檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考研究

摘 要：在當前社會不斷發展以及科技水平的進步，我國已經完全進入到信息化時代之下，因此在這樣的環境之下，檔案管理工作應將信息化技術有效地滲透到各項工作當中，為原有檔案管理模式進行轉變，進而使得檔案管理工作能夠在信息化體系的幫助之下實現穩步發展的要求。傳統檔案管理形式已經難以滿足當前社會發展戲曲，因此必須要注重檔案信息化的建設，這是為檔案管理工作科學有序的開展提供基礎的重要環節。因此文章就針對檔案信息化建設和檔案管理的幾點思考進行探究，明確檔案信息化建設的特點，由此為檔案信息化堅實和檔案管理工作的開展提供堅實保障。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

一、檔案信息化建設和檔案管理概述以及建設特點分析

針對檔案信息化建設工作，其就是針對檔案管理的過程，將電子信息化技術有效地滲透掉其中，由此為檔案管理工作有效開展提供保障，由此為檔案管理科學化、便利化奠定堅實基礎，實現增強檔案管理水平的效果。而針對檔案信息化的建設中，應注重檔案管理制度的優化，結合不斷深入和創新的理念，滿足檔案資源的共享要求。對于檔案管理工作，通過有效手段來對檔案開展科學整理以及分析，由此確保檔案信息得到合理的利用。而針對當前檔案信息化的建設工作中，主要注重檔案管理形式的信息化建設以及檔案資源的信息化。其前者是在檔案管理中，運用信息化技術，由此滿足對檔案信息進行分類整理，運用該形式實現減少檢索時間的效果;而針對后者，就是講單位已有的紙質資源，運用信息化設備進行電子檔案的轉變，由此為檔案信息化建設提供有利保障。

1.革新性的檔案信息化建設要求

針對以往辦公室中的檔案管理，其主要還是以傳統紙質檔案為重點，該工作模式不斷會降低工作效率，而且也比較容易出現失誤，例如，檔案在收集時存在遺漏問題，檔案保管時發生丟失損壞等問題。新信息化檔案管理中會在很大的程度上轉變這一現象，而且能夠從根本角度轉變傳統的檔案管理形式，通過新的、高效且簡便地管理形式去彌補以往的管理不足以及缺失等問題，對增強整體管理效率以及優化管理思維等有極大幫助，這一點是信息化檔案管理的主要特點，也是最為重要的優勢。在一般情況下，其新形勢下的檔案管理形式，與傳統檔案管理形式進行對比可以看出，信息化檔案管理具有一定的革新性優勢表現，主要能夠從以下幾點表現出來：首先，其信息化檔案管理形式能夠轉變以往模式，有效地簡化了檔案管理的流程，對增強管理檔案中的信息收集效率有極大幫助，能夠借助信息化形式減少在檔案管理中存在的錯誤問題;其次，其構建的信息化檔案管理形式，目的屬于建設檔案管理與建設信息自動化的處理形式，可以實現自行針對檔案信息資料信息進行真假分辨工作，而且也能針對資料類型以及收集的形式開展自動分類等工作，由此能夠盡可能地增強信息內容可靠性以及科學性。

2.時效性的檔案信息化建設要求

針對辦公室檔案管理工作，其自身屬于復雜且具有一定綜合性的管理工作形式。其在管理工作中所接觸的信息內容是比較繁雜化的，可是其檔案管理工作會對檔案信息時效性有較高需求。因檔案內容會針對時間推移而帶來一定轉變，因此就要求檔案管理者要開展實時改變。而針對以往管理工作形式，為確保檔案時效性，是非常困難的過程，而且也要有大量的人員以及工作時間來開展工作，而且整體效果也很難有效提升。而針對新形勢下的信息化檔案管理形式，就能夠極大地轉變這一現象，其最大程度的增強了檔案管理工作的效率，對增強檔案信息時效性有極大意義。而構建起的信息化檔案管理體系，能夠將檔案內容進行深入且細化的分化和消化。值得注意的一點就是，檔案信息化建設的時效性不單單要對檔案信息進行實時更新以及收集，也要對檔案的時間觀念進行控制

