醫院檔案管理的信息化與新思考

摘 要：在醫院基礎工作中，醫學科研檔案管理意義深遠。當前醫院在檔案管理方面仍存在很大的不足之處，仍有很多需要改進的地方。研究醫院檔案管理，需要重視醫學科研檔案管理內涵與特點，分析現階段我國醫院在科研檔案管理工作中存在的現狀問題，結合問題采取加強管理意識、提升人員素質、完善管理制度等措施，實現問題有效解決的同時，促進醫院科研檔案管理得以創新性發展。

關鍵詞：檔案管理;醫院;信息化;新思考

目前，我國大部分醫院的檔案信息化體系建設還處于初級階段，各級醫院沒能針對檔案信息系統形成一套卓有成效的建設方法，主要存在以下幾個方面的問題：

1 醫院檔案管理信息化建設中的弊端

1.1 檔案信息系統和醫院其他信息系統沒能形成交互作用

目前大部分醫院的檔案管理系統都還只是一個孤立的信息系統，沒有和醫院的醫療研發系統、電子病歷系統等形成有效的勾連。電子檔案只是一個查詢端，不能給醫院的醫療研發和疾病問診提供有效的數據支撐。

1.2 管理格局混亂，檔案體系未能形成

目前，醫療檔案的分類已經由以前的病歷、文書和圖片檔案發展成了實物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案等。大部分醫院還是按照老的檔案分類進行檔案管理，很多病理切片和聲像檔案散布于各個部門，沒有得到很好的管理。

1.3 檔案管理工作人員專業素質較低

大部分醫院都沒有專業的檔案管理人員，而是由護士或部分醫師兼職管理。他們沒有受到專業化的檔案管理培訓，檔案管理思想觀念比較陳舊，只把檔案看作一個信息存放的倉庫，而沒有把檔案當作一個醫院信息整合的富礦。

1.4 檔案信息安全重視程度不夠

醫院檔案的特殊性在于每一個病人的檔案都有很強的私密性，因此醫院一定要做好檔案的保密工作，但是大部分醫院沒有建立嚴格的檔案借閱手續和檔案借閱權限。每個人只要想查檔案就都可以查。

1.5 缺乏對醫院檔案信息化建設的全面認識

之前，我國部分醫院管理階層缺乏對檔案信息化建設的全面認識，缺乏對檔案信息化建設的重視，無論是資金上的投入還是精力上的投入均較為缺乏，嚴重阻礙了醫院檔案信息化建設的進程，從而致使醫院檔案管理信息化水平難以得到有效提高。

1.6 信息化設備不齊全

醫院信息化檔案管理實現的重要前提之一就是齊全的信息化設備，醫院在進行檔案管理工作需要對相關檔案資源進行收集和整理，如果依然選擇用傳統人工的方式進行收集和整理，那么檔案管理工作人員需要承擔的工作量較大，并且難以保證工作效率。因此，醫院應該積極的運用信息化技術手段實施檔案管理工作。然而，部分醫院信息化設備不齊全，由于醫院檔案管理信息化建設所需要的信息化設備價格通常較高，部分醫院為設備采購預留的資金嚴重不足，從而阻礙了信息化設備的采購，進而造成醫院缺乏信息化設備的問題。

2 加快醫院檔案管理信息化建設的有效途徑

2.1 加大信息化設備引進的力度

在醫院實際發展的過程中，為了確保檔案管理信息化建設的順利進程，應該加大信息化設備的引進力度，無論是在信息化建設的硬件設備方面，還是在信息化建設軟件上均應該投入充分的資金。并為用戶建立起更加便捷、高效的檔案信息化管理平臺，用戶可以通過平臺進行所需檔案資料的翻閱和查找，從而為用戶提供更加便捷的檔案管理服務。醫院若想切實的發揮信息化檔案管理的重要性，就應該加大信息化設備的引進力度。醫院在引進計算機設備時，還應該引進各種圖形、表格處理技術，并通過這些技術的運用對醫院的檔案進行分門別類，以便用戶能夠快速的查找到自己所需的檔案資料。

2.2 強化信息化檔案管理理念

實施信息化醫院檔案管理，有助于促進醫院的進一步發展。因此醫院應該打破傳統的檔案管理理念，并強化信息檔案管理理念，提高對檔案管理信息化建設的重視。

首先，醫院需要對實施信息化檔案管理的主要目的進行明確，堅持檔案資源的共享，確保檔案資源的準確性和及時性。其次，充分發揮信息化在醫院檔案管理中的重要價值和作用，重點突出檔案管理工作形式和內容上的特色。例如：某醫院在檔案信息網絡平臺的首頁設計上，堅持莊重典雅、大方美觀的基本原則，并注重檔案管理平臺功能的合理性和完整性。并且，還在網絡平臺中增設了電子郵箱功能，以此便于用戶意見的反饋和與平臺之間的交流。該醫院檔案管理信息化水平較高。

2.3 注重加強對檔案管理工作人員專業素養的培養

醫院檔案管理工作人員的專業素養和專業水平直接影響著檔案管理信息化的建設。因此醫院注重加強對檔案管理工作人員專業素養和專業水平的培養，提高其專業水平和綜合素養。首先，醫院應該定期組織檔案管理工作人員進行專業知識的培訓，以此不斷的拓寬其知識面。其次，醫院應該針對檔案管理工作人員對信息技術理論知識與技能的掌握情況開展具有針對性的相關信息技術方面的培訓，以此從人才方面推動醫院檔案管理信息化建設。

2.4 加強檔案數字化、信息化建設，以“利”促“發

大數據的應用與開發，刺激著時代的發展。檔案數字化也是發展趨勢，陳舊的檔案管理模式逐步被智慧檔案室取代，由于硬件不足、軟件跟不上，阻礙了數字檔案室、智慧檔案室的建立。檔案的開發利用不足，極大地降低了檔案的價值，忽視其潛在的內涵，管理層更加不會花更多的人力、物力和財力去挖掘。醫院需通過檔案數字化將管理工作引向良性發展的軌道。檔案數字化是把紙質檔案通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。軟件系統的構建是檔案數字化的基礎，醫院需結合自身特點，在省市檔案管理系統上，建成符合自身需求的檔案管理系統軟件，利用技術壁壘，提升工作效率和質量，將檔案系統與辦公系統相融合，通過辦公自動化軟件，將實體檔案逐步向電子檔案轉化。醫院應加大對檔案開發利用的重視，根據室藏檔案和醫院、社會發展需求，在研究檔案內容的基礎上，對檔案信息再加工，形成各類型的編研材料：如醫院大事記、醫院年鑒、年報等。避免只“匯”不“編”，只“編”不“研”的現象，多途徑、多渠道的開發利用檔案信息資源，提供多層次，全方位、深角度、真實、有效的信息資源，讓檔案在醫院改革發展、醫療技術提升、科研成果創新、人才梯隊培養等各方面發揮重要作用，挖掘檔案的潛在價值，促進醫院持續發展。

通過將檔案錄入信息化系統，可以大大提升檔案的使用效率，同時也便于工作人員的搜索和借閱。此外，醫療檔案的信息化，還能夠通過對以往案例的快捷總結，為醫療教學和醫療教育提供第一手的原始資料。

在醫療衛生改革逐漸深入的背景下，面對醫院檔案信息資源的不斷拓展，現代醫院必須加快醫院信息化建設的步伐，建立高效、便捷的檔案信息資源共享平臺。

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作者簡介

楊軼芬（1979-），女，漢，山西省太谷縣，本科，館員，康復科，研究方向：檔案。