現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

◎李娜

在人事管理活動(dòng)中，人事檔案管理作為主要的組成部分，記載了個(gè)人在各個(gè)方面的表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組織整理的，主要就是考核各方面情況的原始記錄，尤其是個(gè)人工作狀況和獎(jiǎng)勵(lì)懲罰以及思想品質(zhì)情況。對(duì)于人事檔案管理來說，是在收集和整理以及保管人才檔案之后，實(shí)施的管理活動(dòng)，這在開發(fā)人才等方面是非常重要的。

一、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理認(rèn)識(shí)程度不夠

人事檔案管理工作不同于業(yè)務(wù)管理等其他工作，其他工作直接關(guān)系到單位的效益和業(yè)績的發(fā)展，還能為單位的發(fā)展提供技術(shù)支持。人事檔案管理工作主要就是默默地工作，不容易引起人們的注意和認(rèn)識(shí)，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)。有的人認(rèn)為人事檔案管理工作就是文化工作，針對(duì)各種檔案，只要有效地實(shí)施保管和整理以及做好分類等環(huán)節(jié)，并落實(shí)到實(shí)處，防止檔案信息發(fā)生泄漏現(xiàn)象，應(yīng)付好上級(jí)的檢查就可以了。這主要是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理認(rèn)識(shí)程度不夠。

（二）現(xiàn)代人事檔案管理手段落后

就當(dāng)前人事檔案管理工作實(shí)施的情況來看，對(duì)于有的人事檔案管理人員來說，雖然了解相關(guān)的知識(shí)，但是還沒有充分地掌握相關(guān)知識(shí)，再加上專業(yè)技能水平不高，對(duì)人事檔案管理操作的相關(guān)流程沒有熟練地掌握，有的人事檔案管理人員是兼職的。基于此，這在實(shí)際工作中，難以將自身的全部精力投入其中，這直接影響到現(xiàn)代人事化管理制度的深入和落實(shí)。除此之外，沒有引進(jìn)先進(jìn)的人事檔案的管理設(shè)備，現(xiàn)有的設(shè)備比較滯后，在單獨(dú)的房間里，沒有做好檔案管理保存，尤其是在防火和防潮以及防盜等方面，缺少相應(yīng)的保護(hù)手段。

二、現(xiàn)代人事檔案管理存在問題的解決措施

（一）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理人員需要根據(jù)工作的實(shí)際需要，做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷提高自己，可充分利用業(yè)余時(shí)間，充分利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)和技能，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)各項(xiàng)操作流程。這從相關(guān)單位的角度上來看，需要加大培訓(xùn)力度，開展各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)，采取定期或者是不定期的方式培訓(xùn)人事檔案管理人員，不斷提高他們工作能力，促使他們的綜合素質(zhì)獲得提高，確保人事檔案管理工作順利地實(shí)施。

（二）完善人事檔案管理工作的制度

對(duì)于人事檔案管理這項(xiàng)工作進(jìn)行分析，其具有一定的復(fù)雜性和繁瑣性，需要有相關(guān)規(guī)章制度，進(jìn)而來也約束和規(guī)范，不然人事檔案管理會(huì)比較混亂。針對(duì)《檔案法》，還需要加大宣傳力度，積極進(jìn)行宣傳，使其民眾能更好地了解。除此之外，國家還需要加強(qiáng)《人事檔案管理法》的落實(shí)，讓人事檔案管理工作走向法治化的軌道，使其不斷地前進(jìn)，將程序化和標(biāo)準(zhǔn)化作為前進(jìn)的方向。從單位的角度上來看，需要嚴(yán)格按照檔案材料相關(guān)程序?qū)嵤n案收集，尤其是歸檔和轉(zhuǎn)入以及調(diào)出程序，防止管理存在漏洞。針對(duì)檔案造假這種現(xiàn)象，需要依法處置，嚴(yán)格實(shí)施人事檔案管理制度，追究人事檔案管理人員的責(zé)任，防止發(fā)生違法亂紀(jì)的現(xiàn)象。

（三）建立信息化的現(xiàn)代人事檔案管理系統(tǒng)

在單位內(nèi)部，為了促使人事檔案管理便捷化的實(shí)施，對(duì)于單位來說，需要建立相應(yīng)的系統(tǒng)，尤其是人事檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)必須要適合自身，還要注重人性化，在這其中，可充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如此一來，便于更好地查閱人事檔案。在認(rèn)識(shí)檔案管理中，應(yīng)引入信息化檔案管理模式，為檔案管理人員錄入檔案系統(tǒng)帶來便捷，使其對(duì)檔案信息能更好地更新和補(bǔ)充，并獲得良好人事檔案管理效果。

（四）加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案管理

單位針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的問題需要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，并制定人事檔案管理方案，在現(xiàn)有收集流動(dòng)人員檔案信息方式基礎(chǔ)之上，積極進(jìn)行完善，建立健全的方式，確保能及時(shí)地歸檔收集完資料。在檔案信息的查閱和傳遞以及檢查等方面，嚴(yán)格進(jìn)行管理，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案信息管理，對(duì)檔案信息要進(jìn)行保密。

三、結(jié)語

總而言之，相關(guān)檔案一定要意識(shí)到人事檔案管理的重要性，并清楚當(dāng)前人事檔案管理存在的問題，并采取有效的措施組織人事檔案管理人員來實(shí)施，建立健全的檔案管理制度，并采取定期或者是不定期的方式培訓(xùn)人事檔案管理人員，促使他們的綜合素質(zhì)能不斷地增強(qiáng)，使其人事檔案管理工作順利地進(jìn)行，只有不斷提高人事檔案管理水平，才能進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。