高校管理會計信息化建設問題研究

陳煥娣 段姝 常青

【摘要】 ?管理會計信息化建設是單位有效開展管理會計活動的技術保障。目前國內外通行的管理會計理論和工具，均是建立在營利性組織環境下的理論框架和經驗總結，非營利性組織的管理會計研究很少，且零散不成體系。文章具體以江蘇省S高校的管理會計信息化建設活動為樣本進行案例分析，以期對高校乃至非營利組織的相關工作提供有益的參考。

【關鍵詞】 ? 非營利組織;管理會計;全面預算管理;信息化

【中圖分類號】 ?F272 ?【文獻標識碼】 ?A ?【文章編號】 ?1002-5812（2019）18-0108-03

管理會計信息化是單位信息化規劃的重要組成部分，通過收集、加工、儲存和披露信息為經營決策提供支持。管理會計信息化，實際上就是面向管理會計的財務信息化，是財務信息化發展的必然趨勢。目前已有的管理會計信息化理論及文獻主要是基于營利性組織基礎上得出的研究結論和經驗總結，而關于非營利性組織活動情境下的管理會計相關研究很少，且零散不成體系。因此，有必要對非營利組織的管理會計工具和方法進行探討。本文以江蘇省內S高校為案例，深入分析總結高校管理會計信息化建設的可行路徑。

一、S高校簡介

S高校是江蘇省省屬公立全日制普通本科院校，是一所教學研究型公辦大學。該校與區域經濟和社會事業充分結合，為地方經濟社會發展培養應用型本科人才。S高校非常重視校園信息化建設，2009年7月成立信息化辦公室，是學校直屬單位，辦公室主任由校長兼任，負責協調推進學校信息化建設，具體承擔數字化校園總體規劃與建設、校園網規劃設計與建設、教學資源網規劃與建設、多媒體教學管理和服務、校園一卡通管理和服務。信息化辦公室現有專職工作人員28名，其中副高級及以上專業技術職務9人，碩士及以上學位12人，中共黨員13人。在二級學院和部門中也建立了一支信息員隊伍，共33人。

二、S高校管理會計信息化的建設情況

理論上，全面預算管理是高校最重要的管理職能，也是最主要的管理會計工具。本文對S高校全面預算管理信息系統的建設過程進行了介紹，然后運用相關管理理論探索高校管理會計信息系統建設的可行路徑。

（一）全面預算管理信息新系統建設內容

S高校原來同時并行的有三個信息系統：網上報銷系統、財務系統和辦公自動化系統（簡稱OA系統）。原有的預算信息化集成狀況雖然實現了預算管理過程中的申報、網上報銷、預算控制的信息化管理，但也存在明顯的局限：一是財務系統承擔了較多的預算管理職能，橫向的系統之間數據交互存在孤島，沒有完全形成通路。二是OA系統僅支持預算申報的流程審批，不支持預算申報數據的處理。三是網上報銷系統沒有網上報銷節點，難以實現預算控制。目前的網上報銷系統只是在財務系統制作憑證時才進行預算控制。四是預算涉及多方面數據，用戶需要多系統切換操作，影響預算管理效率。

為了打破信息孤島，提升管理效率，建立預算管理全過程一體化的信息系統，在S高校領導的支持下，由S高校財務部門牽頭，借助國內專業的管理控制系統軟件公司的技術力量和豐富的高校管理控制系統的開發經驗，聯合開發形成了系統交互集成方案。將原有OA系統、網上報銷系統統一整合到預算系統中，用戶不需要頻繁切換系統進行數據查看與操作。具體如下頁圖所示。

系統集成后，預算編制、執行控制以及預算分析各模塊功能具體如下：

（1）預算編制模塊。主要功能是立項、申報、審核和下達。原預算申報均在OA系統中提交流程審批，但不支持申報數據的匯總、分析等處理。在新的集成方案中，在預算系統中統一建立項目庫，歸口項目立項的維護與審批。

（2）預算執行控制模塊。目前的財務系統是把預算控制放在制作憑證的節點，通過預算系統網報模塊轉變了預算控制模式。也就是控制系統由財務系統控制轉為預算系統控制，控制節點從會計入賬提前到經費網上報銷的環節。

（3）預算分析模塊。通過預算與財務兩大系統進行分析數據交互，對于分析層用戶，不再需要到多個系統中查找預算數據，也不再需要通過手工統計制作大量的預算分析報表。決策層可以在預算系統中直接看到預算執行情況。對于操作使用層用戶，可以及時了解自身經費的明細使用情況，按照預算分類控制的要求使用預算。

