大數據背景下高校辦公室信息化建設與服務研究

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一、大數據的內涵

肯錫咨詢公司在其研究報告中將大數據其定義為：當大小比常規(guī)數據庫大時，會得到憑借獲取、存儲、管理和分析能力所具有的數據庫。舍恩伯格在《大數據時代：生活、學習與思維的大變革》中從數量、類型、速度、價值、真實性五個維度對大數據的特征進行了概況：即海量的數據規(guī)模、復雜的數據類型、動態(tài)的數據體系、巨大的產品價值、有效的數據質量。大數據眾多特點中最為典型的是低價值密度和真實性。隨著人們對大數據的深入研究，大數據已不是一個單純的數據概念，更為重要的是對海量數據進行深度挖掘與科學分析的基礎上揭示數據背后隱藏的關系與潛在的知識價值，進而得出客觀科學的理性決策支持。所以與其說大數據是數據的概念，不如說大數據是一種新的思維方式、新的科學決策技術。在當前大數據時代，已經給我們的學習、生活、工作帶來了劇烈的影響。作為高校辦公室更需要緊跟時代發(fā)展的步伐、與時俱進，在大數據背景下做好辦公室本職工作，服務師生。

二、大數據時代背景下辦公室信息化建設面臨的機遇和挑戰(zhàn)

(一)大數據時代背景下辦公室信息化建設面臨的機遇

1、基于數據，提供科學決策分析

大數據時代，各種數據無處不在，無時不有。辦公室各種行政數據、師生數據、與其他職能部門之間溝通互動的數據，這些數據不止具有獨特性、時效性，個別還具有一定的保密性，隨著數據的日益增多，工作人員對于數據的管理工作日益繁雜，大多數情況下都是管理數據的工作人員根據個人偏好進行管理工作，缺乏一定的科學性，如果對海量數據進行分類、整理并深入分析，可以有效的為辦公室提供更為科學的管理決策，也為辦公室精細化工作提供必要的客觀依據。

2、信息數據化，方便管理

隨著現代化信息技術和網絡技術的快速發(fā)展和應用，辦公室自動化系統建設水平也隨著有了很大的提升，信息化是大數據的基礎，大數據時代的到來是因為一個變化：信息被數據化了，可以說是信息化催生了大數據。在大數據背景下，辦公室的信息由原來的單一、孤立的狀態(tài)轉為互相聯系、相互融合的狀態(tài)，有利于挖掘信息內部彼此之間潛在的關聯，并將其按照信息內部的特征進行歸類、整理，使辦公室信息管理工作更為方便、快捷，同時也為辦公室信息化建設奠定了一定的數據基礎。

3、有利于完善信息化制度建設

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)矩就是規(guī)則制度，是各項事業(yè)成功的重要保障。辦公信息化水平是不斷發(fā)展的，制度建設同樣也是在不斷的實踐中檢驗并逐漸完善的動態(tài)過程。在當前大數據背景下，管理決策及制度建設的方向都是有客觀數據做支撐的，這種較為客觀、科學的信息化制度的建立，能夠在復雜的環(huán)境下降低“風險”、提高“效率”、促進“發(fā)展”，進而辦公室信息水平及服務能力得到提升。

(二)大數據時代背景下辦公室信息化服務面臨的挑戰(zhàn)

1、信息紛繁復雜，難以有效過濾

在當今大數據時代，信息的快速更新是重要的特征，信息以更為零散、紛雜的“知識元”形式存在；在面對復雜的、海量的數據信息，每個工作人員對于信息的分辨存在不同程度的處理能力，在過濾有效信息時會受主觀意識的影響。因此，大數據時代辦公室信息化服務水平的提升和轉變，既是一個這個時代賦予我們的挑戰(zhàn)，也是一個復雜的發(fā)展過程。

2、信息種類形式、內容多樣，有效分類管理存在一定難度

隨著信息技術、新媒體技術的快速發(fā)展，辦公室面臨的信息形式不再只有傳統的紙質信息，如網絡應用門戶信息、郵件信息、微信信息等多種形式；信息內容多樣化，如行政信息、教師信息、科研信息、部門互聯信息等。工作人員要對依托不同形式網絡平臺的信息及不同內容的信息進行統一的分類、整理，要想達到有效、準確是存在一定難度的。如何在這樣的狀況下，對所有信息進行有效的管理對于工作人員來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。

