探討信息化時代檔案管理的創(chuàng)新方法

周佳波

摘 要：隨著計算機的出現(xiàn)和逐步的普及，信息對整個社會的影響逐步提高到一種絕對重要的地位。信息量、信息傳播的速度、信息處理的速度以及應用信息的程度等都以幾何級數(shù)的方式在增長。檔案工作的信息化建設是信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實現(xiàn)信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的目的。本文對信息時代下檔案管理工作創(chuàng)中所面臨的問題和對策進行分析，探討信息化時代檔案管理的創(chuàng)新方法[1]。

關鍵詞：信息化時代;檔案管理;創(chuàng)新;方法

隨著中國經(jīng)濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進步，并隨著信息技術在企業(yè)中的應用的不斷深入顯得越來越重要，未來甚至許多企業(yè)就是只依靠信息化建設而生存。檔案管理工作要緊跟時代潮流，在發(fā)展中不斷創(chuàng)新，信息化建設是檔案工作的重要途徑，能提高檔案工作的效率，促進檔案管理工作的發(fā)展。

1 檔案管理信息化的含義

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。檔案信息化建設必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡安全。

2 檔案管理信息化的特點

1）保存手段更先進。傳統(tǒng)檔案的保存手段有：紙質(zhì)、圖片、照片、錄音等，會因為時間的變化，各種原因?qū)е滦畔模３ＲㄙM大量的時間和金錢去保存檔案。而現(xiàn)在通過檔案管理信息化，把檔案借助計算機網(wǎng)絡，做成電子版，能更好的保存檔案。

2）節(jié)省儲存空間。傳統(tǒng)的檔案都是由實體的，需要相當大的一個空間來進行保存，檔案信息化，把檔案做成電子版，變成虛擬的保存在網(wǎng)絡上，大大的節(jié)省了儲存空間。

3）提高檔案管理質(zhì)量。利用信息技術進行檔案管理，能夠充分發(fā)揮信息管理優(yōu)勢，實現(xiàn)資源的有效整合和利用，從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，提高檔案管理質(zhì)量。

3 管理信息化建設的內(nèi)容

1）檔案信息的數(shù)字化建設。檔案信息的數(shù)字化建設是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則有：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容分為檔案目錄信息的數(shù)字化，以及檔案全文信息的數(shù)字化兩個層次，存在著技術還不成熟且不經(jīng)濟;數(shù)字化的對象問題;合作問題。

2）檔案網(wǎng)站建設。檔案網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在公共信息服務網(wǎng)站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口。檔案網(wǎng)站有服務、宣傳、交流等功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息。

3）數(shù)字檔案館建設。數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境而存在，通過存取檔案信息的網(wǎng)絡化運行，以存取為中心。現(xiàn)行實體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對現(xiàn)行實體檔案館的館藏建設提出了新的要求，數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。兩者是相互依賴、相互促進的關系。

4 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中存在的問題

1）相關法規(guī)制度不完善。在檔案管理信息化中沒有完善相關法規(guī)體系，在建設檔案管理信息化的過程中，需要非常漫長的時間，以及需要很多的步驟才能完善信息化數(shù)據(jù)庫。所以在數(shù)據(jù)庫建設的過程中，相關的法規(guī)體系不夠完善，工作的過程中容易出現(xiàn)混亂，影響工作人員的工作效率。

2）檔案管理人員素質(zhì)低。檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強烈的責任心，因為檔案管理枯燥乏味，需要良好的職業(yè)道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業(yè)性，需要檔案管理專業(yè)知識和一定的信息技術才能勝任，目前，我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業(yè)知識和信息技術，影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新工作[2]。

3）檔案管理服務手段落后。我國檔案資源在檔案查詢和對接方面技術落后，很多檔案管理人員在工作中還是采用的傳統(tǒng)服務手段，手工檢索和編輯，工作的效率低下，并且還經(jīng)常不按時歸還檔案資料，嚴重影響了檔案信息的完整性和安全性。

4）檔案管理的規(guī)劃落后。由于權(quán)限、資金、規(guī)范的限制，導致很難制定出統(tǒng)一的規(guī)劃方案。沒有一套先進的檔案管理規(guī)劃。影響產(chǎn)生電子文件的生產(chǎn)以及電子檔案部門的信息化建設。由于為檔案的數(shù)字化信息化正在建設中，發(fā)展過程中不斷變化，所以，檔案信息化本身具有很大的不確定性，導致了信息化檔案不夠全面和真實。

5 信息時代下檔案管理工作的方法

1）提高檔案管理理念的創(chuàng)新。在進行檔案創(chuàng)新過程中，首先需要創(chuàng)新管理理念，在進行檔案管理期間針對檔案管理功能為基礎展開優(yōu)化，提高對于檔案功能的發(fā)揮，提高檔案實用性。加大檔案信息化管理的重視，提高信息化創(chuàng)新手段，改善檔案管理人員的管理素質(zhì)，提高管理意識，堅持做到與時俱進的進行檔案管理，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量提升的基礎上，重視檔案管理價值的發(fā)揮，更好的提升檔案信息化管理的實現(xiàn)，提高檔案管理效率[3]。

2）完善相關法規(guī)制度。因為檔案管理工作的制度不完善，容易影響檔案管理工作的開展，容影響檔案管理安全，因此，在檔案信息化管理創(chuàng)新的同時，相關部門要完善相關法規(guī)制度，一定要重視檔案資源的安全問題。加強網(wǎng)絡平臺的安全建設，確保我國檔案信息的安全。

3）提高檔案管理人員素質(zhì)水平。在企業(yè)檔案管理中，保持檔案管理人員良好的政治素養(yǎng)是做好檔案管理工作的基礎，檔案管理員的素質(zhì)水平，決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)要對檔案管理人員的政治素質(zhì)、科技素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、經(jīng)濟素質(zhì)進行全面提升，針對性開展教育培訓工作，將能力強、水平高、品質(zhì)好的人員放在檔案管理崗位上，并對其進行信息技術、計算機技術培訓，使得檔案管理人員成為全新的復合型人才，從而更好的推進企業(yè)檔案管理工作[4]。

4）創(chuàng)新服務方式。在信息時代的基礎上創(chuàng)新服務方式，提高檔案管理工作的效率，這就要求檔案管理機構(gòu)首先要創(chuàng)建檔案館網(wǎng)站，及時地將收集到的數(shù)據(jù)和信息實現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡化。其次，要創(chuàng)建“電子檔案數(shù)據(jù)中心”，將各個部門和單位的電子檔案進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)有條件的網(wǎng)上查詢和共享。此外，要在線收集相關的數(shù)據(jù)信息和資料，開展在線服務模式，提高檔案資源的利用率，實現(xiàn)其應有的服務價值[5]。

6 結(jié)語

綜上所述，信息化時代就是信息產(chǎn)生價值的時代。信息化是當今時代發(fā)展的大趨勢，信息化時代檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫，檔案管理對每一個企業(yè)有著重大的意義，所以，需要充分地利用信息化技術對檔案管理工作進行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案管理的安全性。

參考文獻

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[2]李文龍.關于信息化時代檔案管理的創(chuàng)新探討[J].黑龍江科技信息，2017，（17）：295.

[3]高平.探究信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].呂梁教育學院學報，2017，34（3）.

[4]李然.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].才智，2017，（27）：252.

[5]惠宇紅.信息時代檔案管理工作創(chuàng)新與實踐探討[J].辦公室業(yè)務，2016，（3）：148-148.