淺談企業(yè)單位干部人事檔案信息化管理

殷慧宇

摘 要：組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分之一就是干部人事檔案管理信息化。傳統(tǒng)的企業(yè)單位人事檔案管理工作一般都是依靠人力的，這樣的工作方式會(huì)浪費(fèi)人力資源，并且工作效率是極低的。由此可見(jiàn)，適用于企業(yè)單位發(fā)展的信息化系統(tǒng)的合理建設(shè)，是可以提高干部人事檔案工作水平的，當(dāng)然，建設(shè)這種信息化系統(tǒng)的前提是要從實(shí)際出發(fā)并以業(yè)務(wù)應(yīng)用為主導(dǎo)方向的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位;信息化管理;檔案;人事

由于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人口的快速增長(zhǎng)，檔案也隨之逐步被重視起來(lái)，企業(yè)管理者也對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求，這對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案管理工作者也無(wú)疑是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。他們要根據(jù)要求不斷發(fā)展與創(chuàng)新，為企業(yè)選、用、提拔人才提供更為詳實(shí)的信息，進(jìn)而為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益。

1 干部人事檔案的重要性

首先，在人力資源管理的過(guò)程中，干部人事檔案是最基礎(chǔ)的部分。人力資源管理以檔案記載為基礎(chǔ)并起始于人事檔案。從最初的招聘開(kāi)始，到后續(xù)的培訓(xùn)、績(jī)效的記錄、薪酬的統(tǒng)計(jì)、勞動(dòng)關(guān)系的確定等，甚至包括其他各個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，都是要記錄在人事檔案中的。故而認(rèn)識(shí)檔案管理與人力資源管理是有著極其密切的關(guān)系的。另一方面，一個(gè)人從高中到大學(xué)階段的各種經(jīng)歷都是要記錄在這個(gè)人的人事檔案中的，所以它在就業(yè)和單位選拔錄用等方面對(duì)一個(gè)人的未來(lái)是有著巨大影響的。

對(duì)于一名干部而言，干部人事檔案是其身份信息的最原始憑證。因?yàn)楦刹咳耸聶n案能夠徹底的反映出這名干部的基本信息和“成長(zhǎng)”歷程，這份檔案具有極強(qiáng)的參考價(jià)值，當(dāng)某位干部的信息出現(xiàn)異議和問(wèn)題時(shí)，最基本的參考依據(jù)就是這份具有歷史性和真實(shí)性干部人事檔案。還有較為重要的一點(diǎn)就是，對(duì)干部的監(jiān)督和規(guī)范也是干部人事檔案能夠發(fā)揮的有效作用之一。

2 為什么要對(duì)企業(yè)干部人事檔案信息化管理

2.1 便于檔案查詢(xún)

通過(guò)將人事檔案與信息化相融合，即把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件來(lái)替換。這種信息化的新型檔案管理方式，有效的提高了查詢(xún)干部檔案的速度，準(zhǔn)確度也是極高的。這種查詢(xún)方式，大幅節(jié)省了工作人員的時(shí)間，進(jìn)而提高了管理人員的工作效率。

2.2 檔案更有條理性和規(guī)范性

信息化的檔案在入檔時(shí)是極為規(guī)范的，包括檔案的格式、字體、內(nèi)容等，為了便于查詢(xún)，在入檔時(shí)，這些都是有具體要求和企業(yè)單位統(tǒng)一規(guī)定的，并且在對(duì)一個(gè)人的信息錄入完成后，會(huì)有該干部的職業(yè)代碼，這種代碼的形式更加有利于后續(xù)的查詢(xún)工作。在一個(gè)企業(yè)單位中，對(duì)一名干部的檔案需求不僅僅是一個(gè)部門(mén)，有時(shí)甚至是多個(gè)部門(mén)，那么當(dāng)多個(gè)部門(mén)要調(diào)用某個(gè)干部的檔案時(shí)，人力資源部的管理人員就可以對(duì)這名干部的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移或共享，相對(duì)于紙質(zhì)版檔案，操作十分簡(jiǎn)單快捷，使得檔案信息的利用率大大提升。