3、現有工作模式受到沖擊，改革難推進

信息化建設是以科學技術手段為主要依托方式，這就對工作人員提出了一定的技術要求，具備使用操作信息化系統的技能。而大部分辦公室工作人員更依賴于傳統的辦公方式，對于無紙化辦公的發(fā)展缺乏正確的認識，信息化觀念陳舊，現有工作人員的技術水平不足以滿足信息化系統的應用要求，對現代化的信息化服務手段存在抵觸的情緒，不愿意推進辦公室信息化進程，對于提升辦公室工作效率是一個艱難的挑戰(zhàn)。

三、大數據時代背景下辦公室服務模式創(chuàng)新

(一)建立大數據一站式信息化服務平臺

各種不同形式、不同內容的信息彼此之間處于孤立、封閉、重復的狀態(tài)，信息彼此之間潛在的內部聯系很難被挖掘出來，無法實現信息的共建、共享、共聯；打破信息“碎片化”、“孤島”的格局，將分散的信息進行統一整合，實現信息的互聯互通、開放共享共用是當前大數據時代對辦公室信息化建設的必然要求。

辦公室一站式信息化服務平臺的建設是“以人為本”，以提供更好的服務為目標，一方面整合各部門的互聯信息、行政相關信息、教師科研信息等，對信息進行有效的分類管理，提升辦公室信息化管理水平。一方面，將整合的公共信息資源充分地展給服務用戶，發(fā)揮公共信息資源最大化的實用功能，提升辦公室信息化服務水平。同時該信息服務平臺應具有AI功能，對用戶的訪問信息進行大數據分析，并根據用戶的使用頻率及喜好進行個性化的推送服務。

(二)轉變工作人員的大數據服務理念，提高辦公室信息化服務效率

在網絡化、信息化、大數據時代的背景下，高校辦公室工作人員傳統服務理念已經不能適應當前社會信息化快速發(fā)展的需要，辦公室工作人員必須要緊跟時代步伐，盡快適應科技發(fā)展、信息技術迅速發(fā)展所帶來的變化，主觀上轉變服務理念，從辦公室管理及服務出發(fā)，融合現代信息化、大數據服務理念，樹立“以人為本”服務原則，為全校師生提供快速便捷的服務方式，有效提升辦公室服務質量。

高校辦公室傳統的工作模式存在“重管理、輕服務”的問題，現有信息化水平更多的體現在辦公室管理工作上，而忽略了高校辦公室的服務職能的重要性。在當前大數據背景下，高校信息化業(yè)務系統的職能定位已由“管理本位”向“服務本位”轉變，工作人員要有工作創(chuàng)新意識，加強各部門業(yè)務學習與交流，增強工作活力，盡可能挖掘辦公室信息化深層服務模式，擴大服務范圍，加深服務內容，在提高辦公室信息服務效率的同時也提升辦公室服務師生的滿意度。

(三)利用數據挖掘技術提供個性化服務

數據挖掘是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中，提取隱含其中的、隱形的、但又是有用的信息和知識的過程。其主要作用在于，從海量數據中發(fā)現有價值的信息，將數據轉化成有組織的知識。在當前大數據背景下，數據挖掘技術的應用越來越得到大家的重視和認可。

高校辦公室工作人員服務的對象是廣大的學生和教師，辦公室信息化管理與服務工作中產生了大量的數據，如果充分利用數據挖掘技術對這些數據進行分析、加工、挖掘、整理，揭示師生服務的需求傾向、細分服務對象，通過數據挖掘的結果，確定辦公室提供個性化服務的方向，進而有側重的加大或減輕服務力度和深度，為廣大師生提供個性化、差異化的服務，提升高校辦公室整體的服務水平和質量。

四、結語

大數據背景下，充分利用現代信息化技術手段提升高校辦公室信息化水平，將辦公室管理與服務并重，將數據挖掘技術應用到辦公室個性化服務過程中，有效提升高校辦公室信息化管理及服務水平，助力學校的高質量內涵式發(fā)展。