（二）全面預算管理信息系統的推進過程

S高校推進此項工作采取的方法是“先易后難，穩步推進”，從實踐中最受關注的“簽字難，報銷難”切入，開發運行財務報銷網上審批系統。這一切入點也使得行動者更加謹慎思考，扎實調研，詳細論證。同時從報銷人最頭疼的報銷問題來考慮，此項工作更容易得到響應和配合，這也是后續方案得以實施、開展并取得顯著成效的原因。流程審批系統是財務網上報銷審批的應用方式，以OA流程軟件為平臺，嵌入學校財務管理制度和報銷審批權限要求，不僅可以提高學校財務報銷審批的效率，而且也使學校各項財務制度得到真正執行，規范了學校財務管理。在具體方案設計過程中，首先財務處根據學校各項目經費大類的審批流程，制定了審批系統的總體框架及各模塊。然后通過召開主要職能部門協調會，安排各部門在系統中提交子模塊的報銷流程圖和表單。財務處根據報銷流程框架來審核完善審批流程和表單，并根據學校內部控制制度將內部控制風險點責任人的審批權限嵌入到審批流程中。在具體推行方案實踐應用過程中，財務處聯合信息化辦公室，加強對網上報銷審批系統的線上宣傳以及線下培訓。同時為每一個教學單位或者行政部門培養一兩名財務報賬員，方便教職工及時了解和學習報銷審批系統。經過五個月的試運行，審批系統運行效果良好，節省了報銷人的時間和精力，提高了財務工作效率，財務人員也有更多的時間和精力去學習提升。

三、高校管理會計信息系統建設的思考

（一）高校管理會計信息系統的建設路徑問題

通過調研訪談和典型案例總結，目前高校管理會計信息化建設路徑主要有以下兩種：第一種是“自上而下”，通過智慧校園建設推動管理會計信息化建設路徑。“智慧校園”建設也是近幾年在各大高校普遍推行的一項重要的系統建設工程。主要是想通過統一數據標準、建立底層共享數據庫，通過智能設備、智能手機的應用將教學、科研、學生活動、后勤保障等都集成到統一的平臺系統上運行，實現數據共享、管理服務智能化的一種系統建設模式。該建設模式的優點在于：（1）通過頂層設計，統一數據標準，統一數據結構。（2）專注于平臺建設，專注于解決人員身份識別問題，實現“一站式登錄”。（3）標準化接口，將各主流業務系統的關鍵數據對接到平臺上，實現數據共享，減少數據交換成本。（4）數據一致性加強，對內支持決策能力加強、服務水平提高，對外數據報送口徑差異縮小。（5）梳理規范了業務流程問題，數據交換便捷快速，解決了“信息孤島”問題，從而使管理會計信息系統更為高效。當然這種“自上而下”的建設模式也有缺點：（1）建設阻力較大。高校屬于松散性科層組織，通過頂層設計，實現平臺設計遭受的阻力會較大。（2）驅動力不足。往往負責建設智慧校園平臺的都是高校的信息技術部門，作為非傳統的核心部門，信息技術部門在推動平臺建設的過程中驅動力明顯不足。（3）平臺數據接口脆弱。出于商務原因，各大業務系統的軟件供應商在數據推送接口上的維護力度不強，一旦自身系統升級或調整，則數據推送接口往往會出故障。同時由于驅動力不足等原因，解決效率往往較低。基于以上缺點，目前“自上而下”智慧校園模式下的管理會計信息系統建設進展緩慢。

