企事業單位的電子檔案的利用及其管理

魯曉麗

摘 要 綠水青山就是金山銀山。在保護環境這一大趨勢下，電子檔案因其不僅能保護環境，減少開銷，更有利于保存的優點注定會被人們廣泛使用。而電子檔案儲存內容又多，內容的保護就顯得迫在眉睫。只有對電子檔案進行充分的了解，并對內容進行管理，才能使自己的內容不被泄露出去。于是，筆者在本文中針對電子檔案的利用，給出了具體的管理方法。

關鍵詞 電子檔案 利用 管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

1電子檔案的簡要概述

隨著技術的發展和互聯網的盛行，人們為了使信息傳送更加便捷，于是便有了電子檔案的出現。電子檔案，與紙質檔案相對應，二者載體不同。電子檔案以計算機磁盤等設備為載體，對信息進行儲存。電子文檔的內容并不只是單一的文字，也可以是文字和圖像，或是文件。而紙質檔案則以紙張為載體，通過手寫對信息進行儲存。電子檔案通常以案卷（由互有聯系的若干文件組合而成并放入卷夾，卷皮的檔案保管單位）為單位，二者雖說載體不同，卻都是為了儲存信息而生。電子檔案作為一種新興事物，有如下優點：（1）信息的非人工識別性，就好比買東西結賬時需要掃描二維碼，它不需要人為地去識別，手機便可自動識別，電子檔案也是這樣;（2）信息儲存的高密度性，信息密度指的是一份信息所能提供的信息量的指標，即使是一個小小的U盤，它所儲存的東西簡直令你無法想像;（3）信息與載體的可分離性;（4）多種信息媒體的繼承性，信息的載體是多樣的，所以信息便可以從一個載體轉入另一個載體，這便是繼承性;（5）系統依賴性，指的是電子文檔對系統的依賴。電子檔案因其方便快捷，不受場地的限制等優點深受人們喜愛，是目前使用范圍較廣的儲存方式。

2電子檔案的利用及管理

2.1電子檔案的利用

電子檔案的利用有三種方式，一是拷貝，拷貝意為復制，摹本，是英文單詞的音譯詞。而電子檔案的復制，則是指電子檔案上的內容由一個載體轉入另一個載體的過程。利用這一優點可以對原文件進行復制，復制出的文件就可以用來閱覽，也可以用來查閱。二是直接利用，一般來說，電子文檔以案卷為基本單位，電子文檔一打開便可看到案卷上的內容。這種利用使得同一文件可以供不同的閱讀者同時參考，使電子文檔不受時間的限制。三是通信傳輸，指的是利用網絡對電子文檔進行傳輸。這一利用方式使文件在傳輸的過程中減少了時間的消耗，也不拘于地點的限制。在使用電子檔案時，要求使用者使用備份，而不是原件，避免檔案的損壞。電子檔案因其不同的利用方式使得電子檔案能滿足人們的需要，深受人們喜愛，得到廣泛推廣。

2.2電子文檔的管理

電子檔案容量大，且內容較為私密，倘若外泄就會帶來一些麻煩。因此電子檔案的管理與保護就顯得至關重要，管理好電子檔案才能保護好里面的內容。企事業的電子檔案一般都為單位機密，若不注意保護，讓內容泄露，后果將不堪設想。對于這類型的電子檔案，可以選擇對電子檔案進行加密。加密可以是對電子檔案進行加密，也可以是對電子檔案所在的載體進行保護。對電子檔案進行加密，可以在電子檔案打開時設置一個密碼，只有輸入密碼才可以打開電子檔案，若密碼輸入錯誤，就打不開，或是自動拉響警報。另外企事業單位的文檔如果需要借閱，可以設立專門的借閱室，借閱人進入借閱室必須保障不帶任何通訊設備以保障原文件不泄露，借閱完之后立刻返還，以保障原文件不外流。也可以對使用電子檔案的人員進行記錄，確保電子檔案的每一次使用都有跡可循，一旦電子檔案被毀壞，也可以第一時間找到破壞者。借閱室的人可以按照時間順序對每一份檔案進行排序或是編號，那些比較重要的檔案可以重點保護。對載體進行保護，可以將這個載體放入一個帶鎖的箱子里，或者是將這個載體交給一個自己放心的人保管。不僅如此，還可以對電子檔案進行多次備份，將備份保留在一個安全的地方，這樣可以保證在檔案丟失時，仍有備份可以參考。這是對一些比較小的檔案的管理方法，對于公司內一些比較大的檔案，可以責任到人。從檔案的建立到檔案的保存，建立起一套完善的管理制度，每一步都有專人負責，一旦出了問題，便可直接追究這個人的責任。對于每一個管理人員，并不只是要求他們保護好電子檔案的內容，也應保護好電子檔案的載體。確保載體所放位置不曝光，無灰塵，無磁射。保證電子檔案的完整，可以使用。對于管理人員，要求他們每天都對電子檔案進行多次檢查，確保有問題可以及時進行修復，不會造成不可挽回的后果。公司也可派人定期隨機抽查，不僅要檢查內容是否完好，更要檢查檔案是否有破損及毀壞。

3結束語

在這個信息化的時代，人們格外注意保護自己的隱私。電子檔案因其信息儲存的高密度，使其深受喜愛，同時也因為這，使得電子檔案的管理變得至關重要。因此，只有對電子檔案進行好的管理，才能確保內容不外泄，保護公司及個人的利益與隱私。所以電子檔案的管理，無論是對公司還是個人都有重要意義。

參考文獻

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