大數據時代檔案管理模式變化研究

于煒煒

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，各行各業對自身基本信息的整理也日趨智能化和高效化，改變了以往傳統人力整合分析數據的局面，為單位的資料統計提供了更為迅捷便利的途徑。其中較為突出的便在于檔案管理模式的更新換代，這是隨著大數據時代發展應運而生的重要產物。以往的檔案管理模式已經無法適應現代化經濟社會多樣性和復雜性的要求，與大數據相結合的新型管理方法能夠很好地實現信息整合的自動化。這也就意味著，注重大數據時代的檔案管理模式轉變升級，是當下單位優化自身管理的重要內容，更是創新信息機制的必由之路。本文將以大數據時代為背景，對現代化檔案管理模式的特點和發展現狀進行研究，同時提出相關的改進意見。

關鍵詞：大數據;檔案管理;發展現狀;措施方法

大數據技術可以理解為現代科技社會中，由于信息自身海量化，復雜化，分散化的發展，傳統的儲存技術已經不能滿足其要求時出現的更深層次的整合模式。它的存在大大提高了設備處理信息的效率和能力，其運用也深入到生產生活的各個方面，大數據時代能夠給檔案管理帶來前所未有的技術升級，可以推動檔案管理的高效化、科學化、精確化。但同時大數據在檔案管理中的應用也會出現些許問題，如何解決這些問題，提高檔案管理模式的運營效率，是當下單位面臨的主要問題之一。

1 深入內涵，把握特征

大數據帶給檔案管理模式的變化不僅僅在于對人力勞動的轉化，還推動了其更加具有時代特征，當下檔案管理模式體現出來的主要特點大致可以總結為以下幾點：

1）復雜信息的統籌整合。新時期檔案整合面臨的信息材料相比以往除了數量上的劇增以外，更多的是種類的擴大，但管理的宗旨便在于將信息進行統籌科學的整合。這也就意味著檔案管理特征一是在于量的處理，即將以往以書面材料為主的信息加以大數據處理，還要將現代化設備中儲存的信息進行整合。二是在于質的轉化，即在信息收集整合的基礎上加以科學歸類分析，能夠根據客觀情況的實際需求對數據進行利用[1]。

2）數據信息的有效利用。大數據時代下，檔案管理能夠實現信息的收集、整合、分析、歸類、總結、提取、融合等等，這就大大提高了檔案管理的運行效率，優化了檔案管理的模式，推動數據的高效率利用。

2 立足現狀，發現問題

盡管大數據檔案處理模式已經發展到一定的規模，但在具體的過程中仍然會受到多種外界因素的影響而產生許多問題，大致可以總結為以下幾點：

1）管理技術有限。大數據檔案管理模式是隨著現代技術的發展才得以產生的，這也就意味著相關主體并沒有較為豐富的經驗積累的科學規劃，依然會在信息處理上遇到困難。首先是存儲空間的開發，當下技術能夠滿足大量信息的儲存要求還遠遠不夠，大數據在未來的發展速度必將有所增長，往后要面對的數據規模更是難以預測，因此必須要對現有的儲存空間進行技術拓展，但如何拓展，拓展到怎樣的地步，拓展之后相關管理模式如何調整仍需要更進一步的考慮。其次是傳統和現代的互聯互通，盡管大數據處理具備整合傳統信息的能力，但如何讓傳統檔案管理的信息更好地儲存到電子設備上再重新加以管理，如何充分發揮傳統信息的作用，仍是當下技術升級所要解決的主要問題[2]。

2）硬性規定欠缺。大數據檔案管理由于發展時間有限，因此并沒有與其相適應的法律法規進行參考。部分法律中只極少的法條才對信息技術加以相關規定，這就導致了大數據檔案管理模式缺乏宏觀框架的約束，也無法確立具體的界限和范圍。在相關法律尚未建立健全的情況下，大數據檔案管理模式的發展很有可能會出現混亂、信息泄露、檔案被盜等等危及切身利益的現象也無法得到有效解決。

