對社區(qū)衛(wèi)生服務中心疫苗管理內部控制建設的探討

李倫

摘要：文章探討了社區(qū)衛(wèi)生服務中心疫苗管理內部控制存在的問題，采取疫苗管理不相容崗位相分離、疫苗采購人員定期輪崗制度和強制休假制度，加強疫苗庫存管理，強化疫苗收支經費管理，實施疫苗和預防接種信息一體化改造，堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發(fā)現、糾正錯誤及舞弊行為，從而確保疫苗資產的安全，疫苗相關經濟活動行為合法合規(guī)。

關鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務中心;疫苗管理;內部控制

隨著社會公眾健康預防意識的提高以及新型疫苗（如用于預防宮頸癌的人乳頭瘤病毒疫苗）陸續(xù)提供接種，疫苗領域越來越受到各方重視。疫苗管理內部控制逐步成為社區(qū)衛(wèi)生服務中心內部控制的關注點。《疫苗流通和預防接種管理條例》規(guī)定：疫苗分為第一類疫苗和第二類疫苗。社區(qū)衛(wèi)生服務中心提供第一類疫苗接種服務不收取任何費用，而接種第二類疫苗是由受種者或者其監(jiān)護人承擔費用，產生的收入在筆者所在單位已占門診醫(yī)療收入的15%。根據重要性原則，基于業(yè)務財務融合視角，本文主要探討第二類疫苗管理的內部控制建設。

一、疫苗管理內部控制存在問題

（一）疫苗管理不相容崗位未分離

疫苗由中心的預防保健科室進行采購、驗收、存儲、保管、領用和使用，尤其在疫苗的采購和驗收、保管和使用上沒有做到不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，容易出現舞弊和貪污腐敗行為。

（二）疫苗采購崗位長期不輪崗

中心預防保健科室制定疫苗使用計劃，于每月規(guī)定時間，根據疫苗庫存及用苗情況向疾病預防控制中心訂購疫苗，且疫苗與藥品相比涉及金額小，故上級專業(yè)部門暫未要求實施疫苗采購人員輪崗制度。疫苗采購人員長期沒有輪崗，可能存在商業(yè)賄賂，具有一定的廉潔防控風險。

（三）疫苗庫存管理不夠規(guī)范

每日預防接種門診開始前，由預防接種門診人員從疫苗冷鏈庫領用疫苗到接種專用冰箱內;每日門診結束后，再將接種專用冰箱內的余苗歸還至疫苗冷鏈庫中，但往往只有登記、沒有嚴格的雙人核對制度，可能導致疫苗流失、疫苗信息失真、賬實不符等風險。雖建立了疫苗的定期清查制度，但疫苗盤點工作僅由預防接種門診工作人員實施，財務科工作人員未進行監(jiān)督盤點和抽查、復核盤點結果，存在被挪用、貪污等風險。疫苗盤點不嚴格，也可能造成疫苗過期浪費。

（四）疫苗收費、退費管理尚有不足

疫苗收費實行月對帳、對賬不嚴，可能存在漏收現象;門診掛號收費系統(tǒng)中疫苗名稱使用了簡稱，與疫苗處方上的名稱不一致，或者是生產廠家和劑型不一致，存在錯收現象;疫苗退費審批不嚴，雖有經辦人的簽名、接種者或兒童家長簽名，但缺少預防接種門診負責人和財務科負責人的當場審核，退費憑證中未附收費票據，這些都存在一定漏洞，可能發(fā)生收費人員舞弊行為，如：采用虛構患者疫苗費退費、辦理虛假退費手續(xù)、截留疫苗費現金。

（五）疫苗囤積導致疫苗失效

制定疫苗使用計劃是對其規(guī)范化管理的基礎，而由于使用疫苗的不確定性使得疫苗計劃出現不準確的情況，疫苗計劃與實際情況出入比較大，再加上二類疫苗采取自愿接種，如品規(guī)不符合接種對象要求，導致疫苗囤積，致使疫苗易發(fā)生失效，導致資金浪費。

