企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施

吳宇嫦

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-105-02

摘 要 基于對企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施的研究，首先，闡述企業(yè)辦公室行政管理主要內容與扮演的角色。然后，分析企業(yè)辦公室行政管理中，存在管理制度有待規(guī)范、工作能力有待提升等問題。最后，針對企業(yè)辦公室行政管理，給出構建管理制度、加強能力提升、劃分崗位職責、加強信息化管理等改進措施。

關鍵詞 企業(yè) 辦公室 行政管理

企業(yè)在促進我國更好發(fā)展過程中，發(fā)揮著不可替代的作用。如果企業(yè)想要在激烈的市場競爭當中，取得自身的更好發(fā)展，要意識到辦公室行政管理工作的重要作用。但是，從目前企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中可以看出，在其中仍然存在許多問題。問題的出現，對于企業(yè)的更好發(fā)展而言會造成嚴重影響。因此，怎樣做好辦公室行政管理工作是企業(yè)面臨的一個重要問題。所以，本文將針對企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施相應內容進行闡述。

一、企業(yè)辦公室行政管理主要內容與扮演的角色

（一）主要內容

從企業(yè)的不斷發(fā)展過程中可以看出，行政管理工作的主要內容通常情況下，會被分為兩部分，分別是行政事務管理以及辦公事務管理。如果將這兩方面工作落實到企業(yè)中，主要包含以下工作：第一，文件管理。文件管理主要是對文件的接收、管理以及發(fā)送進行有效管理。因為在企業(yè)的發(fā)展過程中，會涉及到許多不同的文件，在其中不乏許多重要文件，文件內容對于企業(yè)的發(fā)展具有重要影響。因此，通過文件管理工作的展開，能夠實現對文件的分類，對于后續(xù)文件的使用打下良好基礎。在文件管理過程中，要始終堅持保密原則，在最大程度上避免文件內容被泄漏。第二，會議管理。會議管理主要是對會議上所涉及到的內容進行記錄與管理，同時還要加強對會議參加人員的引導與報批等。

（二）扮演的角色

在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室行政管理在其中扮演著重要角色。具體體現在以下幾點中：第一，扮演著輔助角色。輔助角色體現在，辦公室的工作人員，需要為領導的工作準備相應的文件、實現對數據信息的分析以及保證形成的安排等。所以，對于領導而言起到一定的輔助作用。第二，執(zhí)行角色。執(zhí)行角色主要體現在執(zhí)行領導下達的命令，同時對領導的命令進行傳達，這樣企業(yè)中各個部門可以將領導部署的工作更好執(zhí)行。

二、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

（一）管理制度有待規(guī)范

在企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中，需要具備一定的管理制度，做好相應的管理工作。因為在行政管理工作中，涉及到不同環(huán)節(jié)的工作。因此，各環(huán)節(jié)工作的展開都應該有著一定的管理系統(tǒng)與管理制度可以依靠。但是，從實際的管理工作中可以看出，往往缺乏有效的管理制度，這一問題的出現，對于企業(yè)辦公室行政管理工作的順利展開會造成一定影響。

（二）工作能力有待提升

在企業(yè)辦公室行政管理過程中，工作人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用。工作人員只有具備較強的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)，才能保證各項工作的有序進行。但是，實質上工作人員的能力存在不足的現象。比如，對自身工作沒有正確認識，也就是說意識不到自身工作重要性。其中有部分工作人員存在缺乏責任心的現象，種種問題的出現，對于企業(yè)的發(fā)展會產生制約。

三、企業(yè)辦公室行政管理改進措施

（一）構建管理制度

上文說到管理制度的缺乏，對于企業(yè)辦公室行政管理工作的有序進行具有重要作用。因此，在企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中，要將構建并完善管理制度作為重點與關鍵。在管理制度的構建與完善過程中，可以從以下幾點展開：第一，構建科學合理的工作管理制度，針對各環(huán)節(jié)工作的展開，加強監(jiān)督與管理，這樣可以及時發(fā)現工作過程中存在的問題。針對問題給出有效解決措施，從而避免問題影響范圍的進一步擴大。在工作管理制度的構建過程中，要積極鼓勵基層工作人員能夠參與其中，使得管理制度的完善性得到保障。第二，在管理制度的完善過程中，要明確行政管理部門中各個工作人員的實際工作內容與工作權限，防止權利交叉問題出現。與此同時，可以在很大程度上避免相互推諉問題的產生。促使每一位工作人員，都可以明確自身的工作內容，高質量完成自身工作。第三，構建相應的辦公物資管理制度。對于辦公物資的采購、保存以及發(fā)放等加強管理，避免浪費問題出現。同時防止利用職務之便，出現辦公物資濫用問題。第四，構建激勵制度。激勵制度的構建，主要是激發(fā)工作人員的工作熱情，促使工作人員能夠全身心投入到工作中。在激勵機制的構建過程中，要將物質激勵與精神激勵相結合，始終堅持激勵的公平公正。針對在行政管理工作中，能夠充分發(fā)揮自身作用，保證工作順利進行的工作人員加強獎勵，這樣可以在很大程度上提升員工對企業(yè)的忠誠度。促進員工自身更好發(fā)展的同時，能夠為企業(yè)的進步打下良好基礎。