第二種是“自下而上”，通過“財務一體化”建設促進智慧校園融合。首先，以預算系統及會計核算系統這兩個傳統的財務系統為核心，將財務的外圍業務系統如工資酬金系統、學生收費及資助系統、國庫支付等資金系統、網上預約及查詢系統、資產管理系統等自動對接，實現一鍵觸發，自動生成預算或收支憑證。其次，在保證財務數據精準的基礎上，按照人員、物資、事項等幾個維度擴展財務共享數據庫字段，通過統一數據標準向各職能部門開放端口。各基層業務單位（院系）及個人是原始數據的搜集者、提供者、錄入者，而各職能部門則成為數據的使用者、加工者和管理者。任一環節數據的變動將會同步觸發財務系統數據的實時更新，從而保證業務信息流與資金信息流的同步，這可以促進各業務單位對內對外提供數據的高度一致，有效消除“信息孤島”，實現數據共享。通過推動以財務系統為半核心的外延式管理模式建設，夯實信息技術基礎，建立基于財務系統的共享數據中心，推動各信息孤島圍繞財務信息系統整合成管理信息系統，實現業務信息與財務信息的高度一致，構建管理會計信息系統。該建設路徑的優點在于：（1）有較強的數據基礎。財務部門擁有最準確的“人”的信息庫，如工資庫、學生收費庫等，但信息字段范圍廣度不夠，進而使得由這些“人”進行的經濟活動、產生的“物”以及效果評價等相分離。在經濟活動涉及到的各主流信息庫中，建立財務共享數據中心，全面評價“人”的經濟活動（包括教學、科研），夯實基礎。（2）驅動力強。以預算為抓手，通過無預算不執行、預算執行規范性等倒逼各系統數據接入“財務數據共享中心”。用資金杠桿來撬動管理會計信息系統建設。（3）數據穩定性高。由于所有經濟業務最終的報銷都要求獲得相應的業務數據，出于師生員工報銷需求的壓力，系統穩定性要求很高。（4）與智慧校園系統結合密切。財務信息系統作為智慧校園的重要組成部分，與智慧校園系統建設結合緊密，能夠相互促進。

S高校采用的是“自下而上”的方式，通過“財務一體化”倒逼機制建設管理會計信息系統。

（二）高校管理會計信息系統建設的實施保障問題

“自下而上”的管理會計信息系統建設路徑是有效的，但是如果沒有高校決策層的重視和推動，在人員和財力上提供保障，單憑財務部門一己之力是無法實現的。具體原因如下：（1）高校建設的傳統思維模式障礙。高校的主要任務是培養人才、科學研究和文化傳承等，信息系統的建設也以教學、科研、學生等為主，財務信息建設能否和三大系統聯通，實現管理會計信息系統，需要領導層面改變思維模式，重視財務信息一體化。（2）財務人員信息技能水平落后不足以支撐“財務一體化”建設。目前高校財務隊伍以財務專業人員為主，既懂財務又懂技術的復合型人才稀缺，對于大數據時代財務信息系統的建設是個很大的考驗。高校的管理會計信息系統建設不僅有一把手校長主抓此項工作的組織保障，還有各層級信息系統應用輔導員的人力資源保障，更重要的是有強大的財務保障可以使其借助專業的外部技術開發力量去實現系統建設。

（三）高校管理會計信息系統和內部控制的耦合問題

內部控制要實際落地，而不能成為“墻上制度”和“書本制度”。從S高校看，主要的實現工具是信息化。將內部控制的風險點嵌入到信息系統流程設計中，既規范了業務流程活動，又使內部控制得以實現。反過來講，如果信息系統設計沒有建立在內部控制的基礎上，也就是內部控制和管理會計信息系統是“兩張皮”，那這樣的信息系統也會流于形式。當然，管理信息水平先進并不意味著內部控制能得到改善和提高，省內不少高校在信息化建設方面投入巨大，但是收效甚微，部門之間依然習慣紙質辦公和審批，系統使用率很低，讓教職工對信息化建設產生了“反而是負擔”的錯誤認識。從理論上講，管理信息系統與內部控制是企業中的兩個重要的子系統，前者為后者提供信息和載體，后者向前者注入內容和功能。信息技術的選擇必須適應內部控制的需要，信息技術水平又會反過來影響內部控制的效率甚至內部控制本身。企業應當根據外部環境變化和企業發展過程中的重要事件適時選擇適當的信息化水平，以確保內部控制與信息化時間及程度的匹配性均衡。內部控制信息化決策中的冒進或守舊均不可取。當內部控制與信息化的時間及程度達成匹配性均衡時，信息化能改進內部控制效率，進而更好地達到內部控制目標。反之，就是勞民傷財，并有可能導致更大的風險。S高校的內部控制運行良好，信息化運行的效率說明S高校內部控制和信息化的耦合度高。

（四）高校管理會計信息化建設的內部文化環境問題

內部控制包括內部控制環境、風險管理、控制活動、信息與溝通和監督五要素。高校文化作為內部控制環境的重要組成部分，對內部控制五要素有不可忽視的影響作用。高校文化奠定了控制環境的主體基調，管理會計信息系統從某種意義上就是內部控制體系的信息化，所以在進行信息化建設時要充分考慮組織文化因素，如果不考慮組織文化因素，高校管理會計信息化建設就會事倍功半，因此，高校要充分重視文化建設和信息化建設的充分結合。Z

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