關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

焦娜

摘 要：在如今的檔案管理工作中，檔案信息化將成為今后的發展趨勢，并且信息化的檔案在管理層面上更具優勢，不但能夠保證檔案資料的長久保存，同時能夠對檔案資源進行更好地融合與共享。不難看出，檔案信息化建設與檔案管理工作極為關鍵，而縱觀當前現狀，其中還存在一定的問題，導致檔案管理水平提升受到制約。

關鍵詞：檔案 信息化建設 管理 對策

一、前言

檔案信息化建設的重點在于對檔案資料保存方式進行轉變，從過去的實體資料保存轉變為數字化、信息化保存模式，進而實現長期保存的目的，并且能夠讓檔案資源產生更好的融合與共享效果，為檔案資料的查閱、開發、利用提供便利，進而提高檔案管理水平。現如今，大部分的檔案管理部門都已著手推進檔案信息化建設工作，然而尚處在摸索階段，所以在建設過程中會因為諸多因素的影響而導致存在一定問題，檔案管理能力也有所降低。所以，文章將主要結合筆者工作實踐，對檔案信息化建設與檔案管理提出幾點思考，旨在推進檔案信息化建設與提高檔案管理質量，促進檔案管理工作的有效開展。

二、檔案信息化建設的概念與意義

（一）概念

從廣義層面來講，檔案信息化是指將經濟、政治、社會等各個領域的信息進行融合，實現信息的共享。而立足狹義層面來講，檔案信息化即是指對檔案資料的信息化處理。隨著信息化技術的發展，現有的檔案資料在豐富性、全面性方面更加顯著，所以通過信息化建設去實現檔案保管方式的轉變，以數字化載體去替代過去的紙質化實體，從而達到長期保存的目的，并且在檔案資源共享信息化平臺中實現更為便捷的查閱操作。

（二）意義

其一，檔案信息化建設能夠降低檔案管理工作難度。如上述所言，檔案信息化將紙質化檔案資料轉為電子檔案進行數據化保管，大大降低了保存管理工作的難度，同時也減小了環境對檔案管理工作帶來的影響，確保檔案完整性。其二，檔案信息化建設提高查閱便捷性。大量累積的檔案資料如果采取傳統的檔案管理方式，在后續的查詢與借閱中便會經歷漫長且復雜的程序，而信息化建設能夠為檔案查閱提供極大便利，從而提高檔案資料的開發利用效率。其三，促使檔案管理途徑發生本質改變。檔案信息化建設意味著檔案資料會以電子數據的方式保存與呈現，所以對這一載體的信息進行存儲與管理則主要依托網絡平臺去完成，意味著檔案管理途徑發生本質改變。

三、檔案信息化建設的主要內容

如上所述所言，檔案信息化建設有著重要的現實意義，而推進檔案信息化建設的過程中需要重視主要內容的推進。具體來講主要有以下幾個方面：①應用系統建設。保證所建設的軟件系統能夠與互聯網、政務網互聯互通，同時加大對檔案資源管理軟件的開發，推出兼容性、適用性更好的系統，從而滿足不同領域的檔案管理工作需求。②基礎設施建設。其中檔案信息網絡屬于基礎設施建設核心，承擔著檔案資源傳輸與共享的職能，所以在信息化建設中要做好對檔案管理網絡這一基礎設施建設工作。③檔案信息資源建設。一方面，需要構建綜合型的檔案目錄數據庫;另一方面，還應建設檔案全文及多媒體數據庫。同時，對檔案信息資源進行規范化的管理，實現傳統紙質化資料的數字化轉變，提高檔案信息資源利用率。④人才隊伍建設。人才是檔案管理工作的實際執行者，所以在檔案信息化建設中要正視人才的作用，做好人才隊伍建設工作且提供技術、理論等方面的培訓，確保在信息化建設推進中保持工作先進性。⑤安全保障建設。由于部分檔案信息涉及機密，一旦泄露可能會帶來難以預估的后果，所以安全保障體系建設也是檔案信息化建設中不可缺失的環節，具體來講包含安全管理機制、檔案信息安全保障框架等方面的建設。

四、影響檔案信息化建設與檔案管理的幾點因素

（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識

檔案管理工作中通過信息化是對傳統管理模式的轉變，同時也需要檔案管理服務理念有所改變，然而部分檔案管理人員對此并未有正確認識，尤其是不了解信息技術給檔案管理帶來的影響以及檔案信息化建設的優勢，從而對檔案管理工作改革形成阻礙，導致檔案管理水平及工作效率有所降低。所以，對檔案信息化建設缺乏正確認識是目前制約檔案管理效率提升的關鍵因素之一。

（二）對信息資源的利用存在片面看法

在影響檔案信息化建設與檔案管理工作效率的眾多因素當中，對信息資源利用存在片面看法屬于其中關鍵一點。在過去檔案管理傳統工作理念中，檔案管理工作的主要目標便是保證檔案資料順利入館且長期保存下來，方便今后的查詢與翻閱。但現代化、信息化的檔案管理工作重心實際上轉移到了如何實現檔案信息的共享方面，也即是從存放向開放利用的改變，終極目標在于服務大眾，更好地利用檔案信息和提高其利用效率，確保檔案信息價值的最大化發揮。然而，部分檔案管理人員的思想觀念較為傳統且片面，僅僅將目光聚焦于檔案保存，而對開發利用視而不見，進而導致檔案管理效率難以提升。

