的技術支持和硬件投入，并嚴格遵守檔案管理工作的主要程序，從而提升管理水平。其次，機關事業(yè)單位要不斷開展調研活動，制定有利于本單位發(fā)展的檔案管理計劃和目標，并進行合理化的探討，結合工作的實際需求和管理目標，豐富信息化檔案管理內容，科學合理地開展信息化檔案管理工作。

（二）建立完善的檔案管理體系。完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開展的前提。不同的機關事業(yè)單位有著不同的制度和管理模式。檔案管理體系無論是形式還是內容方面都會有所不同。因此，在進行檔案管理工作的過程中，必須有完善的制度支持。從而使檔案管理工作更加規(guī)范化和制度化。第一，在國家有關規(guī)定的前提下，不斷創(chuàng)新檔案管理體系，并將制度運用到具體的實踐工作當中。保證每個流程都規(guī)范化。第二，對于檔案信息的記錄工作需要特別重視，尤其是手寫工作，墨水的顏色需要根據(jù)標準來制定。第三，對于檔案信息的記錄必須詳盡而真實，減少重要信息的遺漏，從而提升檔案信息的利用效率。第四，檔案信息的記錄必須規(guī)范化，不允許進行隨意更改。第五，對于重要的檔案信息，需要嚴加防護，并制定加密措施，減少信息的遺失。第六，對于檔案信息管理人員的行為進行規(guī)范，避免出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。

（三）充分利用信息化手段進行檔案的管理工作。社會在不斷發(fā)展，科學技術在不斷進步，信息化已經(jīng)成為一種社會發(fā)展的趨勢。無紙化辦公也成為機關事業(yè)單位發(fā)展的主要方向。信息化的發(fā)展有利有弊，尤其在檔案管理工作中引入信息化的工作流程，需要取其精華，利用網(wǎng)絡化的便捷和高效完善檔案的管理工作，同時提升工作人員的積極性。

四、結束語

綜上所述，規(guī)范化的檔案管理工作可以在很大程度上提升機關事業(yè)單位的工作效率和工作質量。必須遵循檔案管理工作的主要原則，不斷進行檔案管理方法的創(chuàng)新，從根本上提升檔案管理的安全及質量，同時建立有效的考評機制，并全面提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質，進一步促進檔案管理工作順利開展。

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