高校辦公自動化系統應用研究

摘 要：本文首先闡述了高校辦公自動化系統的建設意義，介紹了辦公自動化系統的概念及主要技術;其次針對高校數字化辦公的特點進行詳細描述;第三是對數字化校園平臺對辦公自動化系統的應用進行了講解;最后對高校辦公自動化系統的發展進行了展望。

關鍵詞：辦公自動化系統;net JAVA;數字化校園

1 高校辦公自動化系統的建設意義

在高校的傳統辦公模式中，院校各個部門之間的信息通道并不通暢，信息孤島和割裂顯現還比較常見，導致高校各個部門間的信息傳達不順暢，信息收集重復率高，難以實現信息暢通和資源的有效共享，在這種情況下，高校的辦公事務就會顯得效率低下，工作量大而且重復。隨著高校的不斷發展，校區和部門的數量在不斷增加，辦公事務以及管理職能也不斷增多，進一步改進辦公模式，建設先進有效的高校辦公自動化系統就顯得更為重要。

2 辦公自動化系統的概念及主要技術

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是將計算機、通信等現代化技術運用到傳統辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。辦公自動化利用現代化設備和信息化技術，代替辦公人員傳統的部分手動或重復性業務活動，優質而高效地處理辦公事務和業務信息，實現對信息資源的高效利用，進而達到提高生產率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質量、改善工作環境。

辦公自動化系統主要包括以下幾個方面的技術：1）辦公門戶技術：門戶技術是整合了內容、應用程序、工作場所的一門技術。信息門戶技術提供了個性化的信息集成平臺和可擴展的框架，能夠根據需要進行全方位的信息資源整合，使應用系統、數據內容、人員和業務流程實現互動。2）信息共享與交換技術：信息資源的共享是辦公自動化系統的一個重要內容。為提高辦公自動化效率，需要建設統一、安全、高效的信息資源共享交換平臺。3）業務協同機制：多維度、多領域的“協同辦公”是辦公自動化發展的方向。協同工作就是由多人互相配合完成同一工作目標。4）工作流技術：在辦公自動化系統中，工作流技術的實施主要是通過工作流管理系統來實現的。工作流管理系統是一個軟件系統，通過計算機技術的支持完成工作流的定義和管理，并按照預先定義好的工作流邏輯完成工作流的執行。

3 高校辦公自動化系統的特點

1）兼容協作。高校辦公自動化系統的構建，要具有較強的兼容性，能夠適應高校不同性質、不同組織方式的工作流程，能實現行政、教學、教師、學生各自特定的行為方式運轉。

2）便捷方便。高校辦公自動化系統要是一個開放的體系，系統具有完善的工作編輯器，能涵蓋高校辦公事務的所有流程。相應的客戶端應用可以根據學校實際辦公特點進行調整和修改，能定制修改辦公流程，修改控制工作狀態，還可以在實際應用中，依據學校實際系統的構建規模配置合適的管理員。

3）標準規范。高校辦公自動化系統的開發應用要實現多種數據的協同應用，要嚴格遵循教育部及其他規定的信息管理規范和標準，進行標準化和協同化設計，構建符合要求和標準的數據接口，提高數據交換的便捷性，方便與校內外其他系統進行數據交互，便于查詢和傳輸各種辦公數據。既可以實現上下級教育機構的公文信息交換，也能滿足內部辦公的各種需求。

4）靈活實用。高校辦公自動化系統要具備多種功能，信息閱覽平臺與高校門戶網站通過集成作用，可以實現門戶信息與辦公自動化系統信息的同步傳輸或發布。系統要具備人性化的在線幫助，能夠及時幫助用戶了解掌握系統及其它相關操作的使用方法，滿足用戶的實際使用需求。

5）安全性。高校辦公自動化系統要具有靈活的權限控制和完善的安全機制。可以在授權平臺上實現用戶和權限的有效匹配，辦公系統中任何信息只要滿足權限要求，都能夠進行查詢和發布，在權限控制之內，用戶登錄系統后僅可以看到相應權限內的信息。