（三）檔案管理信息化水平各有差異

各地區的經濟發展水平存在差異，所以檔案部門在信息化建設以及管理人員綜合素質方面也會有明顯的不同，進而在發展中體現出了檔案信息化水平的差距逐步拉大，對檔案管理工作效率形成嚴重影響。有的檔案部門很早便已啟用計算機對檔案管理工作予以輔助，有著較高的檔案管理信息化水平。也有的檔案部門目前依舊是單機操作，資源共享依舊無法實現，許多網絡技術對檔案管理效率的提高效果難以發揮出來，也就形成了差異化的檔案信息化管理現狀。

五、加強檔案信息化建設與檔案管理的相關對策

（一）健全檔案信息化工作體系

檔案信息化建設與檔案管理工作都需要健全的工作體系提供支持，所以首要工作便需要對檔案信息化工作體系進行健全。具體來講，筆者認為要從以下兩點入手：一是明確管理體制，完善運行機制。基于《電子文件管理暫行辦法》去構建部門聯動的管理機制，從而做好對各類電子文件的全方位管理。此外，按照我國《檔案法》的相關命定，檔案局擁有一定的行政管理職能，所以在檔案信息化建設工作中需要加大協調力度，盡快形成協同聯動的工作體系。同時，在電子政務建設過程中要提高對檔案信息化建設工作的重視度，確保此舉與電子政府能夠同步開展;二是完善法規制度，規范工作行為。需要對檔案信息化建設工作進行明確的任務劃分，將任務完成總量、時限及責任單位予以明晰，并且還要構建完善的績效評估體系，目的在于通過評價的方式去促進信息化建設，提高檔案管理水平。基于此，筆者認為還需在現有的法律法規基礎上進一步完善規章制度，做好監督與執法工作，確保檔案信息化建設工作能步入正軌。

（二）助推檔案數字化與資源共享

檔案資源的建設是信息化建設的重點，各個環節的業務工作都需始終圍繞這一核心開展。所以，在如今的新形勢下要重視做好檔案數字化和資源共享工作。一是逐步推進檔案數字化建設。結合實際情況進行工作計劃的編制，加強檢查，保證檔案數字化進程順利。同時，檔案數字化需要以滿足用戶需求為根本，通過加大人力、財力方面的投入力度形成所有部門協同合作的良好局面。當然，檔案數字化不代表紙質資料完全作廢，還應實行紙質與電子文件的同步歸檔方案，并且對部分文本及圖形文件進行關聯性的保存，更好地進行檔案全文檢索;二是推進檔案信息資源共享。結合國家出臺的標準要求去建設檔案信息管理系統，與現有的辦公系統進行融合，從而保證檔案信息能夠在網絡系統中全程生成、整理與歸檔，這種純網絡化的操作能夠保證工作效率的提升，并且通過制定檔案信息資源共享目錄，進一步提高檔案信息的開發利用實效，促進信息化建設。

（三）完善技術支持與資金保障體系

檔案信息化建設與檔案管理工作需要技術的支持，并且各種基礎設施的建設要投入大量資金才得以完成。所以，唯有健全技術支持，保證資金充足，才能夠讓檔案管理信息化系統運轉正常，保證檔案資料的安全可靠。具體來講，要做好以下幾點：一是完善基礎設施建設。在財政預算中加入檔案信息化建設的資金投入規劃，同時在基建與運維預算劃撥中要制定年度計劃。當然，檔案信息化建設可以選擇合作開發及服務外包的方式，從而形成對各級檔案部門技術攻關的激勵;二是加強軟硬件建設。檔案信息化建設除了要求配置必要的設備設施之外，還需要對現有設備及時更新，確保檔案信息化管理工作能夠擁有更好的環境。而檔案信息化管理所用的軟件需要保證全國范圍內技術標準實現統一，同時為了確保檔案資料數據的可讀性，對產品讀寫標準要有所明確，保證后代產品也能實現上一代兼容;三是加強安全建設。對各類殺毒軟件予以升級，選用身份識別及網絡監控等新技術去做好對訪問權限的限制，對機房與技術條件作出更高更明確的規定，確保所有檔案信息資料的安全性;四是推進網絡互聯進程。借助目前省際專用網絡和地方政府資源網，達到各級檔案管理部門互聯效果，打造檔案資源網絡共享平臺。

（四）提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作效率很大程度上會受到檔案管理人員綜合素質的影響，所以保證檔案管理人員擁有較高素質則顯得極為重要。具體來講，需要從如下幾點做起：一是優選專業能力過硬的檔案管理人員。對于檔案管理人員來講，其工作并非簡單地進行檔案存放，尤其是在檔案信息化建設中，還需在網絡平臺對檔案資料進行儲存、發送、接收以及對相關格式進行轉化等工作，因此需要具備一定的計算機理論知識與操作能力的檔案管理人員;二是加強對在崗人員的培訓。技術的高速發展也需要檔案管理人員不斷進行知識更新，所以需要通過定期開展培訓教育去保證管理人員業務素質的提高;三是提高人員服務意識。需要轉變檔案管理人員思想觀念，使其認識到自身工作的重要性，并且通過系統的服務知識培訓去不斷提供管理人員服務意識，并且輔以獎懲制度去激勵管理人員做好服務工作;四是完善競爭機制。對崗位進行合理設置，確保人盡其才，以績效考核去刺激檔案管理人員工作積極性。

六、結語

綜上所述，檔案信息化建設是如今檔案管理工作改革及發展的必然趨勢，所以檔案管理部門一定要提高對檔案信息化建設的重視度，尤其要對檔案工作方式及業務處理步驟進行改革，做好對檔案信息資源的開發利用工作，創新檔案信息服務手段，促進檔案管理向信息化、數字化、高效化方向發展。由于檔案信息化建設與檔案管理涉及眾多方面，所以需要科學規劃、有序推進、嚴格監督，才能夠以更高的信息化建設效果去體現檔案資源價值，為推動社會發展提供支持。

參考文獻

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