（六）疫苗盜失風險

社區(qū)衛(wèi)生服務中心在疫苗管理中，因缺少相關過程管理手段和約束，可能導致疫苗管理效率低下、配置不合理甚至盜失等風險。

（七）信息系統(tǒng)未能有效整合、優(yōu)化

目前社區(qū)衛(wèi)生服務中心均使用上海市預防接種信息系統(tǒng)（以下簡稱SIPIS系統(tǒng)）進行疫苗和預防接種的日常管理，但該系統(tǒng)與中心的收費掛號系統(tǒng)缺少數據接口，兩個系統(tǒng)并未形成數據交互、集成關系，僅是一個個信息孤島，另缺少疫苗進銷存系統(tǒng)，無法實現實時庫存結算，易出現疫苗收入的錯收、漏收等情況。

二、疫苗管理內部控制對策與建議

（一）疫苗管理不相容崗位相分離

疫苗采購預算的編制和審定崗位分離;疫苗采購需求制定與內部審批崗位分離;疫苗的采購與驗收人員相分離;疫苗的驗收與保管崗位分離;審批與付款執(zhí)行崗位分離;疫苗采購執(zhí)行與監(jiān)督檢查崗位分離;疫苗采購、驗收與相關記錄崗位分離;疫苗保管人員與領用、使用（接種）疫苗人員相分離，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協(xié)調的工作機制。在收苗驗苗、入庫登記環(huán)節(jié)執(zhí)行雙人核對制度，做到票、賬、貨、款一致。

（二）建立疫苗采購人員定期輪崗制度和強制休假制度

社區(qū)衛(wèi)生服務中心應制定疫苗采購人員定期輪崗制度，對辦理疫苗采購業(yè)務的人員進行崗位輪換，明確輪崗周期，且不相容崗位之間不得輪崗，通過崗位輪換，由不同的人員承擔重要工作和高風險工作，有利于降低舞弊，減少錯誤，不斷改進和創(chuàng)新。工作人員因輪崗、調動工作或離職，而不再承擔相應工作，必須完成交接工作，才能轉換崗位或辦理離職手續(xù)。交接工作需由轉崗或離職人員與該崗位的下一任工作人員進行交接，由部門負責人監(jiān)交。

根據《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范》（試行），尚不具備輪崗條件的單位應當采取專項審計等控制措施。對于疫苗采購人員實行強制休假制度，強制休假實行臨時決定制，并做好移交工作，從而減少與侵占資產相關的舞弊風險因素中的機會因素。

（三）加強疫苗庫存管理

疫苗嚴格按照相關儲存規(guī)定管理，按品種、批號分類整齊碼放，包裝標志明顯。

每次接種門診結束后，執(zhí)行雙人盤點，接種工作人員和疫苗專管員清點用苗數填報疫苗領取使用記錄，再由預防接種門診負責人與SIPIS系統(tǒng)中的生物制品疫苗使用結算進行核對。預防保健科預防接種門診負責人將當日用苗信息與財務科收費信息進行比對，若信息有誤差，兩科室各逐一核對當日明細，確保疫苗收費賬目日清日結。

月末結存盤點執(zhí)行雙人核對制度，預防接種門診與財務科工作人員共同盤點，確保SIPIS系統(tǒng)與冷鏈設備庫存數一致。按照上月疫苗，庫存數和當月疫苗的購苗數、使用數、損耗數，預防接種門診工作人員編制疫苗收支盤點表，預防接種門診負責人審核簽字后交財務科核對。

加強定期內部審計與專項審計，通過定期檢查，實物盤點，保證實物流與信息流一致，即時發(fā)現內控缺陷，有問題即時整改。月末預防保健科室與財務科核對疫苗收費賬目、疫苗收支盤點表，確保賬物一致。財務科每月末參與疫苗實物盤點，疫苗盤點結存數與金額實行月月清，做到賬賬相符、賬苗相符，符合財務收費管理制度要求。