2.3 檔案保存更具安全性

眾所周知，紙張和筆墨存放的時(shí)間久了，極其容易出現(xiàn)字跡模糊從而閱覽不清的問(wèn)題。那么毋庸置疑的就是，信息化的檔案完全避免了這種困擾，信息化檔案不會(huì)受到時(shí)間的影響，保存起來(lái)十分方便。另一方面就是，紙質(zhì)版的檔案保密性較低，例如，傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案經(jīng)常會(huì)由于工作人員的疏忽，造成檔案丟失的問(wèn)題，如果沒(méi)有提前備份，會(huì)引發(fā)極其嚴(yán)重的后果，尤其是干部檔案丟失更容易引發(fā)大麻煩。那么信息化的檔案能夠?qū)⑿畔⑦M(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行加密保護(hù)，在很大程度上增強(qiáng)了檔案保存的安全系數(shù)。

3 干部人事檔案信息化管理的舉措

3.1 增加對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入

要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，必不可少的必然是計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備以及內(nèi)部相應(yīng)的軟件設(shè)備，所以在實(shí)施這一管理模發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)單位應(yīng)該給予人力資源部門(mén)的檔案管理人員相應(yīng)的支持，這種支持包括資金以及購(gòu)置上的支持，例如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描工具和儲(chǔ)存工具等，進(jìn)而確保工作的順利進(jìn)行。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化的另一個(gè)條件就是工作人員能夠熟練運(yùn)用以上的幾種設(shè)備。所以企業(yè)單位必須要為工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而使他們能夠熟練的操作來(lái)達(dá)到工作效率的進(jìn)一步提升。

3.2 重視對(duì)人才的培養(yǎng)

在一些大型的企業(yè)當(dāng)中，干部人事檔案管理是一項(xiàng)不容疏忽的工作，所以對(duì)管理人員學(xué)歷、能力等方面的要求也是比較高的，所以對(duì)管理人員的培養(yǎng)是極為重要的。

當(dāng)今，許多企業(yè)單位的干部人事管理人員是年齡較大、文化層次不夠高又不想去學(xué)習(xí)新技術(shù)的人，以為他們的觀念不如現(xiàn)代的青年人新穎，習(xí)慣了過(guò)去的工作模式。對(duì)于這樣的管理人員，企業(yè)單位可以適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，甚至是淘汰，招收更多學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的新青年來(lái)?yè)?dān)負(fù)這份工作。當(dāng)然，在步入正式工作之前，單位還要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行嚴(yán)肅的考核，提高所選拔人才的質(zhì)量，并且，在實(shí)施企業(yè)干部人事檔案信息化的過(guò)程中，也要設(shè)置對(duì)員工的階段性考核。檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，隨著技術(shù)的發(fā)展，提高自己的業(yè)務(wù)水平。

3.3 適度發(fā)展信息化管理

每個(gè)企業(yè)單位的狀況都是不同的，各個(gè)企業(yè)單位要找到最適合自己的發(fā)展方式，不能盲目跟隨潮流。在不斷改革與創(chuàng)新中，也要避免跟風(fēng)，比如有些較小型的企業(yè)，在檔案管理方面的工作壓力并不是很大，在考慮節(jié)約成本的前提條件下，就可以采取人力管理與信息化管理相結(jié)合的方式發(fā)展。而相對(duì)于一些較為大型的企業(yè)，就可以充分利用信息化的檔案管理模式，不僅可以提高工作效率，反而更可以降低工作成本，例如，如果一家大型企業(yè)采用人力來(lái)管理檔案，就會(huì)耗費(fèi)很多人力資源，如果改為信息化檔案管理模式，那么不僅降低了招聘成本，又能更加高效的完成工作任務(wù)。

因此，要結(jié)合自身?xiàng)l件，熟讀發(fā)展信息化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文從干部人事檔案的重要性出發(fā)，對(duì)企業(yè)單位干部人事檔案信息化的必要性以及相應(yīng)的舉措進(jìn)行的整體性的敘述，得出結(jié)論，干部人事檔案管理屬于人事管理的重要內(nèi)容，涉及的內(nèi)容非常之多，為了能夠更好的保證檔案管理的質(zhì)量，非常有必要采取信息化管理的方式，合理而又有效的運(yùn)用信息化的管理手段，拓展檔案工作方式及服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)工作的改革與創(chuàng)新，進(jìn)而提高整個(gè)人事部門(mén)乃至整個(gè)企業(yè)單位的工作效率與質(zhì)量。

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