ICS系統內控督辦信息化助推企業管理向精細化轉型

田永昌 王媛媛

[摘 ? ?要] 督辦管理是企業部門改進工作作風，提高辦事效率，確保政令暢通的重要手段。但在實際工作中，往往因為人員執行力差，跟蹤督辦不力，導致落實效果不佳。文章旨在通過“ICS”系統督辦信息化在實踐中運用作為創新管理手段，將企業審計內控督辦工作利用信息技術，提升閉環管理效率，完善整改管理長效機制，構建審計內控督辦集中統一、全面覆蓋、權威高效的監督體系，強化企業管理的執行力，為促進企業精細化管理，提升管理效率做出貢獻。

[關鍵詞] 信息化;執行力;精細化;創新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 017

[中圖分類號] F239 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）19- 0039- 04

0 ? ? ?引 ? ?言

督辦管理是企業執行力的重要保障，針對審計內控督辦管理需求，豫新發電公司始終本著精細化管理原則，在信息技術的引導下，自主開發了“ICS系統”，實現了對企業審計內控督辦業務的周期閉環管理，為企業審計內控問題整改的執行力增強供給創新思路與有力支撐工具，使企業督辦業務逐漸朝精細化管理模式過渡。

保證企業穩步、規范發展，促執行力提升的關鍵點即加強審計內控督辦管理。把風險防范、問題整改落實、整改事項推進情況等視作企業執行力增強的關鍵指標，促其在企業經營發展中受到重視并發揮最大化作用。因此，審計內控的事項督辦應當是企業管控體系的重點。

1 ? ? ?傳統內控督辦管理存在的問題和弊端

在實際工作中， 審計內控整改的督辦存在閉環效率不高、職能未充分發揮等問題。一是督辦執行的力度不夠、效果不佳， 且在原有工作人員配備下， 原有督辦模式不能很好地適應管理新常態，管理模式有待創新。二是現有督辦工作沒有抓手， 督辦結果執行力不強，各項考核落實存在滯后或者力度減弱，對部門相應的獎懲措施不公開、不透明。主要體現在以下幾個方面。

1.1 ? 傳統審計內控督辦的方式方法簡單、單一

督辦事項依靠協同發送、電話溝通、信息發送的形式通知，督辦內容具有涉及范疇較廣、“來源多樣”（專項審計、內控評價、審計調查、審計后評估等）、周期、啟動時間、部門等存在差異的特征，怎樣保證督辦工作于繁重工作日程里得到實施，確保整改事項得到及時、高質量的落實，一直是企業審計內控督辦的難題。

1.2 ? 督辦事項體系化管理困難

面對公司紛雜的經營業務和相關管理要點，督辦部門、領導決策層需對事項執行情況引起重視，時刻以面談、電話等方式時刻留意進程情況。

一些詳細事項傳遞不到位、不明確，信息周期時間長、不能及時查找原因，并對督辦事項執行開展情況心中有數。企業領導應借助一個有效管理工具及時、全面地掌握事項開展情況，且制定詳細的體系化督辦管理視圖，方便正確決策。

1.3 ? 督辦事項跟蹤煩瑣

因受工具單一、權責不對等多因素影響，提高了督辦任務艱巨性，也增加了負責督辦人員或部門的工作任務，使督辦執行跟蹤出現占用時間多、流程煩瑣、文檔數據查找留存困難等現象，也就影響到督辦質量。過去所應用的人工管理模式與簡單工具對現今審計內控督辦事項執行、統籌分解、溝通、匯報、統計與查詢等展開一體化管理需求不相符，在沒有科學管理工具支撐的條件下，可能在規定時間內事項無法及時完成，即便完成質量也得不到保障。

1.4 ? 注重督辦事項過程化閉環管理的落實

對于督辦事項的有效制定，企業內部仍存在整改部門重視不夠、整改不力、質量不高等情況。整改部門向領導或督辦部門提交的結果，僅僅停留在表面，不能追根溯源起到實效，其過程缺乏有效的監督，以至于決策者、管理者不能及時發現存在于事項執行期間存在的各項問題，進而第一時間給予糾正與改進，形成較多的時間成本，影響整改的效率和效果。

1.5 ? 督辦執行效能統計分析實現困難

審計內控事項督辦整改的有效開展，可為企業制度完善，監督計劃制定等的推進提供參考，還是確保企業管理水平提升、管理效益增強的關鍵支撐。傳統手段的督辦管理，需要督辦人員對執行情況不斷跟蹤收集整理，再根據過程情況形成結果反饋給領導層，反復溝通匯報，耗費人員精力與時間的同時，準確性與時效性還得不到保障，這和預期目標存在差異。