3）主體權責失職。大數據檔案管理盡管依靠的主要載體是電子網絡，但依舊在很大程度上會受到人為因素的影響。由于大數據檔案處理工作的復雜性、多樣性和持續性，所以部分管理主體就很有可能會在急于求成的心理驅使下造成工作的巨大疏忽和漏洞，甚至還會出現懶散倦怠的消極作風。并且由于大數據時代表現出來的技術性和專業性，部分管理人員自身素質和技術水平并沒有達到檔案管理的要求，這就會導致檔案管理工作質量下降[3]。

3 制定措施，對癥下藥

針對上述大數據檔案管理所出現的具體問題，可以通過如下措施加以解決：

1）建立完善管理機制。實現檔案管理的有序性和程序性的首要途徑便是建立健全完善的管理機制，形成自上而下的規制體系，這樣就能夠在很大程度上推動管理工作向著規范標準的方向發展，保障信息整合過程中的井然有序。這就意味著管理機制首先要實現信息的統籌登記，在檔案管理過程中設置統籌性的信息登記平臺。其次是要注重檔案的分門別類、科學規劃，要根據信息的種類和用途對其加以儲存區分，不能混為一體。還有就是要保證管理中心和管理部門的互聯互通，在大數據的基礎上突破空間限制，進行無線聯系。除此之外，還要提高管理人員的素質和水平，加強對相關主體的崗位培訓，并推動其自身實際經驗的積累，提高檔案管理的質量和效率。我館不僅對現有職工進行業務培訓，同時2019年新招聘計算機專業工作人員。同時也不能忽視管理人員思想道德的培養，要讓在崗人員能夠意識到檔案管理的重要性，對檔案信息要實行保密義務和忠實義務以及勤勉義務。最后是要實行合理的評價審核模式，對管理人員的工作進行階段性審核和季度性總結，并輔助適當的獎懲措施，激勵管理人員工作的積極性。

2）防治信息受損。在大數據時代下，盡管檔案管理模式有了更為先進的技術可以依靠，但同時也不得不面對網絡發展帶來的風險和挑戰。其中較為嚴重的問題體現在檔案信息的泄露和竊取，不法分子會通過信息侵略的方式破壞單位發展，這類現象不僅僅在國內發生。因此，大數據時代的檔案管理應當加強對數據信息的保護力度，一是設立必要的網路防御屏障阻擋黑客入侵。二是要對檔案信息加以必要的備份和復制，以防在受到入侵之后一無所有[4]。文登區檔案館2019年開展自主可信安全替代檔案館室互聯系統試點應用工作，并已實行檔案異地備份。

3）提升用戶體驗。檔案管理不僅僅是面向社會的全局性工作，也是面向市場的服務型活動。這也就意味著在大數據時代下，檔案管理應當更加站在社會大眾的立場上考慮問題，以為人民服務為中心和宗旨。通過先進技術的運用，改變以往登記難，時間長，查詢慢的局面，更好地為社會大眾提供服務，推動人民群眾安全感和信任度的提升，推動檔案管理市場的發展。

4）制定出臺法律。當下法律法規層面的薄弱是大數據檔案信息管理面臨的主要短板之一，想要實現更深層次的管理，就必須制定出臺必要的法律法規來保證檔案工作的安全可靠。這也就意味著要針對檔案管理的具體工作內容和社會效益來制定針對性的檔案資源管理法律，對管理過程中可能出現的問題和應當遵守的規則進行詳細的條款列舉，讓檔案管理有法可依。同時中央和地方也應當上下一致，對檔案管理主體同樣要進行法律約束，明確法律獎懲。除此之外，法律法規更應當體現的便是與時俱進的精神，要隨著社會的發展不斷進行調整。

4 結束語

綜上所述，大數據時代的檔案管理應當充分保持自身的發展活力，隨著技術進步不斷完善自身，取得更深層次的進步。

參考文獻

[1]王勍.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].辦公室業務，2017（1）：116-116.

[2]楊惠茹.大數據時代檔案管理模式的變化研究[J].現代國企研究，2018，140（14）：157.

[3]李娟.解讀大數據時代下檔案管理的價值提升[J].人力資源管理，2017（12）：317-318.

[4]滕霞.大數據時代下高校檔案管理特性與對策[J].環球市場信息導報，2017（1）：93-93.