（四）強化疫苗收支經費管理

實現預防接種門診第二類疫苗處方電子打印，規(guī)范門診收費系統(tǒng)中疫苗名稱，標注好疫苗生產企業(yè)、抗原含量和劑量、適合年齡段，從而進一步減少錯收現象。

建立預防保健科、財務科、信息科三方每日對賬制度，對疫苗的收入、消耗的明細進行核對，減少漏收、錯收現象。

建立第二類疫苗退費管理制度，梳理流程，嚴格管理，制定疫苗核對確認單。制定第二類疫苗退費申請表，由受種對象或家長提出申請，在退費環(huán)節(jié)上，執(zhí)行雙人核對確認流程，登記工作人員在SIPIS系統(tǒng)取消疫苗接種登記信息，第二類疫苗處方由登記工作人員蓋退費確認專用章并簽字，再由接種本人或監(jiān)護人簽字確認需退費、預防保健科、財務科負責人審核后交收費處退費處理。每日門診結束后，收費員打印收費日報，日報中所反映的退費收據號和退費收據現金金額，與退費票據核對，收費組長復核后，交財務核銷。

（五）加強疫苗計劃的統(tǒng)計和預測能力

進行有效管理的前提就是要制定科學的計劃，隨意性的疫苗計劃阻礙了疫苗管理工作有序開展，建立健全業(yè)務培訓體系，提升疫苗管理人員統(tǒng)計和預測各類疫苗采購量的能力，有效減少疫苗數量不足或者數量過多的風險。寧可增加采購的次數，也不要采取一次就采購大量的疫苗造成囤積。即可采用ABC分類法管理，也可采取疫苗接種預約制度不啻為一種有效的方法，大大減少了庫存量，降低了儲存的風險。

（六）增設預防接種視頻監(jiān)控系統(tǒng)

在預防接種門診增設接種視頻監(jiān)控系統(tǒng)，將門診各個區(qū)域視頻上傳到門診管理中心，實現將各個孤立的監(jiān)控系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理、數據轉發(fā)和監(jiān)控。特別是當有特殊的情況發(fā)生時做到統(tǒng)一的管理和應急措施的統(tǒng)一指揮，同時建設與公安的聯(lián)網報警系統(tǒng)。當發(fā)生緊急事件或情況時，公安機關能夠第一時間與社區(qū)衛(wèi)生服務中心取得聯(lián)系，讓事件及時得到處置，從而降低疫苗盜失風險。

（七）實施疫苗和預防接種、收費信息一體化改造

上海已建成疫苗和預防接種綜合管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)涵蓋了第一類疫苗和第二類疫苗從采購、供應、倉儲、物流到接種等多環(huán)節(jié)的綜合管理，進一步降低了服務差錯率，但與疫苗收費系統(tǒng)尚未聯(lián)網，仍然存在漏收、錯收等風險。設想將來可以通過信息化建設，將疫苗和預防接種綜合管理信息系統(tǒng)與門診收費系統(tǒng)進行集成，與藥品付費模式相同，只有經過收費的疫苗才可進行接種，接種確認完成后相應減少該疫苗的庫存，從根本上杜絕了漏收、錯收的現象，實現疫苗庫存實時管理，提高疫苗會計核算準確性。

三、結語

社區(qū)衛(wèi)生服務中心應基于業(yè)務財務融合的視角，通過財務科、預防保健科、信息科等跨部門通力合作、配合，不斷加強疫苗管理的內部控制建設，堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發(fā)現、糾正錯誤及舞弊行為，從而確保疫苗資產的安全、疫苗相關經濟活動行為合法合規(guī)。

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（作者單位：上海市浦東新區(qū)浦興社區(qū)衛(wèi)生服務中心）