二、檔案信息化管理中問題表現

首先，檔案管理中信息資源規劃欠缺長遠性。對于一些單位中，是比較注重檔案資源信息化管理的，而信息化管理工作中，如果存在長期規劃不足的問題，會使得單位檔案信息化建設停留在基本層次上，未能繼續深入落實信息化建設工作，這樣將難以滿足檔案信息化的建設高層次化的需求。

其次，未能充分明確檔案信息化建設重要性要求。很多單位通過緊跟時代的步伐來開展檔案信息化的建設工作，但針對具體工作中，未能認識到檔案信息化的管理工作重要性，這樣將會影響到檔案信息化建設水平的提升，這樣將難以展示出檔案信息化建設的優勢以及重要性，不利于檔案信息化管理工作的科學開展。

三、增強檔案信息化建設與檔案管理水平的策略

1.建立檔案信息化建設長遠規劃體系

在檔案信息化建設中，并不是一朝一夕就能完成的工作，要求單位在開展檔案信息化建設中，應有規劃，有目的的開展，首先，應確保檔案信息化建設基礎工作的有效開展，例如，注重檔案資源信息化和信息化管理設備的建設。其次，應建立檔案信息化建設目標，保障檔案信息化建設工作能夠順利進行。

2.注重檔案信息化建設宣傳工作的開展

通過增強對檔案信息化建設進行宣傳，該工作能夠為人們更好地認識檔案信息化建設工作提供保障，而且在具體工作中，也能更加熟練地借助檔案信息化知識來增強檔案管理的水平，為檔案信息化建設工作有序進行奠定堅實基礎。

3.重視增強檔案管理者綜合素質

針對檔案管理者，是檔案管理信息化建設的重要執行者，所以必須要注重提升檔案管理者的綜合素質以及全方面能力，這樣是確保檔案信息化建設和檔案管理工作有序開展的重要過程。首先，應對檔案管理者開展培訓工作，使的其能夠在實際工作中不但的學習檔案信息化知識，進而增強自身專業水平，為后期工作有序開展奠定堅實基礎。另外，應通過開展檔案信息化的知識競賽活動，以競賽的形式來強化工作人員綜合能力，這樣能夠更為有效地強化檔案管理工作，而且也能加強其檔案信息化水平，真正轉變以往的檔案管理形式，提升整體工作質量和效率。

4.注重電子文件管理，提升電子檔案安全性

電子檔案管理工作，屬于檔案信息化建設的重要工作，要注重電子檔案管理工作的開展，并保障檔案安全性以及可靠性。首先，應持續增強信息化硬件設備的建設，增強檔案電子化的效果。其次，應注重電子檔案的查閱制度，以完善的制度體系來優化電子檔案的安全性。而且也要增強檔案管理者的檔案信息安全意識以及思想，這樣才能降低電子檔案信息的丟失率，為電子檔案安全奠定堅實基礎。

5.創新和優化檔案信息的服務手段

首先，應建立檔案查閱的平臺，以建設該平臺來為人們的隨時隨地查閱提供保障，進而滿足檔案資源共享的要求。其次，應注重持續增強檔案資源信息化的進程，實現對那些能夠發揮貢獻優勢的檔案資源進行及時的發布，由此能夠更好地滿足人們的要求，通過科學有效地檔案信息服務手段來提升人們的滿意度，為檔案管理工作良好開展能夠提供保障。

四、結束語

對于當前科學技術快速發展的環境下，很多各行業中的檔案信息化建設以及檔案管理的信息化發展已經成為必然的趨勢，這是促進社會穩步發展的必然需求，因此人們必須要充分的明確和注重檔案信息化建設以及檔案管理信息化工作的開展，要積極針對檔案管理中存在的問題，制定明確的應對策略和解決對策，由此能夠滿足優化檔案信息化建設要求，進而增強企業內部檔案信息化的管理水平以及效果。

參考文獻：

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作者簡介：

吳艷紅（1984--）女，新疆烏魯木齊人，新疆烏魯木齊市第66中學檔案員，大學本科，中學二級教師，研究方向：檔案管理。