（二）加強能力提升

為保證企業(yè)辦公室行政管理工作能夠順利展開，要企業(yè)內相關工作人員，能夠具備較強的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)。因此，在管理工作的開展過程中，要將提升行政管理工作人員專業(yè)能力，培養(yǎng)更多專業(yè)人才作為重點。在具體行政管理人員能力的提升中，要注意以下幾點問題：第一，制定嚴格的招聘制度，保證招聘到的人才，具備較高專業(yè)能力，可以在最短時間內適應崗位工作。整個招聘過程，要保證公平、公正、公開，從而為企業(yè)行政管理水平的提升打下良好基礎。第二，要加強對行政管理工作人員專業(yè)知識內容的培訓，保證工作人員能夠掌握更多的管理技巧，不斷提升工作人員的管理水平。第三，因為企業(yè)辦公室行政管理工作的展開，并不能單純只依靠一名工作人員，而是需要不同工作人員之間的配合。因此，要不斷提升工作人員的團隊意識。在日常工作的開展過程中，管理人員要積極鼓勵不同工作人員之間能夠進行溝通與交流，這樣能夠在很大程度上保證各環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。同時可以通過會議的開展，促使各個工作人員能夠在會議上將自身的想法與看法充分表達，這樣針對行政管理過程中存在的問題，進行更好解決。總而言之，要將提升行政管理工作人員的能力作為重點，從而為企業(yè)的更好發(fā)展提供動力。

（三）劃分崗位職責

在企業(yè)辦公室行政管理工作的開展過程中，需要明確工作流程，并將工作流程理順，確保工作人員可以對自身工作與正確認識與了解。在崗位職責的明確與劃分過程中，要嚴格按照相應標準，這樣才能為行政管理工作打下良好基礎。在理順工作流程，明確崗位職責過程中，要從以下幾點展開：第一，企業(yè)辦公室行政管理工作具備一定的特殊性，大部分的工作都屬于事務性工作，因此，結合工作類型，進行職責以及工作內容的劃分非常必要。將崗位工作人員的能力以及特點作為基礎，展開相應的匹配與劃分工作，保證工作能夠責任到人。同時制定相應的規(guī)范管理制度，將管理制度更好落實到企業(yè)行政管理工作中。第二，企業(yè)辦公室業(yè)務通常情況下，業(yè)務內容加多，工作量大并且復雜。在實際工作過程中，還需要與企業(yè)內的其他部門進行對接。所以，在實際工作過程中，工作流程較為復雜。因此，在企業(yè)辦公室行政管理工作中，要將精細化管理作為核心與關鍵，明確精益管理目標，對各項工作的展開進行標準化與規(guī)范化的管理。對企業(yè)各項工作流程進行簡化，提升工作質量與工作效率。第三，加強企業(yè)內部的溝通工作。溝通是行政管理工作以及各項工作開展的重點與關鍵，因此，辦公室行政工作人員需要做好企業(yè)內的橫向溝通與縱向溝通。縱向溝通主要是，實現與上級領導之間的溝通，將領導的指示以及政策，傳達給業(yè)務對接部門或者其他工作人員。同時要將企業(yè)內工作人員的訴求與建議，向領導表達，在縱向溝通過程中，要保證認真嚴謹。橫向溝通主要是實現與媒體部門、企業(yè)相關職能部門以及外部政府機關部門的溝通，在這一過程中，行政管理工作人員需要做好協調工作。

（四）加強信息化管理

在如今社會快速發(fā)展背景下，先進科學技術以及信息技術的出現，為人們的生活以及工作帶來很多便利。因此，為保證企業(yè)能夠跟上時代發(fā)展步伐，需要加強對辦公室行政的信息化管理。相較于傳統(tǒng)的辦公室行政管理方式，信息化的管理方式具備自身的特點與優(yōu)勢，比如，使得內部組織各要素的靈敏度得到提升，減少工作人員工作量。與此同時，在這一過程中，企業(yè)領導者與管理者，可以獲取到真實有效的數據信息，為后續(xù)決策的科學性與合理性提供保障。除此之外，通過對市場信息的把握，能夠明確市場發(fā)展動向，從而對企業(yè)內相應的工作進行調整與完善，不斷提升行政管理工作水平。在辦公室文檔檔案的管理以及電子數據庫的管理中，信息化也可以充分發(fā)揮自身作用。因此，為實現信息化管理，需要企業(yè)能夠加大投入力度。促使各個工作人員可以熟練操作計算機，同時能夠掌握更為先進的信息化管理方式。

四、結語

綜上所述，辦公室行政管理在企業(yè)的發(fā)展過程中，發(fā)揮著重要作用。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中，為促進企業(yè)的更好發(fā)展，要意識到行政管理工作的價值意義。這對辦公室行政管理工作中存在的問題要做好分析與研究，從而給出有效解決措施，進而增強企業(yè)在社會市場中的競爭地位。

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