2 ? ? ?“ICS”系統提升企業執行力、推動精細化管理

國電投豫新發電公司，在2018年初開始投入督辦信息化應用研究，對督辦業務各環節、各流程、各節點進行了梳理，結合大量業務實踐不斷總結，經過實驗、測試和不斷地創新，自主研發推出了審計內控督辦系統，對督辦的審核、發起、反饋與歸檔等多項業務鏈管理進行了固化，實現了各項督辦業務的全過程跟蹤管理，幫助公司提升了執行力，在落實事項整改中也取得了一定實效。其使用價值主要體現在以下幾個方面。

2.1 ? 督辦信息化周期閉環管理助力企業管理提升

有別于傳統的督辦管理，即能實現整改事項的分解下達，執行反饋、督辦跟蹤，辦結確認等周期閉環管理，同時也可達到了管理視圖（體系化、統一化）的制定，對督辦過程給予了全面監控，保證了管理效能的提高。傳統督辦與信息化督辦區別如表1所示。

2.2 ? 協同與管控的結合確保督辦事項順利有效開展

企業督辦管理并非僅是業務方面的流轉，還展現出的是管理上的協同。“ICS系統”中固化了事項處理鏈條，針對每項督辦任務在責任部門、職能部門、分管領導之間根據分工和職責設置了審批點、審閱點，將督辦事項逐級分解、逐級反饋，系統功能實現了不同角色人員的職能發揮，包括查看與催辦、反饋與審批、協作與溝通、反饋與匯總，通過各部門、各管理層職能作用的融合，保障了督辦事項科學、高效地完成。如圖1所示。

2.3 ? 自動計時、預警機制彰顯人性化管理

“ICS系統”的功能齊全、完善，可實現督辦事項的自動預警、自動監控與自動提醒等。于督辦事項中設置確立完成時間節點并發起流程后，系統開始自動倒計時，每天自動提醒責任部門“有待處理事項”需要辦理，當時間節點較接近時，自動提醒的頻率增多提醒辦理人員迅速及時辦理，從而使督辦管理實現“督辦事項自動找人”的轉變，大大提高跟蹤的效率。

2.4 ? 自動流轉的考核機制，規避了人為因素影響

督辦事項的整改與落實，在傳統管理中往往容易遇到因部門說情、領導協調而礙于面子無法實現考核的情況，同時因溝通鏈條較長，涉及部門和管理層的環節較多，難以及時有效落實考核機制。而“ISC 系統”突破了傳統管理中人為因素影響的弊端，在督辦事項自動流轉的過程中，在自動計時的功能影響下，整改任務一旦超時未完成，信息會自動推送到人資部門，人資部門根據督辦事項中的既定考核內容和標準實施考核，有效規避了人為因素造成的影響，使考核閉環管理機制落實更加有效。

3 ? ? ?ICS系統督辦信息化管理創新與實踐成效顯著

3.1 ? 增強督辦工作開展的積極性

依靠ICS系統平臺來推進督辦工作的有效開展后，督辦部門對任務及時給予細化，對不同部門應該執行的任務落實到位，劃分到人頭，明確負責整改工作的第一責任人，要求部門負責人能依靠平臺系統時刻掌握工作開展情況或將信息反饋給上級負責人。對即將到期的任務，可通過系統自動提醒功能，達到督辦任務網上跟蹤、網上發布、網上反饋的目的。

3.2 ? 提升整改的效率和質量

通過督辦信息化的運用，系統平臺從任務鏈發生到結束，每一事項都鎖定在固定時限內，如在規定時限內整改仍未辦理完結， 系統自動流轉至人資部門實施考核，增強了督辦的嚴肅性和權威性，由此大大提高了整改的執行力，提升了整改的質量和督辦反饋的效率。

3.3 ? 增強督辦工作時效性

督辦系統平臺特有的提醒、自動催辦、結束與歸檔等一系列功能，能在線發布、督辦與反饋一切督辦信息，實現一體化“督辦臺賬”的建構，省略了繁雜的中間流程，提高了執行效率，也使任務流轉速度明顯加快。

3.4 ? 做到督辦工作權責對等

任務管理模式屬于督辦系統平臺的主要方式，詳細記錄了各項任務開展情況，因受權限影響，要隨意改動是不行的，保證了信息的安全性。而協辦部門、責任部門與監辦部門三大部門在某項任務上均具備同等瀏覽權限，能夠時刻通過平臺掌握工作開展情況，便于后續工作開展計劃的制定。

3.5 ? 促進督辦整改公平公正公開。

ICS系統督辦建立在信息化管理的基礎上， 以實現督辦工作的信息化、透明公開化、公平化;督辦整改的統計結果，企業各級管理層都能在系統平臺上隨時查看，實現了督辦工作的信息公開，更好地推動了督辦整改工作的開展。

在企業面臨的市場競爭日益激烈，在河南公司“二次創業”彎道超車的改革發展中，審計內控作為企業的保障機制，其成果的運用對企業轉型發展、提高競爭力具有重要的意義。企業審計內控督辦信息化管理，是企業不斷提升督辦整改的效率和效果，提升企業精細化管和企業執行力的有力手段和重要機制，必將為企業提升管理水平持續發揮積極作用。

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