系統的安全機制由網絡登錄驗證、數據庫登錄驗證、應用管理模塊等組成，系統客戶通過分級授權和驗證機制，保障數據查詢、使用、傳輸等操作的安全性。這種多層安全機制既提高了系統的安全性，同時也有利于防范病毒、黑客的非法攻擊。

4 高校辦公自動化系統的設計要求

1）辦公模式要注意移動化。隨著智能終端的普及與互聯網的快速發展，移動化辦公已經成為現代辦公的一種發展趨勢。解決工作空間與工作時間的局限性，并實現隨時可以辦公的目標，可以大大提高工作效率。移動化辦公最重要的問題就是要處理好數據和網絡的安全，有效利用無線虛擬專用網絡技術建立虛擬數據專網，從而更好的進行數據的傳輸服務，同時設計多種安全驗證及嚴密的控制，利用先進的技術進行保護，使辦公自動化的移動平臺更加安全可靠。

2）行政管理要體現集成化。在高校管理中，應用辦公自動化系統，可實現財務、后勤、人事、教務、學生等一系列的管理工作，只要登錄自動化辦公系統就可以方便快速的處理各種事務。辦公自動化系統要將高校的部門機構相互聯系，使行政、教學各個部門之間，教師、學生各類人群之間關系更加密切，能夠及時發布查詢相關信息，提高工作效率，使辦公變得更加方便、快捷、智能。

3）系統功能要注意實用化。對辦公自動化系統的建設，要遵循從實際出發、以人為本的原則，一定要根據高校實際情況，建設適合自身發展的辦公自動化系統，使辦公自動化系統簡單實用，使工作質量和工作效率得到顯著的提高。

4）工作流程要設計規范化。高校辦公自動化系統涵蓋范圍廣，內容多，具體的功能及操作也各種各樣，因此在辦公自動化系統的建設中，要梳理各種行政及教學管理要求，建立規范可行的工作流程，實現工作過程的有效管理。例如審批流程：填報人填好相應文件，再將填好的文件發送給部門負責人或直屬負責人復核，復核通過后，發送給相關職權負責機構負責人進行審核，如果需要修改，退回填報人進行修改。相關職權負責機構負責人審核完畢以后，發送給填報人，填報人按照審核意見再將文件發送給相應負責的審批領導進行會簽和簽發。在流程的規范化中，一定要做到步驟清晰，責任分明，監督有序。

5 辦公自動化系統的應用

辦公自動化系統的建設前提是要構建數字化校園，通過信息技術來滿足高校各類信息的使用需求，以實現數字資源的合理應用。數字化校園是在傳統的空間上，實現環境（包括設備、教室等），資源（如圖書、講義、課件等）以及應用（包括教、學、管理、服務、辦公等）的全部數字化，有效拓展高校的時間和空間維度，提升高校教學、辦公、管理效率和質量，擴展高校業務功能，最終實現全面數字化的目的。

辦公自動化系統以數字化校園平臺為基礎，其信息服務的廣度、深度以及功能均能顯著提高，與傳統的辦公自動化系統存在本質區別。高校辦公自動化系統的內容幾乎涵蓋了高校的所有行政、教學、管理等事務，數字化校園平臺的建設會推進高校自動化辦公進程，擴展系統內容的廣度，催進高校辦公自動化系統的充分利用。

6 高校辦公自動化系統展望

高校辦公自動化系統是高校數字化校園建設的重要部分，是一個循序漸進、持續發展、逐步認識的過程。在高校辦公自動化系統的建設中，一定要以需求為導向，以應用促發展，理性地發現和解決問題，做到有計劃、有目的、分步驟地實施。這樣辦公自動化系統的發展，才會取得更加豐碩的成果。

參考文獻

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作者簡介

趙超（1975-），鄭州，武漢大學碩士，河南牧業經濟學院信息工程學院，副教授。